行政公文寫作技巧
行政公文,是公務文書的簡稱,是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權威和規範格式的應用文。它是特殊規範化的文體, 具有其它文體所沒有的權威性,有法定的製作許可權和確定的讀者,有特定的行文格式***注意:比模式更進一步***並有行文規則和辦理辦法。 我國公文一律按照國務院辦公廳1987年2月18日釋出、1993年11月修訂的《國家行政機關公文處理辦法》寫作和辦理。
公文寫作的要求很高,尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎,懂得工作中許多微妙的關節,而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根據所反映的客觀實際需要,二要符合明晰、 確切、簡練的標準,三要根據具體的語言環境, 為避免上下文重複而選擇不同的詞語,注意文中所涉及物件和閱讀物件。多用書面語和文書用語,少用形象和描繪性詞語和口語,不用方言土語,十分規範。需要特別提出公文結構用語。一是開頭用語, 用來表示行文目的、依據、原因,伴隨情況等。如:為***了***、關於、由於、對於、根據、按***遵、依***照、據、查、奉、茲等。二是結尾用語。如:為要***荷、盼***、是荷、特此通知***報告、函告***等。 三是過渡用語。如為***對、因、據***此、鑑於、總之、綜上所述等。四是經辦用語。如:經、已經、業經、現經、茲經、辦理、責成、試行、執行、貫徹執行、研究執行、切實執行等。五是稱謂用語。有第一人稱:我、本;第二人稱:你、貴;第三人稱:該。等等。
國家行政公文有12類13種,即命令***令***;議案;決定;指示;公告、通告;通知;通報;報告;請示;批覆;函;會議紀要。公文主文結構,是指除了公文格式***外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項設定***之外的公文核心部分。這一部分的寫作,是公文寫作的難點。
一、 標題
1. 規範式:三部分,即:發文機關+事由+文種――用於重要、莊重的公務
2. 靈活式
A 二部分:一是發文機關+文種***以上標題下可加時間***
二是事由+文種
三是“轉發+始發機關及原通知標題”
B 一部分:只有文種――常是不大重要的公務,帶周知性
★帶發文機關的標題下面如寫發文時間,則須用括號,公務須是重大的、莊重的。文後不寫落款及時間。
二、 正文
1.主送機關 ***面向機關全體人員或者社會群體的,公務是周知的、重大的,常常不寫;注意工作實際中組織關係***
2. 正文
A. 原由:一是依據:
# 情況:敘述時間、單位、地點、人物和事件等; 常用“目前…”類時間狀語 ;簡介人物及事蹟
#檔案: 常用“根據…”;往往是一句話
# 意義:議論:常用“是…”
# 作用 :常用“將使…”
二是目的:常用“為…”
原由部分可省略,或只省略依據、目的之一。
B 事項:***內容多而重要的分條列項即列出層義,或用小標題 或用句子表達***
1.並列式。常見。一般寫的是公務的橫向的、靜態的情況。各部分相互之間無緊密聯絡,獨立性強,但共同為說明主旨服務。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣,條理性強。並列式內容之間的序碼可用數字式,也可用分段式;段中並列的內容可用數字、分號***;***,也可用句子並列式。要求重輕有序:重要的放在前邊,依次類推。
2.遞進式。一般寫的是公務的縱向的動態的過程或者事理。各部分層層遞進,每一部分也不可缺少,前後順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴密,能說明問題。在一篇公文中,兩種方法可以互相交叉,即以一種方法為主,在某一部分即某一層次中用另一種方法。
注意:自此以下常運用序碼。順序是一、***一***、1、***1***共四層。
不重要內容分項可用分段甚至加分號***;***的形式。
C 結尾:***可以不要***常見有:
一是各文種專用語如:“請予批准”、“特此通知”等。
二是希望、號召類。
從12類13種行政公文中選擇出3種社會生活中常用的模式化如下。
請示模式
請示是向直接上級請求指示、批准的公文。 必須事前行文,一事一文。上級應在一定的時限內批覆。
【標題】一般由發文機關、事由、公文種類三部分組成。 如:《×××學校關於創辦<校園文學>報的請示》。可以省去發文機關。
【主送機關】接受請求的直接上級機關,在標題下面一行頂格寫起。只寫一個,如需同時送其它機關, 應用抄報***在文末左下角寫明***形式。
【正文】1.請求緣由。一寫情況依據***往往用“目前”開頭***,二寫目的說明***用“為...”開頭***。
2.請求事項。分層分項寫清具體要求,並說透理由, 提出充足的事實和理論根據。同時,依據實際情況, 提出切實可行的處理意見,作為上級機關進行判斷和指示的參考。
3.結尾。只是一句祈使性的話:“當否,請批覆”或“以上如無不當,請批准”。
【附件】可有可無。是隨同請求的有關材料、圖表或其它檔案。在正文之後***隔一行***註明附件名稱和順序。
【印章、發文時間】
報告模式
報告是向上級機關報告工作、反映情況、提出建議和答覆詢問的公文。一般事後、事中行文。不要求上級批覆,行文較長。報告和總結、調查報告的寫法大同小異。常見單位部門的總結同時用於會議,成為報告。
【標題】一般是:“事由+報告”。
【主送機關】與請示相同。
【正文】種類繁多,正文內容有差異。為學習方便, 把報告大致分為二種:
一是綜合性報告正文,或稱總結性報告。政府及機關單位都要在大會上作此種工作報告。
1.情況簡述:工作時間、地點、背景、 條件或各項工作的開展情況。這種開頭稱為概述式。此外還有結論式***議論判斷***、 說明式***用“為了…”***等。百字上下。
2.成績做法:這是主體。可以簡要敘述一下工作過程。 成績常常通過數字、比較、事實來表現。安排形式有條陳式、 小標題式、階段式和貫通式。
3.經驗教訓:要有觀點、看法和規律, 又要有具體的典型事例以及理論分析。常常佔五分之一篇幅。
4.今後計劃。往往寫成今後的工作計劃。常常佔三分之一篇幅。
各級各類行政機關每年都要作這種總結式的報告。
二是專題性報告正文。著重彙報某項工作或某個問題, 特點是專項、特殊,一事一報。
1.概述情況。講清工作開展情況,或問題發生的原委, 事項的起因和經過。
2.說明理由、做法和反映。或取得的成績和經驗, 或分析存在的問題及原因,或說明工作做法,或寫出群眾反映。
3.提出意見。寫基本看法,解決問題的建議和辦法。報告要用事實說話,以敘述為主,敘議結合。
【結尾】一般用“特此報告”,“以上報告如無不妥,請批轉各地執行”等習慣用語,有的不寫。如有附件,與請求相同寫法。最後寫發文機關或個人,蓋章,寫發文時間。
通知模式
通知是批轉下級公文、轉發上級或不相隸屬機關公文、釋出規章、傳達事項和任免幹部所用的公文。它是最常用的行政公文。根據其作用分為五種:釋出性通知、批轉性通知、事項性通知、會議通知和任免通知。
【標題】靈活,甚至只有“通知”這一部分***內容不大重要又是周知的***。但批轉性通知的標題按照《辦法》
“準確簡要”的規定,省略文種,即:“批轉***或轉發***+***始發機關***原文標題”。
【主送機關】直接上級。
【正文】
釋出性通知和批轉性通知的正文:“主體***釋出或轉發的檔案***+批語”。 如:“現將《***辦法》發給你們,請認真貫徹執行。”
事項性通知:原由+事項+結語***特此通知***
會議通知:名稱、時間、地點、內容、人員、報道時間和地點、需帶材料等
任免通知:格式固定
【附件】可有可無
【發文機關】標題中有發文機關並且標題下有發文時間的不署。
省政府轉發省發展改革委等部門關於江蘇省奶業整頓實施方案的通知