企業採購部管理細則

　　企業的物資採購不但要能夠滿足生產過程對物料多樣化的需求,以保證企業生產出個性化的產品,並且需要以最低的採購物流成本完成這一環節,從而使企業的生產成本整體降低。下文是，歡迎閱讀!

　　一

　　第一章總則

　　第一條為了規範公司的物資採購業務，制定詢價、議價流程，降低物資採購成本，確保公司各項物資供應，加強公司物資採購的監督管理，特制定本制度。

　　第二條本制度是公司物資採購管理行為的基本規範。

　　第三條公司的採購部門或採購人員應當根據市場資訊做到比質、比價採購，貨比三家，同等材料質優、價廉、服務好者中標。

　　第二章採購流程

　　第四條請購的提出

　　1、生管部物控員依物料需要狀況、庫存數量、請購前置期等要求，每月25日前開立下月的所需物料《請購單》，包括已有銷售合同訂單的生產用主材、輔材、工具、裝置修理配件、勞動保護用品、各種日常耗材等;

　　2、其它各部門所需的辦公物品及零星物資採購由綜合辦公室負責開立《請購單》;

　　3、《請購單》應註明物料名稱、規格、數量、需求日期及注意事項，經權責主管稽核，並依請購核准許可權送呈相關人員批准;

　　4、《請購單》一聯自存，二聯送交採購部，三聯交財務部;

　　5、交期相同的同屬一個供應廠商之物料，請購部門應填具在同一份《請購單》內;

　　6、緊急請購時，請購部門應於《請購單》備註欄註明“緊急”字樣。

　　第五條請購核准許可權

　　1、生產所需原材料單筆請購金額預估在人民幣10萬元以下者，由生產副總核准，超過此數額的，由總經理核准;

　　2、車間需購買的機修配件、零件，價值在1000元以下的由車間主任填寫材料請購單報生管部，價值在1000-20000元的由車間主任上報生產副總簽字確認後報生管部，由生管部彙總後報採購部;價值在20000元以上的由工程部統計、生產副總確認後上報總經理簽字後方可送採購部。

　　3、常用辦公用品及物業所需物品請購，由辦公室填報《請購單》，辦公室主任批准，空調、熱水器、高階傢俱及單件物品價格在500元以上的由總經理核准。

　　第六條請購的撤消

　　1、已開具《請購單》，並經核准後因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面方式呈原核準人，並轉送採購部，必要時應先口頭知會採購部。

　　2、採購部門接獲通知後，立即停止採購。

　　3、如遇特殊情況未能及時停止採購時，採購部應商原請購部門並妥善處理善後事宜。

　　第七條採購方式

　　根據本公司實際情況，公司物料採購採用以下三種方式：

　　1、集中採購公司通用性大宗物料***水泥***，以集中採購較為有利，依定時或定量之計劃進行採購;

　　2、合約採購公司經常使用之物料***承、插口板、捲鋼板、預應力鋼絲、線材等***，採購部應事先選擇供應商，確定供應價格及交易條件，辦理合約採購，依定時或定量之方式進行採購;

　　3、一般採購除1、2以外之零星物料，採用隨需求而採購之方式。

　　第八條詢價、議價

　　1、採購部採購人員接獲核准後之《請購單》，除集中採購方式外，應選擇至少三家列入公司《合格供應商名錄》內的供應商作為詢價物件;

　　2、確屬貨源緊張、獨家代理、專賣品等特殊狀況，不受前條所限;

　　3、如向特約供應商採購時，應附其報價明細表，如特約供應商有兩家以上，則應向其同時索要報價明細表;

　　4、選擇詢價或採購的物件，應依照直接生產廠商、代理商、經銷商之順序選擇;

　　5、供應商提供報價之物料規格與請購規格不同或屬代用品時，採購人員應商請購部門確認;

　　6、專業材料、用品或專案，採購部應會同使用部門共同詢價與議價;

　　7、詢價後，如有必要，採購部應至少選擇兩家以上供應商進行互動議價;議價應注意品質、交期、服務兼顧。

　　第九條議價原則

　　遇以下狀況時，採購部應及時與供應商議價：

　　1、市場價格下跌或有下跌趨勢時;

　　2、採購頻率明顯增加時;

　　3、本次採購數量大於前次時;

　　4、本次報價偏高時;

　　5、有同樣品質、服務之供應商提供更低價格時;

　　6、其他有利於公司條件時

　　第十條定價核准

　　1、採購人員詢價、議價完成後，填寫《採購詢價、議價單》***對內使用***，隨附各供應商回傳的《採購詢價單》***對外使用***，必要時附上書面說明，呈採購部經理稽核;採購部經理稽核時，認為需要再進一步議價時，退回採購人員重新議價，或由經理親自與供應商議價。

　　2、單筆採購金額在1萬元以下的採購訂單，價格由採購部經理核准，確定供應商;超過1萬元的採購訂單，其價格提交總經理核准後確定供應商。

　　3、採用集中採購方式採購的供應商確定，必須呈送總經理核准。

　　第十一條訂購作業

　　1、採購人員接獲經核准之供應商後，應以本公司出具《購銷合同》，或供貨商出具《購銷合同》形式向供應商訂購物料，並以傳真形式簽字確認。

　　2、若屬一份訂購單多次分批交貨的情形，採購人員應於《購銷合同》上明確註明。

　　3、採購人員應控制物料訂購交期，及時向供應商跟催交貨進度。

　　第十二條驗收與付款

　　1、依相關檢驗與入庫規定進行驗收工作。

　　2、依財務管理規定，辦理供應商付款工作。第三章採購物品之品質管理

　　第十三條採購品質檔案資料要求

　　物料訂購前，本公司應提供下列檔案資料，或在《購銷合同》、採購合約內予以明確規定：

　　1、訂購物料之規格、圖紙、技術要求等。

　　2、產品技術精度、等級要求。

　　3、各種檢驗規範、標準或適用規格。

　　4、所需之產品認證要求或工廠品質管理體系認證要求。

　　第十四條合格供應商之選擇

　　物料採購，除經總經理特准外，均需向合格供應商訂購。合格供應商一般要求符合下列條件：

　　1、經本公司供應商調查，列入《合格供應商名錄》內的供應商。

　　2、提供的樣品經本公司確認合格。

　　3、類似物料以往採購之良好記錄。

　　第十五條品質保證之協定

　　物料採購，應由供應商承負品質保證之責任，並在訂購前明確，本公司要求供應商承諾下列品質保證：

　　1、供應商品質管理體系需符合本公司指定之品質保證系統、如ISO9000等。

　　2、供應商應保證產品製造過程的必要控制與檢測。

　　3、供應商應隨貨送交其出貨品質檢驗合格之記錄。

　　4、接受本公司必要之供應商調查。

　　5、保證對提供的產品在使用或銷售中發生的因供應商責任導致之不良的責任承擔與賠付。

　　第十六條進貨驗收之規定

　　供應商提供之物料，必須經過本公司倉庫、品管、採購等部門人員之相關驗收工作，主要包括下列幾項：

　　1、品質檢驗品管部依進料檢驗規定進行抽樣檢驗，以確定交貨品質是否符合品質要求。

　　2、處理短損根據點收、檢驗結果，對發生短損的，予以更正數量，必要時向供應商索賠;

　　3、退還不合格品對檢驗不合格之物料，退供應商進行必要處理，由此造成的損失，向供應商進行索賠;

　　第十七條品質糾紛處理

　　有關採購物料發生規格不符、品質不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統稱為品質糾紛處理。具體規定如下：

　　1、處臵依據以雙方事先約定之品質標準作為處臵依據，並於《購銷合同》上詳細說明，其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據。

　　2、採購物料退貨與索賠

　　***1***擬退回之採購物料應由倉管員清點整理後，通知採購部。

　　***2***採購部經辦人員通知供應商到指定地點領取退貨品。

　　***3***現貨供應之退貨，要求供應商更換合格之物料。

　　***4***訂製品之退貨，原則上要求供應商重做或修改至合格為止。

　　***5***確屬無法修復或供應商技術能力不足時，可取消訂單，另覓供應商。

　　***6***退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。

　　***7***雙方事前沒有明確訂購合約時，以實際造成本公司之損失向供應商索賠。

　　3、其它索賠規定

　　***1***供應商原因造成之交貨延遲，以實際造成本公司之損失向供應商索賠。

　　***2***破損短少情形，由供應商補足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實際發生狀況索賠。

　　***3***因供應商原因導致物料在使用或銷售中發現不良，造成本公司之損失，依實際發生狀況索賠。

　　***4***其他原因導致本公司之損失，依實際損失向供應商索賠。

　　第四章採購交期管理

　　第十八條採購交期管理是採購的重點之一，確保交期的目的，是必要的時間，提供生產所必需的物料，以保障生產並達成合理生產成本之目標。

　　第十九條依供應商評鑑辦法進行考核，將交期的考核列為重要專案之一，以督促供應商提高交期達成率。

　　第二十條對託收到而貨未到，或貨到發票未到，應及時通知經辦人，儘快查實情況。第五章付款方式

　　第二十一條付款方式

　　1、由採購部根據《請購單》、《採購詢價、議價單》、採購合同、進料驗收單、《入庫單》，向財務部請款。

　　2、財務部依合同規定之給付方式，與廠商結款，特殊情況需經總經理批准。

　　第六章採購人員工作職責

　　第二十二條對短缺物資，採購員要徵求使用單位意見，在使用單位同意後方能採購使用方願意接受的代用品，否則，出現後果由採購員負直接責任。

　　第二十三條採購人員必須按採購作業規範運作，對不按計劃要求及質量要求採購，造成的超儲積壓，損失均由採購人員承擔經濟責任。

　　第二十四條對採購員未能及時完成採購任務時，應及早報告部門主管說明原因，提出相應意見方案，採購部應及時與請購部門溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大事項，應彙報總經理。

　　第二十五條物資採購人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最優化、採購效率的最快化。

　　第二十六條採購人員必須遵守公司規章制度，按照規定的程式和標準採購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。

　　第二十七條採購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。

　　第二十八條採購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延採購及相關工作。

　　第二十九條為掌握瞬息萬變的市場經濟商品資訊，如價格行情等，採購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。

　　第三十條售後服務：對於採購物資，採購部在簽訂購買合同時，要明確服務約定。

　　1、採購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由採購部負責聯絡。

　　2、對於在使用過程中***保質期內、正常使用條件下***出現的質量問題，由採購部在規定時間內協調解決。

　　第七章附則

　　第三十一條本制度由綜合辦公室負責解釋。

　　第三十二條本制度自總經理辦公會議通過之日起實施。

　　二

　　一、目的

　　為加強公司物資***生產物資或生產裝置***的採購管理，規範採購操作規程，建立合格供應商網路，適時採購物美價廉的物資，以滿足公司正常的運營，特制訂本制度。

　　二、適用範圍

　　適用於公司各類生產物資***裝置***或大宗的採購。

　　三、採購及物流審批許可權

　　1、採購申請單

　　採購申請單由需求部門提出，審批許可權如下：

　　***1***估算金額在 元以內，由部門經理審批。

　　***2***估算金額在 元至 元之間，先由部門經理稽核，再由分管副總審批。

　　***3***估算金額在 元至 元之間，先由部門經理和分管副總稽核後，再由總經理審批。

　　***4***估算金額在 元以上***大宗採購***，由董事長加批。

　　2、採購訂單***或採購合同***

　　採購員根據已審批的採購申請單和市場詢價結果製作採購訂單，審批許可權如下;

　　***1***採購金額在 元以內，由採購經理直接審批。

　　***2***採購金額在 元至 元之間，先由部門經理稽核，再由分管副總審批。

　　***3***採購金額在 元至 元之間，先由部門經理和分管副總稽核後，再由總經理審批。

　　***4***採購金額在 元以上***大宗採購***，由董事長加批。

　　***5***採購金額在 元以上，財務經理附核。

　　3、驗收入庫審批許可權

　　1、入庫金額在 元以內的單據由部門經理審批。

　　2、入庫金額在 元至 元之間的單據由部門經理稽核，分管副總審批。

　　3、入庫金額在 元以上的單據由部門經理和分管副總稽核，總經理審批。

　　4、領用發貨審批許可權

　　1、出庫金額在 元以內的單據，由儲運部經理及領用部門經理共同審批。

　　2、出庫金額在 元至 元的單據，需分管副總加批。

　　3、出庫金額在 元以上的單據，需總經理加批。

　　四、物資採購流程

　　1、物資需求部門提供採購申請單，並完成必要稽核和審批手續。

　　2、採購部憑已稽核的採購申請單，製作採購訂單或採購合同***含報價***，在完成採購訂單的審批手續後，給供應商下達採購計劃，同時送採購訂單到財務部備案。

　　3、供應商送貨到指定倉庫，採購部給品質部開具請檢單、給儲運部開具收貨通知單。品質部進行來貨檢驗，並進行品質確認。儲運部根據品質部檢驗結果和供貨數量給供應商開具入庫單，入庫單一份給採購部、一份給財務部，一份給供應商，並在供應商送貨單收貨確認。

　　4、物質需求部門到儲運部領用已申購的物資。

　　五、支付流程及審批許可權

　　1、供應商憑公司儲運部簽字確認的送貨單到採購部對賬，產生一份詳細的對賬明細清單***同時附送貨單、入庫單***，採購經理簽字確認，對賬清單報送到財務部。

　　2、財務部對採購部的對賬清單進一步進行確認，由財務經理稽核。

　　3、供應商憑送貨單、入庫單、採購訂單、對賬清單、供貨發票到公司辦理審批手續：

　　***1***發票金額在 元以內，由採購經理稽核、財務經理審批。

　　***2***發票金額在 元至 元的，由採購經理稽核，財務經理和分管副總共同審批。

　　***3***發票金額在 元至 元的，需總經理加批。

　　***4***發票金額在 元以上的，需董事長加批。

　　六、供應商的管理

　　1、對於大宗或經常使用的物資，應建立相對穩定的供應商，並建立“供應商目錄”作為採購時詢價議價和供料的參考，應嚴格按ISO質量體系要求來運作。

　　2、對於經常採購的物資，應找兩家以上的供應商作為儲備或互動採購，貨比三家，採購價效比較高的物資。

　　3、根據供應商信譽狀況、貨源穩定性***品質、數量***、資金狀況等方面綜合考慮，把供應商分類A、B、C、D等幾類，並由此確定是否為長期發展或淘汰的供應商。

　　4、積極主動向供應商宣傳公司原料品質標準，並在品質和技術服務上給予必要的幫助，使其交貨及時、品質穩定且符合公司的質量標準。

　　5、對於交貨品質不符合質量標準，交貨數量不足，延誤交期，售後服務不良等情況的供應商，應採用末位淘汰法進行淘汰，並另行開發新的供應商。

　　6、採購人員應積極調查物資資訊，收集物資市場行情，積極開發新的供應商。新的供應商必須具備：營業執照***副本***、稅務登記證***副本***、組織機構程式碼證***副本***、產品檢驗報告、專利證書等一系列質資檔案。

　　七、採購紀律規定

　　1、各物資需求部門應根據生產經營需要，本著“節約、降本”的原則提交採購請購單。

　　2、採購人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最優化、採購效率的最快化。

　　3、採購人員必須做到廉潔自律、秉公辦事、不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。

　　4、採購人員應及時掌握市場動態資訊，自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質、保量的做好物資供應工作。

　　八、如公司採購員自行採購，則採購流程及審批許可權類同上述。

　　九、本制度從20xx年3月18日試行。

　　三

　　一、目的：

　　為加強採購計劃管理，規範採購工作，保障公司生產經營活動所需物品的正常持續供應，降低採購成本，特制定本制度。

　　二、適用範圍

　　本制度適用於公司對外採購與生產經營有關的經營性固定資產、材料及非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的採購***以下統稱為採購物品***。

　　三、職責許可權

　　1、總經理負責採購管理制度的審批;

　　2、副總、財務總監負責採購管理制度的稽核;

　　3、經營性固定資產、材料、配件等物品***物資***，非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的採購由人力資源與後勤部負責。

　　四、採購原則

　　1、詢價比價原則

　　物品採購必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。

　　2、一致性原則：

　　採購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，採購人員須及時反饋資訊供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經稽核後，差值不得超過請購量的5—10%。

　　3、低價搜尋原則：

　　採購人員隨時蒐集市場價格資訊，建立供應商資訊檔案庫，瞭解市場最新動態及最低價格，實現最優化採購。

　　4、廉潔原則：

　　***1***自覺維護企業利益，努力提高採購物品質量，降低採購成本。

　　***2***廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。

　　***3***嚴格按採購制度和程式辦事，自覺接受監督。

　　***4***加強學習，廣泛掌握與採購業務相關的新材料、新工藝、新裝置及市場資訊。

　　***5***工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。

　　5、招標採購原則：

　　凡大宗或經常使用的物品，都應通過詢議價或招標的形式，由企管、財務等相關部門共同參與，定出一段時間內***一年或半年***的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化採購程式，提高工作效率。對於價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整採購價格。

　　6、審計監督原則：

　　採購人員要自覺接受財務部或公司領導對採購活動的監督和質詢。對採購人員在採購過程中發生的違犯廉潔制度的行為，公司有權對相關人員依照公司《員工績效考核制度》等進行處罰直至追究其法律責任。

　　五、採購流程 1、採購申請：

　　物品***物資***需求部門根據生產或經營的實際需要，由企管部負責採購物品每月25日前、由人力資源與後勤部負責採購物品每季度最後一個月25日前提出採購申請，填寫《請購單》，請購單要求註明名稱、規格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等，若涉及技術指標的，須註明相關引數、指標要求。按採購申請流程，由各相關部門審批，經總經理批准後交人力資源與後勤部採購。各稽核環節對採購申請提出議異者，應於2個工作日內將意見反饋給採購申請部門。

　　2、詢價比價議價：

　　***1***每一種物品***物資***原則上需兩家以上的供應商進行報價。

　　***2***採購員接到報價單後，需進行比價、議價，並填寫《詢價記錄表》，按低價原則進行採購。

　　***3***屬下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。

　　3、樣品提供和確認：

　　***1***若須進行樣品提供和確認的，須確定送樣週期，由採購人員負責追蹤，收到樣品後，須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。

　　***2***對於需要儲存樣品的，須作封樣處理，以便日後作收貨比較。

　　4、供應商選擇：

　　***1***具有合法經營主體者。

　　***2***品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。

　　***3***信譽良好者。

　　***4***客戶認可的供應商。 採購人員須建立供應商資訊臺帳。

　　5、合同簽定：

　　***1***供應商經送樣審查合格後，由人力資源與後勤部與選定的供應商簽訂合同。

　　***2***交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。

　　6、進度跟催

　　***1***為確保準時交貨，採購人員應提前採用電話、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品***物資***能適時供應。

　　***2***若採購物品***物資***無法在預定時間內交貨的，採購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，並須重新和供應商確定新的交貨期，並知會需求部門。

　　7、驗收入庫：

　　採購物品***物資***到公司後，屬經營性固定資產、材料、配件等物品***物資***、非經營性固定資產、大宗勞保用品等經需求部門驗收，辦公用品等常用品經庫管驗收合格後，庫管開具《入庫單》，按流程辦理入庫手續。如驗收不合格的，由驗收部門通知人力資源與後勤部，2日內辦理換***退***貨手續。

　　8、對帳付款：

　　採購物品***物資***辦理入庫後，由採購人員憑《入庫單》按合同或約定的付款方式辦理付款手續。

　　六、考核：

　　凡違反本制度的人員，依照公司相關管理制度進行處罰。