公司檔案室管理制度範文

　　為提高公司的檔案管理水平，更有效地保護和利用檔案，需要制定並實施相應的管理制度。小編今天為你整理了。

　　一

　　第一條：檔案接收制度

　　1、定期收集各專案監理部在工程施工過程中形成的具有儲存價值，經過整理立卷的不同載體的檔案資料;

　　2、檔案室要對各專案監理部的立卷歸檔工作加強監督、檢查和指導;

　　3、接收歸檔的案卷必須保證質量，應符合下列要求：=548;

　　應歸檔的檔案材料齊全、完整;

　　檔案應按公司檔案管理的要求，並結合工程實際情況合理整理、立卷;=548;

　　歸檔的檔案材料應按照工程建設程式以時間和專業等分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便於保管和利用;

　　4、接收檔案的時間和手續=548;

　　工程專案竣工後一個月內，監理專案部將竣工資料整理完畢後填寫檔案移交清單***一式兩份***，寫明案卷標題、案卷數量及移交時間，交所屬工程部檢查稽核;=548;

　　工程部稽核合格後在檔案移交清單上簽字，同竣工資料一齊交總師室檔案管理人員驗收。=548;

　　總師室檔案管理人員驗收合格後，在檔案移交清單上簽字，雙方各留一份，竣工資料留存公司庫房。

　　第二條檔案的管理制度

　　1、按照檔案形成的特點，保持檔案之間的連續性和完整性，使歸檔的檔案資料能真實的反映工程建設的全過程，如實體現專案監理部的工作情況，便於查閱和檢查。

　　2、對接收檔案進一步系統化管理，主要是：=548;

　　對所接收的檔案進行嚴格檢查，包括各案卷是否完整，分類是否清晰明確，組卷是否合理，編目工作是否齊全;=548;

　　對歸檔的檔案進行電子資訊化管理，便於查詢和調閱;=548;

　　定期對歸檔檔案進行清理，對超過10年的專案監理資料移交丹利庫房儲存，對超過20年的專案監理資料在徵得總師室領導同意後銷燬。

　　第三條檔案保管制度

　　1、檔案庫房需保持適宜的溫度，並配備滅火器。庫房內嚴禁吸菸，消除一切火災隱患。

　　2、對庫房照明線路定期檢查，發現問題及時檢修，防止短路引起火災。

　　3、檔案入庫前要進行檢查。被蟲咬蝕的檔案不能入庫。庫房內要定期投放防蟲藥，並勤於檢查。

　　4、檔案管理人員進出庫房時要關燈，鎖好庫房門。

　　5、檔案庫要經常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質帶入庫房。

　　6、檔案資料以盒或卷為單位，按同一專案資料統一存放的要求入庫。

　　7、庫房櫃要編制順序號，應有檔案資料存放的示意圖。

　　第四條檔案的統計制度

　　1、認真做好檔案資料數量的統計。以原始記錄為依據，做到準確可靠。

　　2、建立健全歸檔資料的電子臺帳，掌握檔案的入庫、出庫、銷燬等相關資訊，不斷提高檔案的管理水平。

　　第五條檔案的保密制度

　　1、檔案管理人員要認真做好庫房的安全保衛和保密工作，非本部門人員未經同意，不得進入庫房。

　　2、檔案資料一般不準外借，必要時可摘錄，必須影印時須經總師室同意並登記備案。凡需複製保密檔案材料須經總師室領導批准後方可複製。

　　3、如遇所借檔案丟失，須及時通知總師室，並寫明情況以便及時處理。

　　4、檔案管理人員應維護檔案完整、準確、系統、安全為準則，做到不失密、不洩密。

　　第六條檔案的銷燬制度

　　1、對已期滿的檔案材料列出檔案銷燬清單，經公司及總師室領導確認後進行銷燬。

　　2、執行銷燬時，指定專人負責，監督銷燬，並且銷燬記錄上至少有兩人以上的簽名。

　　二

　　一、總則

　　1、為了規範公司檔案管理，特制定本制度。

　　2、本制度適用於公司及所屬各單位檔案管理。

　　3、本制度最終解釋權歸公司辦公室，辦公室負責本制度的修訂完善。

　　二、檔案管理機構的設定及基本要求

　　***一***檔案劃分及管理部門

　　1、檔案是指本公司過去和現在，在從事經營管理、科學技術、企業文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

　　2、公司設立檔案室，隸屬於辦公室，辦公室負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。

　　3、公司檔案根據其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規範進行分類，有規範的檔案編號和標籤，並建立電子與紙張分類目錄。

　　***二***各部門資料管理

　　1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規範部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。

　　2、各部門根據部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理。

　　3、檔案的借閱和移交、銷燬，必須按照公司管理規定執行。

　　三、檔案分類

　　***一***檔案質量

　　1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內檔案材料的內容。

　　2、檔案檔案禁止使用鉛筆、圓珠筆、複寫紙。破損的檔案檔案要進行修復處理。

　　3、檔案必須遵循檔案材料形成的規律和特點，保持檔案材料之間的聯絡，區分不同的價值，便於保管和利用。

　　4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內檔案沒有提名的，由檔案人員根據內容擬定標題。

　　5、檔案盒封面應註明立卷人，稽核人，立卷時間。

　　***二***立檔

　　1、檔案檔案材料按照批覆在前，請示在後，正件在前，附件在後，印件在前，定稿在後，重要法規性檔案的歷次稿件排列在定稿之後。

　　2、跨年度的請示與批覆，有批覆的在批覆年立卷，無批覆的放在請示年立卷;跨年度會議檔案放在會議開幕年立卷;跨年度的規劃放在第一年立卷;跨年度總結放在最後一年立卷。

　　3、檔案檔案資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在後;內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。

　　***三***分類

　　1、檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並要一定範疇，不能籠統含糊。***如：證照類目、制度類目、檔案類目、合同類目等***。

　　2、公司檔案大致分為以下幾類：

　　***1***證照類：營業執照及各類證照，註冊資料、年檢資料、公司章程等;

　　***2***檔案類：分外來檔案和內部檔案;

　　***3***制度類：管理制度彙編;

　　***4***合同類：分內部經營管理合同和業務合同兩種。

　　***5***計劃總結類：分年度計劃及總結等;

　　***6***會議紀要類：辦公例會紀要等

　　***五***檔案編號

　　1、檔案分類各級名稱經確定後，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　2、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，並擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

　　3、公司檔案員負責對各部門檔案材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。

　　四、歸檔及儲存年限

　　***一***歸檔的檔案資料，應按自然形成，保持歷史聯絡的原則和歸檔要求特徵及檔案內容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者檔案形成的時間，系統的排列並填寫《卷內目錄》。

　　***二***歸檔的同類檔案資料在卷內應按儲存期限分別裝訂，儲存期限分為定期和永久。定期按檔案材料的保持價值分為1年，5年，10年。

　　1、永久儲存：

　　***1***公司章程、合同

　　***2***股東名冊

　　***3***組織規程及辦事細則

　　***4***財務報表

　　***5***政府機關核准檔案

　　***6***不動產所有權及其他債權憑證

　　***7***工程設計圖

　　***8***公司規章制度

　　***9***其他經核定須永久儲存的文書

　　2、10年儲存：

　　***1***預算、決算書類

　　***2***會計憑證

　　***3***事業計劃資料

　　***4***其他經核定須儲存10年的文書

　　3、1年至5年儲存：

　　***1***期滿或解除之合約

　　***2***其他經核定儲存5年的文書

　　4、1年以下暫時儲存：

　　***1***結案後無長期儲存必要者。

　　***三***公司可根據實際情況擬訂檔案資料儲存期限的補充規定。

　　***四***歸檔的檔案資料種類，份數以及每份的頁數均應齊全完整，每份檔案的正件與附件，印件與定稿，請示與批覆，轉發檔案與原件，多種文字形成的同一檔案，均不得分開。

　　五***按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成後，要對檔案做統一排列並編寫檔號。

　　五、檔案日常管理

　　***一***借閱

　　1、借閱手續：

　　***1***各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向辦公室借閱，經辦人必須在公司借閱登記表上簽字。

　　***2***辦公室接到借閱條，經核查後，取出該項檔案，並在借閱登記表上註明借出日期和歸還日期，以備及時催還。

　　檔案歸還時，經辦公室核查無異後，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄

　　2、借閱人不得轉借、拆卸、調換、汙損所借的檔案，不得在檔案上圈點、畫線和塗改，未經批准不得影印和摘抄檔案。

　　3、借閱人確因工作原因需要影印檔案或摘抄檔案，需借閱部門負責人書面請示，經辦公室主任批准。

　　5、借閱人應於規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。

　　***二***銷燬

　　1、每年保管期限已滿的檔案由辦公室編制紙質和電子的《檔案銷燬清單》，報公司負責人稽核批准，並指定其監銷人後方可進行銷燬。《檔案銷燬清單》需註明：銷燬檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽字、監銷人簽字、銷燬時間。

　　2、銷前，按照清冊清點;銷後，在清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。《檔案銷燬清單》需永久保管。

　　3、保管期限已滿但仍不能銷燬的檔案有下列四種：未結清的債權債務;未了事項;正在專案建設期間的建設專案、經核定仍有儲存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。

　　***三***移交

　　1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人稽核批准並指定其監交人後，方可進行移交。《檔案移交登記表》需註明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。

　　2、移交前，按照清冊清點;移交後，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份並永久保管。

　　***四***保密

　　1、檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部檔案資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。

　　2、檔案員應忠於職守，遵守紀律，保守祕密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。

　　3、愛護檔案室的一切設施裝置，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。

　　六、附則

　　***一***在本制度框架下，公司各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發生衝突，經報行政部備案後，與本制度具有同等效力。

　　***二***本制度自印發試行之日起執行。

　　三

　　一、非檔案管理人員未經許可，不準擅自進入檔案室，並禁止操作玩耍電腦。

　　二、查閱檔案資料時，必須經礦長、總工允許，憑準閱證履行登記手續，並在指定地點閱覽，閱覽完畢立即歸還。

　　三、檔案室內嚴禁吸菸、點火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。

　　四、經常檢查檔案資料的儲存情況，如發現損壞、黴變、蟲蛀，立即採取治理修復措施。

　　五、離開檔案室時，必須檢查好門、窗，加強防範措施，妥善保管檔案室鑰匙，同時把電源關掉，以免把電腦、印表機、影印機損壞。

　　六、檔案室應保持清潔衛生，通風乾燥，擺放物品整齊有序，不得亂堆亂放。

　　檔案保管制度

　　一、為了充分發揮檔案的利用率，入檔時必須做到材料齊全、字跡清晰，裝訂結實、整齊、規範、排列有序。

　　二、對屬永久、長期儲存的檔案，發現有破損，做到反覆修復，保證檔案的完好性。

　　三、嚴格執行檔案借閱、保密等制度，防止人為散失、洩密和損缺，確保檔案的完整安全。

　　四、為了便於查詢和利用，做好檔案分門別類、系統存放、集中統一管理工作，檔案資料要有目錄、有索引，以方便查詢。

　　五、落實各項措施，切實做好檔案的防潮、放火、防塵、防蛀工作。

　　檔案借閱制度

　　一、凡查閱檔案，必須辦理借閱登記手續，***必須經礦長或總工及辦公室主任批准***閱後直接面還保管人員。

　　二、外單位借閱檔案，一律憑單位介紹信並辦理登記手續，在檔案室查閱，不得借出室外。

　　三、查閱檔案資料時，不準在檔案資料上劃線、圈注、塗改、汙損、拆頁和拆卷。

　　四、檔案材料原則上不借出室外，如特殊需要，經有關領導批准，方可借閱影印檔案材料。

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