會議安排注意事項?

General 更新 2024-11-19

會議策劃的注意事項

我以前是在悠會網預訂會議室，後來發現他們網站會議管理知識也很多，下面我找了一部分從他們網站，具體你自己去他們網站看吧。一、需要做些什麼？

會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。

二、誰來籌劃會議？

從祕書到公司總裁,每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。無論是專職還是兼職，最終結果是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

會議籌劃者的任務：

1）制定計劃,確定必須要做的事項以滿足會議的需要並達到會議確定的目標

2）制定會議議程

3）瞭解可供使用的場所和設施情況

4）選擇或提議合適的場所

5）檢查並比較各項設施

6）安排交通事宜

7）協調會務工作人員的活動

8）制定可行預算或按既定預算安排有關工作

9）確定各項工作的時間安排

10）視察選定的場所和設施

11）與各有關方面進行接洽（旅行社等）

12）同會議發言人和各位貴賓進行聯繫

三、在你籌劃一個會議時,你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果,如果你們的意見相符,你就可以策劃會議內容了。

會議內容：

1.會議主題

2.會議目的

3.會議時間:x年X月X日至X日共幾天

4.會場地點及主會場

5.會議組織：主辦單位、承辦單位、協辦單位、支持單位

6.邀請嘉賓、參加人員和人數

7.大會主持人

8.會務負責人

9.議題：會議主要幾點內容

10.會議日程表和議程

11.其他活動

12.會場各項佈置

13.組織與分工：領導組、各小組及工作職責

會議活動的細節安排應注意哪些問題

預估到會人數，並做一定的預留空間；設置大概的會議預算；是否需要製作邀請函及佈置會場，並確認設計及製作商；會議是否需要特殊的視聽設備

會議注意事項

開會注意事項

入或離開會場要服從指揮，注意秩序，不一哄而上，不爭先恐後，以免造成擁擠堵塞和防止事故。集會中應注意遵守會場紀律，不隨便走動或發出聲響，不做破壞會場氣氛，恭候報告人到來。當報告人到來時，會場應立即安靜下來，並報以熱烈的掌聲。在報告過程中，每個應端坐靜聽，不交頭接耳竊竊私語，不打瞌睡，不無故中途離席。報告人說到精彩處應鼓掌表示贊同，報告結束，也應以長時間的熱烈掌聲，以表示感謝。

集會時如有上級領導或客人蔘加，應在他們到達時以熱烈的掌聲表示歡迎，離場時應讓領導或客人先走，並以熱烈的掌聲歡送。

（1）守時

無論是開會、赴約，有教養的人從不遲到。他們懂得，即使是無意遲到，對其他準時到場的人來說，也是不尊重的表現。

（2）談吐有節

注意不隨便打斷別人的談話，先聽完對方的發言，然後再去反駁或者補充對方的看法和意見。

（3）態度和藹

在同別人談話的時候，總是望著對方的眼睛，保持注意力集中；而不是翻東西，看書報，心不在焉，顯出一副無所謂的樣子。

（4）語氣中肯

避免高聲喧譁，在待人接物上，心平氣和，以理服人，往往能取得滿意的效果。扯開嗓子說話，既不能達到預期目的，反而會影響周圍的人，甚至使人討厭。

（5）注意交談技巧

尊重他人的觀點和看法，即使自己不能接受或表示同意，也不當著他人的面指責戶方是"瞎說"、"廢話"、"胡說八道"等，而是陳述己見，分析事物，講清道理。

（6）不自傲

在與人交往相處時，從不強調個人特殊的一面，也不有意表現自己的優越感。

（7）信守諾言

即使遇到某種困難也不食言。自己講出來的話，要竭盡全力去完成，"身體力行"是最好的諾言。

（8）關懷他人

不論何時何地，對婦女、兒童及上了年紀的老人，總是表示出關心並給予最大的照顧和方便。

以上僅供參考，那些細枝末節的事情需要你去完善咯！

為什麼要召開會議，會議的種類及注意事項

一、會議的主要作用和意義

會議是企業管理的一種有效形式和手段，是提高工作質量和工作效率的一種有效途徑，也是企業文化的一種具體表現，具有以下作用和意義：

1、讓大家相互學習交流，相互認識提高，加強理解和配合；

2、讓信息及時、準確傳遞，利於快速落實執行，節省時間，提高了工作質量和工作效率；

3、相互探討、集思廣益，有利於企業的科學決策；

4、統一思想、統一認識，便於行動的準確性和高效性；

5、促進、培養了員工主動思考、善於表達交流的能力和習慣，提升了團隊的能力和素質；

6、促進、培養了部門負責人的統籌計劃和分析總結的能力和習慣，管理水平也隨之提升；

7、企業管理人員能夠及時瞭解員工的思想動態和工作狀況；

8、加強員工對企業管理的理解，對企業發展前景的瞭解和認識，樹立信心，鼓舞士氣；

9、企業領導能夠及時發現問題，分析原因，總結經驗，改進工作；

注意事項：

1、會議時間要明確，做到準時開會，準時結束，提高會議質量和效果；

2、涉及到需要討論的內容，組織人需提前通知相關人員，便於大家充分思考；

3、會議前要做好準備工作，提供相關報表、數據，便於會議討論交流；

4、會議前5分鐘進場簽到，會議時手機調整到靜音或者振動狀態，原則上不得接聽電話，特殊情況，需經會議負責人同意；

5、會議組織人要安排人進行會議記錄（見：會議記錄本）、照相等，會議結束時大家簽字。會後在2個工作日內進行整理，以電子版形式發給企業負責人查看、存檔，重要會議要整理成《會議紀要》，會後發給相關人員落實執行；

6、嚴格控制會議時間，提高會議質量，把握會議主題，避免會議東扯西扯，漫無邊際。非會議主題內容或者需要較長時間討論的內容，則可以組織相關人員會後交流，如果的確需要在會上討論的，要跟大家解釋說明；

7、入會人員要付出組織人的安排，維護會議秩序，在討論時，注意語氣和溝通方式，儘量不要打斷別人的發言，同時要做好現場記錄工作；

8、學習培訓會議，需要事後提交《學習培訓體會》，以電子版形式發給部門負責人及會議組織人；

如何參加會議及注意事項

1、記好記錄：

參加會議的時候要準備好會議記錄本和筆，認真記錄會議的內容，不能什麼都不帶就去參加會議了，這是對工作不負責的表現。

2、找準位置：

按照要求進入會議場，找準自己的位置，或單位所在的位置，不要隨意的就坐下，亂了會議座位安排。

3、認真聽會：

會議期間要認真聽，不能打瞌睡，或者看報紙，雜誌，做與會議無關的事情，更不能隨意的走動，出入會議場，這是對人的尊重，也是尊重自己。

4、不玩手機：

會議期間，要把自己的手機關機，不能玩手機，更不能接打手機，干擾會議的紀律，也容易引起其它參加人員的注意力，打亂開會人員的思路，都是不尊重人的表現。

5、請勿吸菸：

會議期間，男士不要吸菸，一是人太多了，聚居在一起，空氣本身就不好，還不容易流通，吸菸的話會讓會議室煙霧繚繞的，根本不成樣子了，還影響他人健康。

6、禁止聊天：

會議期間，不要進行竊竊私語，聊天，不要把開會看出了熟人同事聚會，好久不見聚到一起就說個不停，會議開始了，還在私下小聲說話，顯得自己太沒有修養了。

聯繫安排會議要注意些什麼

一、會議概述

會議的涵義與作用

組織會議，簡稱“辦會”，是祕書工作的重要內容之一。

什麼是會議?簡單地說，三個人以上、聚合在一起、就某個或某些議題進行討論或解決，就是會議。兩個人談話或討論叫交談或會談，三個人以上，沒有主持人又沒有中心議題的談話叫閒聊。

另外，眾多人聚合在一起，也有主持人或主辦人，但不是為了討論或解決問題，而是為了顯示某種精神或力量，或是為了同一個目標而進行的有組織的活動，也被稱作什麼“會”。前者如慶祝會、歡迎會、聲討會等；後者如運動會、展銷會、追悼會或者宴會、舞會，等等。這些“會”，只是聚會，“會而不議”，和我們這裡討論的“會議”在性質上和作用上是有區別的。

通常，召開會議需要一定的時間，在一定的地點，正式的會議還要冠以能反映會議內容、性質、人員、時間、地點等完整而確切的名稱。

(1)會議可按不同的標準劃分為不同的類別。

按內容、性質，分為代表大會、工作會議、學術會議、聯席會議等；如按會議的形式，可分為小組會、座談會、報告會等：按與會人員的成分，可分為黨委會、董事會、記者招待會等；按照人數、規模，可分為大型會議、中型會議、小型會議;按照會議召開的規律或日期，可分為定期例會、臨時性會議；此外，還有按會議的範圍、地區、時間分類的。

(2)會議的作用。

無論什麼會議，總要圍繞中心議題進行討論，總希望弄清什麼問題，或解決什麼問題，或得出什麼結果。總之，要達到預期的目標，這是就會議的整體作用而言的。比如，通過交流，取得了新的信息；經過討論，集思廣益，取長補短，形成了正確的意見；通過表決，多數或一致作出了決定或決議；通過聽取別人的報告或發言，受到啟發或教育，等等。

會議的作用還應該從每一個與會者所起的作用來認識。會議與會者一般有三種人：

一種是會議的主持人或召集人，一種是參加會議的正式成員，還有一種是受邀請參加或列席的人員。這三種人員都應起到自己應起的作用。

另外還有一種人員，既非主持人或正式與會者，又非受邀請者或列席者，但他們都參加會議。自始至終為會議服務，對支持和保證會議取得預期效果起著不可替代的重要作用，那就是祕書。

會議的要素

一般來說，會議有六個要素，即：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點。下面分別介紹之。

與會者

與會者就是參加會議的正式成員，包括主持人，也包括祕書，但不包括在會場上的其他服務人員。人們被召集來開會，是要花費一定時間和精力的，而時間和精力在某種程度上就是效益，就是財富，只能創造，不能浪費。因此，從原則上講，參加會議的人應做到：該參加的一個不少，不該參加的一個不多。

具體地說，與會者應具有必要性、重要性、合法性。

必要性。這是指與會者必須是與會議直接有關的人員，也就是符合會議確定範圍。有權瞭解會情、提出意見、表示態度、作出決定的人；或是能提供信息、深化討論、直接有助於會議達到預期效果的人。

重要性。這裡指的是與會者雖與會議沒有必然的、直接的關係，但卻有利於會議的進展或擴大效果的人員。這些人員通常是臨時邀請的。

合法性。這是指有些重要的會議，與會者必須具有合法的身份和法定的資格。如：人民代表大會的與會者必須是依法選舉產生的各級人民代表；黨的代表大會首先必須是黨員，其次必須是各級黨組織全體黨員選舉產生的代表；公司董事會或股東大會的與會者必須是按照公司組織法和公司章程正式確定的董事或股東，等等。

有些會議組織者不注重與會者的必要性、重要性和合法性。而只顧壯場面、求熱鬧，或是利用會議向上攀、拉關係．造成開幕式、閉幕式、......

會務工作流程及注意事項？

會務工作流程：確認來訪人數、性別、到達時間，安排下塌酒店，發放資料，協助出席嘉賓相關事宜。