關於商務英語寫作的過程與基本要求解析分享

　　今天小編想和大家一起來分享一下關於商務英語寫作的過程與基本要求，有很多同學因為是第一次考，所以對寫作的內容不是很瞭解，今天就讓我們一起來看一下吧。

　　準備——深思熟慮

　　準備工作可以採用多種形式。具體講，一般需要對以下幾方面有明確的認識：

　　1. 作者的角色

　　一般來說，首先要判定交際雙方的等級關係和親疏關係，然後即可確定交際走向是否應為上行文、下行文或平行文。劃分出這個界限，才能做到語言準確得體。

　　2. 讀者的角色

　　讀者資訊包括：

　　-身份決定語氣

　　-專業水平決定用詞

　　-人數

　　-主次

　　3. 預期的目的

　　效率是第一位的，因此最好開門見山，切中主題;文字應簡潔明瞭。

　　起稿——條理分明

　　在寫的過程中，我們需要完成如下幾項任務：

　　1. 確定篇幅

　　一般分為開頭、主體、結尾三部分。

　　讀者視角：迅速捕捉頭尾資訊。

　　2. 組織布局

　　商務文章注重邏輯性，結構嚴謹，環環相扣。

　　由近至遠，由淺至深，由輕至重。

　　3. 區分類別

　　在給自己的文章定位時，以下幾點值得我們注意。

　　ⅰ 記敘與非記敘

　　ⅱ 互動性與單向性

　　ⅲ 抽象資訊與具體資訊

　　ⅳ 客觀描述與主觀判斷

　　定稿——精雕細琢

　　定稿的標準尺度：

　　佈局合理，層次分明

　　資訊合理，內容完整

　　語氣恰當，適合讀者

　　語句連貫，一氣呵成

　　句型豐富，短句為主

　　措辭到位，表達準確

　　商務寫作的基本要求：

　　在寫作過程中都必須遵循的六大原則，即準確Correctness、清楚Clarity、簡明Conciseness、具體Concreteness、完整Completeness、和禮貌Courtesy，也叫做商務寫作的6C原則。

　　第一條原則：準確correctness

　　從廣義上講，商務英語寫作的準確性原則包括四層意義：

　　閱讀人能理解、接受的英語水平

　　使用精確措詞，傳達準確資訊

　　正確地使用語法和標點符號

　　拼寫正確

　　1恰當的語言風格

　　我們在撰寫正式的商務英語寫作時，應儘量使用正規的語言;而當起草非正式的商務便條、商務便函及商務書信時，可使用較通俗的口語。請比較下面兩組例詞：

　　Formal

　　Informal

　　approximately

　　inquire

　　ascertain

　　obtain

　　assist

　　participate

　　construct

　　purchase

　　contribute

　　sufficient

　　difficult

　　utilize

　　About

　　Ask

　　find out

　　receive

　　help

　　share

　　build

　　buy

　　give

　　enough

　　hard

　　use

　　2準確的措詞和資訊

　　商務寫作離不開商務術語，一般常用的商業術語用字簡潔。商務英語寫作應該特別注意措詞和資訊的正確性。

　　3正確的語法和標點符號

　　常見的標點符號錯誤主要出現在逗號、冒號、省字號等。

　　常見的語法錯誤一般出現在以下幾個方面：

　　①主謂之間的一致關係

　　②代詞與先行詞之間的一致關係

　　③懸垂句

　　④修飾語與被修飾語之間的一致關係

　　⑤狀語的位置

　　4正確的拼寫

　　第二條原則：清楚Clarity

　　寫作中要合理安排要點，運用正確的句型句法，突出重點，層次分明。

　　1邏輯佈局Logical Organization

　　常用的邏輯佈局方法包括：

　　①因果關係Cause & Effect

　　②時間順序Chronological Development

　　③序列順序Sequential Development

　　④比較Comparison

　　⑤一般到特殊From General to Specific

　　⑥特殊到一般From Specific to General

　　2合理構架句群與段落Well-Written Sentences & Paragraphs

　　在商務英語寫作中，應該合理安排句子和段落的結構與長度，把各種長句、短句、簡句、複雜句等最佳組合成長度恰當的段落。請看例句：

　　Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. poor

　　Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. revised

　　3統一性與一致性Unity and Coherence

　　一篇商務寫作的每一個段落都要圍繞一個論點從不同方面進行論證，而在每一個段落中又都有一個主題句topic sentence，一般安排在段首或段尾，而其它的句子則圍繞著它進行論證，全文就這樣一步進一步，一環扣一環地統一在主題思想上。而且，句子與句子之間，段落與段落之間都要前後呼應，首尾連貫。

　　4強調Emphasis

　　在商務英語寫作中，有時需要強調某些單詞、片語、句子，突出它們的作用，可以採用一些技巧手段，如下加橫線，大寫，或不同的字型、顏色等。

　　5避免採用模糊的語句ambiguous sentence

　　注意將句中關係緊密的詞儘量靠近

　　第三條原則：簡潔Conciseness

　　簡潔是現代商務英語寫作的發展趨勢，是在保證內容完整無損的前提下用盡可能少的詞句來闡明主題。商務英語寫作要求既筒短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。

　　1用簡潔的語言Use simple language

　　儘量使用 避免使用

　　please will you be good enough to

　　prefer express a preference for

　　because for the reason that

　　ask request

　　buy purchase

　　need request

　　do accomplish

　　letter communication

　　2少用陳詞濫調Omit trite expressions

　　下表列出的是一些常見的陳詞濫調：

　　in the near future

　　it has come to my attention

　　at your earliest possible convenience

　　avail yourself of this opportunity

　　don' t hesitate

　　take the liberty to

　　due to the fact that

　　thanking you in advance

　　enclosed herein

　　with kindest regards

　　3避免冗長的表達方式和不必要的重複avoid wordy expressions & unnecessary repetition

　　請看下錶中的兩組例子，比較一下修改前與修改後的差別。

　　Wordy

　　Concise

　　We would like to

　　A long period of time

　　I expected it to be

　　During the year of 1995

　　For the development of

　　Square in shape

　　During the time that

　　please

　　a long time

　　expected

　　during 1995

　　for developing

　　square

　　while

　　4刪改無關緊要的成份Remove unneeded facts

　　如果句中的某些成份被刪除後不影響句子的原意，那麼就應該毫不猶豫地把它們刪改掉。如下面句子中的劃線部分被刪去後並不影響句子的原義：

　　It should be noted that this is the best we can do。

　　5多使用主動語態的句子結構以明確表達意思

　　請比較下面兩個句子:

　　Payment of their accounts will be made by Johnsons next week.

　　Johnsons will pay their accounts next week.

　　第四條原則：具體Concreteness

　　商務英語寫作要求內容書寫得具體和明確，因此，儘量使用確定、具體的語言，直接了當地傳遞資訊，說明問題，切忌籠統模糊。

　　1儘可能地提供明確、具體的資訊。

　　2使用具體詞彙 避免使用抽象的詞彙，因為抽象的詞彙往往令人感覺模糊籠統。

　　第五條原則：完整Completeness

　　商務英語寫作的內容務必完整週密，任何要點的遺漏都可能導致重大損失。

　　第六條原則：禮貌Courtesy

　　商務英語寫作中的禮貌原則，並不是指採用一些客套的句式，而是指一種貫徹於全文的尊重、理解和體諒對方的態度

　　以下是幾條有助於禮貌的寫作方法：

　　使用禮貌友好的詞彙

　　體諒對方的寫作態度You-Attitude

　　措辭得體Appropriate Wording

　　避免使用有性別歧視之嫌的詞語

　　及時答覆Timely Response