採購部門工作流程

　　採購部門日常工作需要負責什麼?以下是小編為您整理的，希望對您有幫助。

　　如下

　　一、各類物品採購工作流程

　　1、倉庫補倉物品的採購工作流程：

　　倉庫的每種存倉物品，均應設定合理的採購線，在存量接近或低於採購線時，即需要補充貨倉裡的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“採購申請單”，且採購申請單內必須註明以下資料:

　　***1***貨品名稱，規格;

　　***2***平均每月消耗量;

　　***3***庫存數量;

　　***4***最近一次訂貨單價;

　　***5***最近一次訂貨數量;

　　***6***提供本次訂貨數量建議。

　　經何董事籤批同意後送採購部經理初審，採購部經理在採購申請單上簽字確認，並註明到貨時間。採購部經理初審同意後，按倉庫“採購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出採購意見，按酒店採購審批程式報批，經董事會批准後，採購部立即組織實施，一般物品要求之3天內完成。如有特殊情況，要向主管領導彙報。

　　2、部門新增物品的採購工作流程：

　　若部門欲添置新物品，部門經理或各餐廳總廚應撰寫有關專門申請報告，經董事會審批後,連同“採購申請單”一併送交採購部，採購部經理初審同意後，按“採購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出採購意見，按酒店採購審批程式報批，經董事會批准後，採購部立即組織實施.

　　3、部門更新替換舊有裝置和物品的採購工作流程：

　　如部門欲更新替換舊有裝置或舊有物品，應先填寫一份“物品報損報告”給財務部及董事會審批。經審批後，將一份“物品報損報告”和採購申請單一併送交採購部，採購部須在採購申請單內必須註明以下資料:

　　***1***貨品名稱，規格;

　　***2***最近一次訂貨單價;

　　***3***最近一次訂貨數量;

　　***4***提供本次訂貨數量建議。

　　採購部在至少三家供應商中比較價格品質,並按酒店採購審批程式辦理有關審批手續，經董事會批准後，組織採購。

　　4、鮮活食品凍品的採購工作流程：

　　蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的採購申請，由各酒吧、各部門總廚或主管

　　，根據當日經營情況，預測明天用量，填寫每日申購單交採購部，採購部當日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。

　　5、燃料的採購工作流程：

　　採購部根據營業情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油採購申購計劃，填寫採購申請單,按酒店採購審批程式辦理，並組織實施。

　　6、維修零配件和工程物料的採購工作流程：

　　工程倉日常補倉由工程部填寫“採購申請單”，且採購申請單內必須註明以下資料:

　　***1***貨品名稱，規格;

　　***2***平均每月消耗量;

　　***3***庫存數量;

　　***4***最近一次訂貨單價;

　　***5***最近一次訂貨數量;

　　***6***提供本次訂貨數量建議。

　　大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預算,並根據預算表專案填寫採購申請單***工程預算表附在採購申請單下面***,且採購申請單內必須註明以下資料:

　　***1***貨品名稱，規格;

　　***2***庫存數量;

　　***3***最近一次訂貨單價;

　　***4***最近一次訂貨數量;

　　***5***提供本次訂貨數量建議。

　　以上採購申請單經何董事籤批同意後送採購部經理初審，採購部經理初審同意後，按“採購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出採購意見，按酒店採購審批程式報批，經董事會批准後，採購部立即組織實施.

　　二、採購工作流程中須規範事項:

　　1、所有的採購申請必須填寫一式四聯，採購申請單經部門經理核籤後，整份共四聯交給資產會計，資產會計複核後送董事。

　　2、採購申請單一共四聯，在經審批批准後：第一聯作倉庫收貨用。第二聯採購部存檔並組織採購。第三聯財務部成本會計存檔核實。第四聯部門存檔。

　　3、稽核採購申清單：收到採購申請單後、採購部應作出以下複查以防錯漏。

　　***1***籤置核對：檢查採購申請單是否部門經理籤置，核對其是否正確。

　　***2***數量核對，複查存倉數量及每月消耗，決定採購申請單上的數量是否正確。

　　4、邀請供應商報價。

　　三、貨比三家工作流程：

　　每類物品報價單需要最少三家作出比較，目的是防止有關人員從中徇私舞弊，保證採購物品價格的合理性。酒店採取三方報價的方法進行採購工作，即在訂貨前，必須徵詢3個或3個以上供應商報價，然後確定選用那家供應商的物品，具體做法是：

　　1、採購部按照採購申請單的要求組織進貨，填制空白報價單，

　　包括：①填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產地、規格、型號、數量、包裝、質量標準及交貨時間，送交供應商***至少選擇3個供應商***，要求供應商填寫價格並簽名退回。②對於交通不便或外地的供應商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應把詢價結果填在報價單上並記下報價人的姓名，職務等。③提出採購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交評定小組審批。

　　2、評定小組根據採購部提供的有關報價資料，參考採購部的意見，對幾個供應商報來的貨品價格以及質量，信譽等進行評估後，確定其中一家信譽好、品質高、價格低的供應商，報董事會稽核.四、採購活動的後續須跟進工作

　　1、採購訂單的跟催

　　當訂單發出後，採購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。

　　2、採購訂單取消

　　***1***酒店取消訂單：

　　如因某種原因，酒店需要取消己發出之訂單，供應商可能提出取消的賠償，故採購部必須預先提出有可能出現的問題及可行解決方法，以便報董事會作出決定。

　　***2***供應商取消訂單：

　　如因某種原因，供應商取消了酒店已發出的訂單，採購部必須能找到另一供應商並立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應商必須賠償酒店人力、時間及其他經濟損失。

　　3.違反合同：

　　合同上應載明詳細細則，如有違反，便應依合同上所載處理。

　　4.檔案儲存：

　　所有供應商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,並連同

　　採購人員自購物品價格資訊每天須錄入至採購部價格資訊庫.

　　5.採購交貨延遲檢討

　　凡未能按時、按量採購所需物品，並影響申購部門正常經營活動的，需填寫《採購交貨延遲檢討表》，說明原因及跟進情況並呈財務部及董事會批示。

　　6.採購物品的維護保養：

　　如所購買的物品是需要日後維修保養的，選擇供應商便需要注意這一項.對裝置等專案的購買，採購員要向工程部諮詢有關自行維護的可能性及日後保養維修方法。同時，事先一定要向工程部瞭解所購物品能否與酒店的現有配套系統相容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。