高校公文處理規定

　　為進一步提高學校公文處理工作效率和公文質量，促進學校公文處理的規範化、制度化、科學化，特制定了高校的公文處理相關規定。下文是小編收集的全文，僅供參考!

　　全文

　　第一章 總 則

　　第一條 學校公文是學校在黨政管理過程中形成的具有特定效力和規範體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，釋出學校規章，施行黨政措施，請示和答覆問題，指導和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

　　公文處理是機關工作的重要組成部分，認真做好公文處理工作是加強領導、提高機關工作質量和效率的重要環節之一。各級黨政負責人、辦事機構和公文處理人員，必須重視和認真做好公文處理工作，使之更好地為學校的改革和發展服務。

　　第二條 學校公文處理工作應貫徹黨政分開的原則。

　　第三條 公文處理的主要任務是：公文的起草、核稿、簽發和印發，公文的辦理和傳遞，公文的管理，公文的立卷與歸檔，公文保密等。

　　第四條 學校公文處理工作必須貫徹統一領導、分級管理的原則。學校辦公室是學校公文處理的管理機構，負責學校黨政公文處理工作，並對各單位、各部門的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。各部門、各單位均應有負責人分工負責公文處理工作。公文處理人員應當忠於職守、廉潔正派、具備有關專業知識。

　　第五條 學校各部門、各單位應發揚深入實際、聯絡群眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，努力提高公文處理工作的效率和質量。行文要少而精，注重實效。

　　第六條 學校公文處理必須做到準確、及時、安全。

　　第七條 學校公文處理工作，必須嚴格執行國家保密法律、法規和有關保密規定，確保國家祕密安全。

　　第二章 公文種類和格式

　　第八條 公文包括：上級部門和校外各單位來文，學校向上級部門和校外各單位的發文，學校向校內各單位的發文，校內各單位向學校呈送的請示、報告等。學校公文種類主要有：

　　***一***決定 適用於對學校重要事項或重大活動做出安排。

　　***二***決議 適用於經會議討論通過並要求貫徹執行的事項。

　　***三***規定 適用於對特定範圍的工作和事務制定具有約束力的行為規範。

　　***四***辦法 適用於對某項工作或活動做出具體安排。

　　***五***公告 適用於向校內外宣佈重要事項或法定事項。

　　***六***通告 適用於在學校一定範圍內公佈應當遵守或周知的事項。

　　***七***通知 適用於學校釋出規章，傳達上級機關的指示，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下屬部門的公文，傳達要求下屬部門辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項，任免和聘用幹部。

　　***八***通報 適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流重要情況。

　　***九***報告 適用於向上級機關彙報工作，反映情況，提出意見或建議，答覆上級機關的詢問。

　　***十***請示 適用於向上級機關請求指示、批准。

　　***十一***批覆 適用於答覆下屬部門請示事項。

　　***十二***意見 適用於對重要問題提出見解或處理辦法。

　　***十三***函 適用於不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答覆問題。

　　***十四***會議紀要 適用於記載和傳達會議情況和議定事項。

　　***十五***簡報 適用於反映學校當前發生的重大事項，重要政策，工作進展各方面基本情況。

　　第九條 公文一般由祕密等級、保密期限、緩急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、成文日期、印章、附註、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

　　***一***祕密公文應當在首頁檔名稱的右上角標明“絕密”、“機密”或“祕密”字樣，“絕密”、“機密”公文應當標明份數序號。

　　***二***緊急公文應當根據緊急程度在首頁檔名稱的右上角標明“特急”、“急件”。學校辦公室對緊急公文應提出辦理時限。

　　***三***發文機關標識應當使用機關全稱或規範化簡稱。聯合行文，應將主辦單位排列在前。

　　***四***發文字號包括髮文單位代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦單位發文字號。

　　***五***向上行文應當註明簽發人、會籤人姓名。其中，“請示”應當在附註處註明聯絡人的姓名和電話。

　　***六***公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般由發文單位、事由和文種3個部分組成。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　　***七***主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。向上級機關及平行單位發文，一般只寫一個主送機關。如果需要同時與幾個上級機關和平行單位發文，可用抄送的形式，不得多頭主送和隨便抄送。根據檔案內容，主送單位一般寫在正文前面，抄送單位寫在檔案末尾。

　　***八***公文如有附件，應在正文之後成文日期之前，註明附件序號和名稱。

　　***九***成文日期以負責人簽發日期為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準，會議通過的事項以通過日期為準。

　　***十***公文除會議紀要和印製的有特定版頭的普發性檔案外，公文應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章;聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。印章一般蓋在成文日期處，上不壓正文，下要騎年蓋月。

　　***十一***公文如有附註***需要說明的其他事項***，應當加括號標註。

　　***十二***公文應按照上級機關和《公文主題詞表》的要求標註主題詞。

　　***十三***抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。

　　***十四***公文應當在抄送欄下標明印發機關名稱和印發日期。

　　***十五***會議通過的檔案，應在標題之下、正文之前註明會議名稱和通過日期;翻印、轉發的檔案，應註明翻印、轉發的日期和部門。

　　第十條 學校公文格式紙主要分兩種：

　　***一***“中共北京工商大學委員會檔案”格式紙：用於以學校黨委名義或以黨委和行政聯合名義發出的公文。

　　***二***“北京工商大學檔案”格式紙：用於以學校行政名義向上級機關呈送的請示、報告等公文;用於以學校行政名義向校內釋出的決定、通告、通知等;用於以學校名義在不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准等。

　　第十一條 公文用紙一般採用國際標準A4型***210mm×297mm***，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

　　第十二條 向外發出的公文均應加蓋北京工商大學公章。向校內傳送的檔案一般不加蓋公章。會議紀要等不加蓋印章。印章要蓋在發文日期中間偏上的位置，要求上不壓正文，下壓日期，端正、清晰。使用“中共北京工商大學委員會” 和“北京工商大學檔案”格式紙的檔案，根據印製單位名稱加蓋公章。

　　第十三條 校發公文排版規格是：

　　***一***公文用紙天頭***上白邊***為 37mm ，左側訂口為 28mm ，版心尺寸為 156 × 225mm 。

　　***二***文字從左至右橫寫、橫排。

　　***三***發文字號4 號仿宋。

　　***四***公文標題用 2 號標宋，可分一行或多行居中排列;回行時，要注意詞義完整，排列對稱，間距恰當。

　　***五***正文用 3 號字。其中，標題可用黑體，第二層標題可用楷體，其它用仿宋。每頁排 22 行，每行排 28 字。

　　***六***“主題詞”用3號黑體，主題詞用3號標宋，抄送機關、印發機關名稱和印發日期用3 號仿宋，簽發人、附註、附件用 4 號仿宋，“***共印××份***”用5號宋體。

　　第三章 行文規則

　　第十四條 行文應注重實效。

　　第十五條 公文應根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的關係正確選用公文種類。

　　第十六條 學校在自己的許可權內，可以向上級請示、報告工作;可以同平級和不相隸屬單位行文聯絡工作、商洽問題;可以對下屬部門指導工作、交流情況和經驗。涉及學校行政工作的重大事項，校黨委可與行政聯合行文。校黨委、行政一般不與其它校級機構聯合行文。

　　第十七條 行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告。因特殊情況，必須越級請示時，應同時抄送被越過的上級機關。

　　第十八條 學校辦公室根據校黨委和校行政授權，可以向黨政各部門、基層黨組織 *** 黨總支、直屬黨支部 *** 、院 *** 系 *** 和直屬單位行文。校機關各部門，未經主管校領導批准不得向上述單位釋出指示性公文，可在各自職權範圍內向下級黨組織和行政單位的相關部門行文。各部門下發調研性質的公文，應事先通報主管校領導。

　　除“會議紀要”、“函”等公文或學校明確授權的情形外，學校辦公室之外的學校其他職能部門和各院***系、部***不得對校外單位正式行文。

　　第十九條 請示的公文，一般應一文一事;一般只寫一個主送機關，如需同時送上級機關用“抄報”形式，送同級機關和不相隸屬機關用“抄送”形式。

　　“報告”不得夾帶請示事項。公文標題不得用“請示報告”字樣。

　　第四章 校內公文報送

　　第二十條 校內需報送的公文，應由各部門、各單位主要負責人簽字並加蓋公章後按組織系統逐級報送，不得越級。無特殊情況越級上報的公文，學校不予處理，也不回覆。

　　第二十一條 凡按職責應由學校有關職能部門解決的問題，各部門、各單位應當與歸口部門聯絡解決，不必向學校請示。學校各職能部門對自己職責範圍內的事情，要認真研究，盡職盡責地去解決。確需學校解決的問題，職能部門要事先提出具體意見後報送學校辦公室，由學校辦公室轉呈有關校領導。

　　第二十二條 如需幾個部門共同解決的事項，部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自答覆或處理，若有分歧而不能解決，如實寫明各自意見，報送學校辦公室。

　　第二十三條 除特殊情況外，校內公文一般由學校辦公室呈送主管校領導，不要同時呈送其他校領導，以免重複批示。主管校領導視情況可向黨委書記或校長請示進一步處理意見。

　　第二十四條 凡經由學校辦公室轉辦的公文，必須嚴格登記，註明有關情況，以備催辦、督辦。

　　第二十五條 為提高工作效率，加快內部請示類公文週轉。凡屬職能部門可直接處理的問題，應在一週內答覆請示單位;需報校領導決定的，也應在一週內交學校辦公室，由學校辦公室負責轉呈主管校領導批示，主管校領導批示後再由學校辦公室轉至職能部門。

　　第五章 收文處理

　　第二十六條 收文處理工作一般包括簽收、拆封、登記、分文、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔、銷燬等程式。

　　***一***收文登記

　　上級機關和有關部門寫明給學校的文電，統一由學校辦公室簽收、拆封、登記。收文登記後，公文處理人員應根據來文內容和閱讀範圍分文，貼上“檔案批辦單”，交由學校辦公室負責人提出閱辦意見，需幾個單位會同辦理時，應確定主辦單位，並及時送交有關校領導或有關單位閱批或辦理。校領導閱批後，應及時將檔案分別退回學校辦公室，由公文處理人員送承辦單位或傳閱。

　　凡是註明“親收”、“親啟”的文電、給校領導的絕密文電和給各部門的文電，學校辦公室經原封登記後，分送給有關校領導或部門處理。出差、出國和參加國際會議帶回的重要檔案，應交學校辦公室機要祕書登記處理。

　　***二***收文分文

　　1、屬於有關部門職權範圍處理的公文，學校辦公室應將來文直接轉送有關職能部門進行辦理。其中上級機關發來的重要文電，先送學校辦公室主任閱後，再送校領導閱批，並根據批示送主管部門辦理。除特殊緊急情況外，不得直接分送有關部門。

　　2、各部門、各單位收到學校辦公室分辦的檔案，如發現錯分或因情況變化需要改變主辦單位時，應立即說明理由，退學校辦公室重新分發，不得積壓不理或自行轉遞。

　　***三***催辦

　　1、學校辦公室及各部門、各單位應建立公文處理催辦制度，重要的來文和緊急公文，要提出辦理時限，及時催辦有關校領導審批檔案，一般不超過3天，急件不過夜，特急件要隨到隨送，隨收隨辦。對檔案辦理情況要定期檢查，由校領導直接批交有關部門、單位處理的檔案，由學校辦公室負責催辦。

　　2、承辦人對所經辦的檔案，必須抓緊處理，不得積壓拖延。各部門、各單位收到的公文，凡有權自己處理的業務事項，一般要在收到公文之日起7天之內辦復。如確實需要延長辦理時間，應向有關校領導報告，並告之負責催辦的人員。必要時應向來文單位說明延緩原因。

　　第六章 發文處理

　　第二十七條 發文處理工作一般包括擬稿、核稿、會籤、送籤、簽發、登記編號、繕印、校對、用印、分發、立卷、歸檔、銷燬等程式。

　　***一***擬稿

　　1、一般文稿，按照分工負責的原則和日常工作程式，誰主管的事項就由誰擬稿。

　　帶有方針政策性或問題複雜的重要公文，校領導應親自擬稿或集體研究提出方案後指定專人擬稿。

　　涉及到兩個以上部門的事項，以一個部門為主，與有關部門協商一致後再擬稿。

　　2、起草文稿應注意事項：

　　***1***要符合國家的法律、法規、方針、政策和有關規定，如提出新的政策意見，應加以說明。

　　***2***要明確行文目的，弄清所辦事項的前因後果，根據有關方針和政策在調查研究的基礎上，提出切實可行的解決問題的辦法和意見。

　　***3***情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。

　　***4***人名、地名、數字、引文要準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。

　　***5***結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“***一***”，第三層為“1”，第四層為“***1***”。

　　***6***公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數、詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

　　***7***必須使用國家法定計量單位。

　　***8***用詞用字應準確、規範。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，並註明簡稱。為有利於檔案的長期儲存，起草、修改、簽發檔案，一律用簽字筆、鋼筆或圓珠筆，不得用鉛筆。

　　***9***除綜合性通報、報告外，應嚴格實行一文一事制。

　　***10***起草公文，應根據內容和行文物件，正確使用公文類別***如：請示、報告、通知、函等***。送領導稽核的文稿，應將來文及必要的相關檔案附在後面，以便於稽核。

　　3、大力精簡檔案，反對文牘主義。凡是本部門、各單位有權處理的問題，就不要再請示;凡是不行文可以解決的問題，就不行文;凡是可以用電話聯絡或面商能辦理的事情，就不發文件;凡是對所屬部門、單位無指導和參考價值的檔案，就不轉發。如確實需要轉發的檔案，除上級的決定和規章制度一類的檔案外，一般不要原文照轉，應結合實際提出具體貫徹執行或辦理的意見;一些沒有存檔價值而又需要答覆的檔案，可在原件上批覆。印發檔案，應嚴格控制份數，避免浪費。各種專業會議發文要少而精，講求實效。專業會議紀要，一般不以學校名義印發。如需要以學校名義印發的，須經主管校領導批准，文字要簡短，一般不超過2000字。

　　***二***核稿

　　1、文稿審定是提高公文質量的重要環節。經辦部門負責人都必須認真稽核，不成熟的文稿不出手。未經本部門負責人稽核把關的文稿，不得送交學校領導簽發，學校辦公室也不予接收。

　　2、核稿的責任和要求

　　***1***是否需要行文，以什麼名義行文。

　　***2***文稿內容是否符合國家的法律、法規、方針、政策和有關規定，與當前中心工作和其它有關檔案有無矛盾或脫節。

　　***3***文稿中提出的措施、辦法和要求是否明確具體，切實可行，文字表述、文種使用和公文格式是否符合本文的有關規定，主抄送單位、密級是否恰當。

　　***4***涉及其它部門的問題是否協商一致並是否會籤，如不一致，是否已把不同的意見如實反映。

　　***5***在不有損原意見的情況下，核稿人對文稿可進行刪節和文字加工。屬於內容方面的重要修改，要先問明情況後再修改，修改後的稿子應徵得部門負責人同意。內容紊亂、文字冗長需要做較大修改的文稿，在提出意見後，由經辦人進行修改。塗改和勾劃較亂的文稿，應由經辦人負責列印清楚後，再送校領導審批。

　　***6***凡不符合核稿條目中有關規定的文稿，應退給經辦人，由其按規定辦理後再核。

　　***7***報送上級的公文或要求上級領導同志出席會議、開幕式等活動的請示，一般向辦公廳***室***呈報，不直接送領導本人。

　　***8***經過稽核的文稿，核稿人應在文稿上簽字和寫明核稿日期。

　　***三***會籤

　　公文內容涉及兩個以上部門時，主辦部門應送有關部門會籤或聯合行文。需要會籤或聯合行文的文稿，不論是校內還是校外單位之間，均需經主辦部門負責人核籤後，由經辦人直接送至另一部門，以便當面商量解決問題，加快處理時間。校內各部門會籤文稿，印發前要事先面商，如有不同意見，應認真協商解決，取得一致意見後再送校領導簽發。

　　***四***簽發

　　1、凡以北工商黨發、校發名義發出的公文，由經辦部門主要負責人稽核簽署意見後，應送交學校辦公室複核，再送學校黨委書記或校長簽發。

　　2、審批公文，主批人應當明確簽署意見，並寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。

　　***五***繕印和用章

　　1、繕校好的一切檔案，必須符合規定格式，字跡清楚無錯，整潔美觀，份數準確。

　　2、公文在繕校過程中，如需修改原稿時，應與部門核稿人取得聯絡。如屬於內容方面的重要修改，應由部門核稿人請示原簽發人同意。繕印人員如對文稿有疑問，應與核稿人聯絡，不得隨意處理。

　　凡有影印機的部門，要指定專人管理使用。對影印機密和內部檔案，要嚴格批准手續。

　　上級機關的發文，除規定不準影印的以外，經學校辦公室主任批准，可以影印、轉發。

　　3、以學校和各部門名義的發文，均由擬稿人負責校對、裝訂和分發。校對檔案要認真，確保質量。為了明確責任，校對人應在校對的文稿上簽名。

　　4、公文蓋章時，必須檢查底稿是否經過有關校領導人簽發，需要會籤的文稿是否已會籤，聯合發文的部門名稱、簽發人、落款是否已標明等。公文蓋章只限於發出的公文和存檔的公文，留作他用的公文不蓋章。

　　***六***發文

　　1、發文要詳細登記，包括：收到日期、發文字號、標題、傳送部門、檔案份數、附件、發文日期等。一般發文1～2天內發出，急件隨到隨發。

　　2、發文時首先要檢查檔案簽發、蓋章等項是否齊全，傳送單位、檔案份數是否清楚、準確，然後逐項登記，並在分發時加以核對，防止出現差錯。急件和密件要加蓋急***密***件戳。重要檔案要掛號發出。絕密和機要檔案通過機要交通局發出。利用計算機、傳真機等傳輸祕密公文，必須採用加密裝置。絕密級檔案不得利用計算機、傳真機傳輸。

　　3、重要的電話通知、報告、請示、合同、協議，應同公文一樣進行登記和處理。發出的重要電話內容要留底稿，收到的重要電話內容要做記錄並及時報告主管校領導，及時處理。

　　第七章 公文立卷、歸檔和銷燬

　　第二十八條 公文辦完後，應根據《中華人民共和國檔案法》、《北京工商大學文書檔案工作實施辦法》和文書立卷歸檔工作的要求，及時將公文定稿、正本和有關材料送交擬稿部門整理立卷、歸檔。凡是學校工作活動中形成的具有儲存價值的材料***包括：收發電報原稿、電話記錄、領導講話、簡報、工作總結、報告、統計、報表、圖紙、出差、開會帶回的檔案材料、財務賬冊、調查研究材料、專題報告、出國考察材料、照片、影片、錄音、錄影等***都必須立卷歸檔。其它部門和個人不得儲存應當存檔的公文及材料。幹部調動時應將儲存的公文送交所在單位公文處理人員。

　　第二十九條 歸檔的案卷，應符合下列要求：

　　***一***應歸檔的公文，材料要齊全、完整。

　　***二***公文和電報應按其內容的聯絡，合併整理、立卷，絕密檔案應該單獨立卷。

　　***三***歸檔的公文，其材料應該按照特徵、歷史聯絡和價值，分類整理、立卷。案卷標題要簡明確切，便於保管、查詢和使用。

　　***四***聯合辦理的公文，原件由主辦部門立卷，其它部門儲存影印件。

　　第三十條 公文影印件作為正式檔案使用時，應當加蓋複製證明章，視同正式檔案妥善保管。

　　第三十一條 立好的案卷，要根據案卷性質、內容，由辦文部門按照上級關於檔案檔案保管期限，確定保管期限，填好封面，編好目錄，按照集中統一管理的規定，定期向檔案室移交。

　　第三十二條 沒有存檔價值和查存必要的公文及材料，經過鑑定和主管校領導批准，可定期銷燬。銷燬祕密公文，要進行登記，有專人監督，保證不丟失，不漏銷。

　　第八章 附 則

　　第三十三條 本《規定》由學校辦公室負責解釋。

　　第三十四條 本《規定》自下發之日起執行。過去有關公文處理的規定，與本《規定》不一致的，以本《規定》為準。