公司檔案管理規定範文

　　公司的檔案管理規定旨在提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。下面是公司檔案管理細則，歡迎參閱。

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　　1. 總則

　　為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

　　2. 檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種檔案、資料。按照分工的原則，全公司各類檔案由辦公室歸口管理。

　　3. 收文的管理

　　3.1 公文的簽收

　　3.1.1 凡來公司公啟檔案除公司領導訂啟的外均由收發員登記簽收由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要檔案除外後分別交辦公室機要祕書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要祕書均要注意檢查封口和郵戳。對於口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　3.1.2 對上級機要部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯檔案的文號。

　　3.2 公文的編號保管

　　3.2.1 辦公室文書對上級來文拆封後應及時附上“檔案處理傳閱單”，並分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟檔案，公司領導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續。

　　3.2.2 本公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人儲存。

　　3.3 公文的閱批與分轉

　　3.3.1 凡正式檔案均需分別由辦公室主任或副主任根據檔案內容和性質閱籤後，由機要祕書分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送公司領導或分管領導親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要月即辦。

　　3.3.2 一般函、電、單據等，分別由辦公室機要祕書直接分轉處理。如涉

　　及幾個單位會辦的檔案，應同主辦單位聯絡後再分轉處理。

　　3.3.3 為加速檔案運轉，機要祕書應在當天或第二天將檔案送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天特殊情況例外。

　　3.4 檔案的傳閱與催辦

　　3.4.1 傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍或公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。

　　3.4.2 閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交機要室，閱批檔案一般不得超過2天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3.4.3 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。

　　3.4.4 檔案閱完後，應送交辦公室機要祕書，切忌橫傳。

　　3.4.5 辦公室機要祕書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。

　　3.4.6 按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。

　　4. 發文的管理

　　4.1 發文的規定

　　4.1.1 全公司上報下發正式檔案的權力集中於公司，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。

　　4.1.2 各群眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應向公司提出發文申請，並將檔案底稿交廠辦稽核。公司同意發文，則由公司按機構設定與業務分工統一歸口以公司×字發文。

　　4.1.3 對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管範圍的檔案，須由經理批准簽發。其餘檔案均由分管公司領導批准簽發。

　　4.2 發文的範圍

　　4.2.1 凡是以公司名義發出的檔案、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

　　4.2.2 公司下發檔案主要用於： ① 公佈公司規章制度;

　　② 轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的公司檔案; ③ 公佈公司體制機構變動或幹部任免事項;

　　④ 公佈公司性的重大開發、專案、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

　　⑤ 釋出有關獎懲決定和通報; ⑥ 其他有關公司的重大事項。

　　4.2.3 公司上行文、外發文主要用於：

　　① 對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

　　② 同兄弟單位聯絡有關公司重大開發專案、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。

　　4.2.4 在公司日常專案開發和經營管理中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批准後，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用公司檔案釋出。

　　4.2.5 凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　4.2.6 各業務部門與外單位發生的一般業務聯絡，可用各簡寫的名義對外發函應各自編號備查，不用公司名義發文。

　　5.檔案的立卷與歸檔 5.1 檔案的歸檔範圍

　　5.1.1 凡下列檔案統一分別由兩辦負責歸檔： ① 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批覆;

　　② 公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等;

　　③ 經理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄;

　　④ 公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;

　　⑤ 有儲存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果;

　　⑥ 參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本公司在會上彙報發言材

　　料等;

　　⑦ 上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行彙報的提綱和材料;

　　⑧ 反映公司生產、經營活動、先進人物事蹟及公司領導工作等的音像攝製品;

　　⑨ 公司日誌和大事記;

　　⑩ 公司向上級請求批覆的檔案及上報的有關材料。

　　5.1.2 業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　5.2 立卷要求

　　5.2.1 檔案立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　5.2.2 立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。

　　5.2.3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。

　　5.2.4 上年度形成的檔案材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館室移交，清單一式兩份接交單位各留存一份備查。

　　6. 檔案的銷燬

　　6.1 對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，公司機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。

　　6.2 經稽核同意銷燬的檔案，應派專車分別由公司機要祕書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷燬。

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　　為了規範公司公文處理程式，保證公文高效、安全、流暢執行，特制定本條例，本條例適用於公司所屬各部門。公司辦公室是公司公文和外來公文的歸口管理部門，負責收、發文處理和文件管理工作。

　　第一條 公文的種類

　　一、決定、決議類

　　1、對重要事項或重大活動作出安排，用“決定”。

　　2、對會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議”。

　　二、通知、通報類

　　1、適用於批轉或轉發有關公文、釋出規章、傳達要求下屬單位辦理和通知有關單位瞭解或共同執行的事項，用“通知”。

　　2、表揚批評、處分獎勵、傳達重要情況，用“通報”。

　　三、報告、請示類

　　凡上行文均使用呈批呈閱件。其中，向上級主管和部門彙報工作、反映情況、提出建議，用“報告”;向上級主管和部門請求批示、批准，用“請示”。

　　四、公函類

　　對外商洽工作、詢問和答覆，用“函”。

　　五、會議紀要

　　記錄和傳達會議議定事項和主要精神，以便在一定範圍內貫徹與執行，用“會議紀要”。

　　第二條 公文的格式

　　一般由標題、發文字號、簽發人、主題詞、密級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附註、傳送範圍等部分組成。

　　一、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，並應標明發文機關和公文種類。如：公司××部關於××××的通知。

　　二、發文字號。

　　一發文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。

　　二公司級檔案。

　　1、使用“上發”字的，僅限於由總經理起草和公司辦公會確定的檔案。

　　2、使用“上*發”字的，特指由某一部門主辦的、涉及公司全域性的或需要多個部門配合的檔案可以以公司名義下發，但須由部門經理對檔案內容進行稽核後在“審籤人”處簽字確認。

　　3、使用“上*發”字的，若為幾個部門聯合發文，則只標明主辦部門發文字號，並由主辦部門經理對內容進行稽核後在“審籤人”出簽字。如財務部和服務部聯合發文，主辦單位為服務部的公司級檔案發文字號為：

　　三部門檔案不使用公司字號，直接由部門字號、年號、順序號組成。部門檔案主要用於部門內部管理事務，以下情況不得以部門檔案下發：涉及規章制度類檔案;涉及公司財務制度或財務規定的制定、修改的檔案，需見股份公司批文，並以公司級檔案形式由總經理本人直接簽發;涉及獎懲的檔案;涉及其他部門的檔案。

　　三、主題詞是公文標題的簡縮詞，用於電腦檔案的檢索。如《關於春節放假的通知》主題詞簡寫為“春節 放假 通知”。

　　四、公文一律加蓋印章，並應註明簽發人。

　　五、加蓋印章的頁面如無正文時，應在頁面左上方括符說明此頁無正文。

　　六、公文應註明傳送範圍和印數。上行文用“報送、並報、抄報”字樣，下行文用“傳送”;平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份檔案，應註明“傳閱”字樣。上行文一般只標識一個報送領導，如需同時報送幾個上級機關或領導，可以用並報、抄報形式。有時為了使領導之間、部門之間相互瞭解各自對某一檔案的看法、意見、態度可採用傳閱方式。

　　七、密級公文應分別標明“祕密”字樣，是否屬於祕密應由發文主管單位領導根據檔案內容確定。

　　八、緊急公文應分別標明“特急”、“急”。

　　九、檔案頁面標準格式附件1-1、1-2、1-3。

　　第三條 行文規則

　　一、公司各部門之間未對有關問題協商一致時，一律不得各自向下行文。

　　二、公司各部門可以聯合行文。

　　三、公司所屬各部門不得越級請示。

　　四、請示的公文一般應一文一事。

　　第五條 起草公文要求。

　　一、起草必須使用辦公室統一的檔案格式。

　　二、公文簽發涉及公司全域性性重要檔案由總經理籤批，辦公室下發。涉及某一方面工作的部門檔案由主管領導簽發。如涉及其他部門，以公司級檔案下發。

　　三、凡以“上*發”字號發出的公文，必須報辦公室稽核。稽核的重點：是否需要行文，公文內容、文字表達、文種使用、格式等是否符合本條例的有關規定。各部門發出的公文由部門經理稽核，報辦公室備案存檔。

　　四、公文用印應填寫用印登記，經相關領導籤批後，辦公室方可辦理。部門自行用印，應建立登記制度，辦公室將隨時不定期進行檢查。

　　五、傳遞祕密公文時，必須採取相應的保密措施，確保檔案安全。

　　第六條 收文處理程式。

　　一、公文的收發、傳閱登記制度由辦公室統一制定，並隨時抽查各部門執行情況收文登記、檔案編號、傳閱追蹤記錄等。

　　二、對需要催辦的檔案，要建立嚴格的登記制度。承辦部門必須在規定的時間內將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發文部門覆命。

　　三、公文辦理完畢，主辦部門應將公文處理情況和結果書面向主管領導回覆。

　　四、各部門凡需由總經理以上領導籤批的公文，一律由辦公室呈報，其處理程式見“第六條 收文處理程式”。

　　第七條 公文立卷、銷燬。

　　一、與公司經營活動有關的上級機關來文，重要會議檔案資料，經濟活動中的合同、協議、公司檔案、部門檔案等一切重要檔案均應歸檔。

　　二、公司各相關單位應在當年三月三十日前，將上年度應當立卷歸檔的材料收集整理後，向辦公室集中移交。

　　三、辦公室收到各單位交來的歸檔檔案、資料後，採取年度—組織機構—檔案內容的分類編目方法，進行整理立卷。

　　四、沒有存檔價值和存查必要的公文，應由辦公室列出清單，徵求業務部門意見後，經辦公室主任批准即可銷燬。對於批准銷燬的檔案，要指定專人兩人以上監銷，監銷人應在銷燬檔案清冊上簽名。

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　　1.目的：為適應公司全方位規範化管理，做好公司檔案管理工作，確保使用檔案的統一性和有效性，使之規範化和制度化，特制定本制度。

　　2.適用範圍：本制度適用於公司所有檔案的管理。

　　3.定義：公司檔案是傳達方針政策，釋出公司行政規章制度、指示、請示和答覆問題、指導商洽工作、報告情況、交流資訊的重要工具。

　　4.檔案處理程式：公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯絡實際、認真負責的工作作風，努力提高檔案質量和處理效率。檔案處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。

　　4.1總裁辦負責公司行政檔案的編制、發放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。

　　4.2公司各職能部門負責本部門的檔案編制、編號、登記、存檔、更改和專用檔案的管理，發放檔案必須在總裁辦備份存檔，並接受總裁辦的檢查與監督。

　　5.檔案分類：公司的公文主要可分為以下類：

　　5.1管理制度：適用於公司各部門的規範性程式的明確，包括條例、制度、規定、管理辦法。“條例”一般應用於系統性制度彙編;“制度”一般應用於某一方面職能的明確;“規定”應用於一項具體工作的明確;“管理辦法”一般是對條例、制度或規定的細化性操作程式明確。

　　5.2工作通知：適用於轉發上級檔案，批轉下級檔案，要求下級辦理和需要共同執行的事項;

　　5.3人事通知 適用於公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公佈。

　　5.4工作報告 適用於下級因為某項工作對上級進行彙報請示的行文。

　　5.5會議紀要 適用於公司各級會議進行的記錄的檔案。

　　5.6對外發函 適用於公司因某項事情對外部機構或個人傳送的檔案。

　　5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”;經會議討論通過並要求貫徹的事項，用“決議”。

　　5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要資訊。

　　5.9請示：向上級請求批示與批准，用“請示”。

　　5.10批覆：答覆請示事項用“批覆”。

　　6.檔案格式：

　　6.1公司所有檔案採用A4豎版模式，四周頁邊距設定為2.5CM，頁尾設定為1.5CM，採用數字形式; 6.2檔案首頁頂部新增公司徽標和中英文名稱。

　　6.3檔案一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位部門、抄報送單位部門等部分組成;

　　檔案標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行;標題下方靠右為發文編號;發文編號與正文之間可空一行;正文中小標題可使用粗體;章節段落之間可空一行;檔案落款位置偏右，正文與落款之間空二行;有附件的檔案，附件在文字正文後落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。

　　6.5發文字號包括代號、年號、順序號;公司各類檔案須統一編制發文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。

　　6.5.1公司級發文 瑞普 總字【XXXX】XXX號，一般適用公司級重大決定、戰略、管理制度等方面發文，其他各部門發文為該部門為主要責任的相關工作檔案，一般不具有全域性性。 6.5.2人事任免類發文 瑞普 人字【XXXX】XXX號

　　6.5.3總裁辦發文 瑞普 辦字【XXXX】XXX號

　　6.5.4財務部發文 瑞普 財字【XXXX】XXX號

　　6.5.5研發部發文 瑞普 研字【XXXX】XXX號

　　6.5.6質管部發文 瑞普 質字【XXXX】XXX號

　　6.5.7營銷中心發文 瑞普 銷字【XXXX】XXX號

　　6.6簽發人：制度類和通知類檔案在落款處上方應加“簽發人”專案，由相關負責人手寫簽名。檔案底部應新增與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下新增“報送、傳送、抄送、印製份數”等專案，1.5倍行距。“報送”為需要了解此檔案的總監級以上領導，“主送”物件為該檔案直接關係到的部門或人員，“抄送”物件為該檔案不直接相關卻應該瞭解的部門或人員。對於版面一頁稍多的檔案，文件正文部分可以適當縮小行距，使該檔案保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在檔案的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。

　　6.7密級：公司檔案密級分為“絕密”、“機密”、“祕密”、“內部檔案”四級，注在檔案的右上角。

　　6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標註“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類檔案要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學組織、協調配合、逐項落實，確保工作在規定的時間內按期完成。

　　6.9具體要求：

　　6.9.1檔案標題應準確簡要概括檔案的主要內容;

　　6.9.2檔案中包括專案符號、檔案編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、檔名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，檔案必須加蓋公司公章。

　　例：一.

　　一 1、 1 2、 1„„

　　或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, „„

　　6.9.3檔案最後一頁的頁尾橫線上方有主題詞;

　　6.9.4公司兩頁以上頁數檔案都必須新增頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為預設格式;

　　6.9.5檔案內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚;實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規範;

　　6.9.6本規定中其他未規定事宜，應按照應用文標準格式編輯。

　　7.收文：

　　7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》;

　　7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統一拆封、登記，由行政總監填寫《檔案閱辦單》提出處理意見後，簽收人應於接件當日即按檔案的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件後即時報送。

　　7.3文書處理工作：

　　7.3.1文書處理包括檔案的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程式;

　　7.3.2部門檔案平時的管理，要求實行分類管理，資料夾側面標題設定為4個字，新增公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、資料統計。資料夾內設目錄便於查詢。標題格式詳見附表;

　　8.發文：

　　8.1發文執行天津瑞普生物技術股份有限公司發文流程，發文程式如下： 公司內部發文：

　　擬稿人→核稿人：部門主管領導經理、總監稽核→公司主管領導總監、副總裁核准→編號→列印→蓋章簽字→發文→備案 對外發文：

　　擬稿人→部門經理或總監、副總裁稽核→總裁核准→編號→列印→蓋章簽字→發文→備案

　　9.附則：

　　9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦;

　　9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經公司總裁批准後下發;

　　9.3本制度自下發之日起生效。

　　9.4附相關支援性檔案。

　　9.4.1檔案頁面格式

　　9.4.2檔案閱辦單

　　9.4.3公文擬稿紙

　　9.4.4標題格式