很多企業的成本管理很細緻，可影印機、印表機的管理和成本細分卻是筆糊塗賬。不能細分到部門甚至是個人。有些單位雖然使用了列印監控軟體，管理的僅僅是列印部分，但沒有對影印部分進行有效管理，管理並不完整。
工具/原料
影印機刷卡管理系統
方法/步驟
目前影印機管理採用的方法大約有以下5種：
一、設立影印登記制度，影印進行記錄。看起來很正規，可問題是：
月底誰來統計每個人的使用量，尤其是一個單位有多臺影印機在不同位置，有多個登記本的時候，誰來合計？沒人管的記錄，還不如不要浪費那個登記本。
二、每個使用者設一個密碼，問題是：
1、使用者多的時候，設定密碼不方便。（設定後要記錄，然後再分配給每位使用者？）
2、變更密碼不方便。使用者忘記密碼、或離職、或新員工入職時，如何解決密碼的設定？（是服務商還是公司的影印機管理者來操作？）
3、列印統計不方便。另外每臺電腦都要設定密碼列印，更換電腦時，會產生設定的問題。
4、影印統計不方便。統計影印時，要到影印機那裡一個賬戶一個賬戶地檢視，公司影印機多或使用者人數多的時候，統計是個大麻煩。
三、每個部門設一個密碼，問題是：
1、使用量、使用許可權無法細分到個人。
2、一個員工調換部門，部門密碼就需要變更。
3、部門密碼就真的保密嗎？
四、控制空白影印紙，問題是：
1、紙是領走了，但列印了什麼檔案、是否使用了彩色，單位並不知道。
2、每次影印要自己放紙，一天到晚就聽拉推影印機紙盒的聲音了，影印機紙盒也容易損壞。
3、最重要的是為了節省辦公，如果花在領紙、管紙上的時間成本、人工成本並不是小數的話，或許不去管還更省錢。
五、專人管影印機，問題是：
1、一年的人工成本多少？
2、管理員離開位置，影印機無法管理或無法使用。
上述5種方法都不理想，其實解決影印列印統計，並控制使用成本並不複雜，最好的解決方案是：使用影印列印管理系統，實現單位所有的影印機和印表機自動管理和統計。
影印、列印、掃描自動管理的好處是：
一、節省費用：每個人彩色與黑白、影印與列印的使用許可權可根據需要個性化配置，比如禁止彩色影印或彩色列印的許可權，或限制印量等。刷卡才能打印出來，避免了打印出檔案沒人取或亂取的浪費，彩色列印還可以強制用黑白輸出。
二、漫遊列印：不裝刷卡的話，發出列印命令後如果影印機/印表機正在使用，要等用完才能輸出列印件，去取列印件時，如果發現影印機/印表機故障而換裝置列印，容易出現原裝置故障排除後，發生重複列印的問題。裝了刷卡後，可到其它影印機/印表機（包括不同品牌）刷卡輸出，重新列印的麻煩和重複列印的問題，都不會發生。
三、保密列印：列印件刷卡才輸出，輸出時間可自由掌握，避免輸出的檔案遺留在列印裝置上，造成的洩密。
四、掃描便捷又安全：影印機使用刷卡掃描到郵箱時，不用再在影印機上給每個人設定一個郵箱了，刷卡掃描可自動將掃描件發到軟體使用者帳戶裡預先設定好的1個或N個郵箱，既解決了掃描到共享資料夾時資訊不安全的問題，又解決了傳統掃描到郵箱時，要在每臺影印機給每個人設定郵箱的麻煩，和設定複雜的問題，以及更換影印機要重新設定郵箱的問題。（傳統掃描到郵箱，人數多的時候、員工入職/離職的時候，設定或刪除郵箱的工作是不是很繁瑣？供應商是不是怕麻煩，而沒有采用比掃描到共享資料夾安全的掃描到郵箱方式？或者沒有全部設定掃描到郵箱？甚至沒有介紹出租的影印機可以掃描？甚至說出租的影印機不能掃描？）
五、自動統計：通過刷卡影印、刷卡列印，每個人在不同品牌型號影印機、印表機上的使用量，都自動統計到系統後臺的賬戶，一張都跑不了，可以方便地按部門印量、個人印量、月印量、彩色印量、最大用量等條件進行統計，成本的細分不僅能到部門，還能精確到個人。
六、統計準確：使用量以系統管理後臺的記錄為準（掌握在使用者手裡），而不是以影印機的計數器為準（掌握在服務商手裡），徹底解決租賃或全包服務中，不良供應商虛增使用量（調高計數器）的問題。
七、內容監控：可監控列印的檔名，甚至列印內容、影印內容，有效控制私用。
八、防網路阻塞：列印採用網路共享方式，列印資料先傳到伺服器上，刷卡時才傳到印表機，不像網路列印，列印資料直接傳到印表機上，在列印量大，或瞬間列印量大時，可能會阻塞網路。
