在行政公文格式的製作中,筆者以為應著重理解和掌握以下重點格式專案和疑難問題。
一、發文機關、主送機關、抄送機關三者的區別
發文機關,是檔名稱,又稱版頭,一般由發文機關稱渭加“檔案”二字組成,位於文頭中央,用套紅大字,俗稱“紅標頭檔案”。發文機關應用全稱或規範化簡稱。聯合行文,主辦機關名稱排在前,協辦機關名稱排在後。
主送機關,俗稱“擡頭”,是指負責處理、執行公文的機關,位於標題的左下方,頂格書寫,主送機關後面用冒號。除決定、公告、通告、會議紀要等公文外,公文一般都寫主送機關。上行文和平行文,往往只寫一個主送機關,其中請示強調單頭主送。普發性的下行文,主送機關較多,應按系統級別排列。有些下行文,如批覆,一般只有一個主送機關。明確主送機關,是公文發出後能否得到及時處理的關鍵,因此,必須根據公文內容辦事意向和機關隸屬關係及職權範圍來確定行文關係,避免出現黨政不分或隨便越級等主送不明確的現象。
抄送機關,是指需要知道公文內容,但不負責處理公文的機關。它位於文尾部分。這一格式專案在製造時,對上級機關一般寫“抄報”或“報”,對同級機關不相隸屬的機關和下級機關寫“抄送”或“發”。抄送的目的,在於溝通訊息,增進了解,協調關係。例如對下級機關的重要行文,應當抄送給直接的上級機關;受雙重領導的機關的請示,在將該請示主送給某一上級機關的同時應抄送給另一上級機關;因特殊情況而越級請示時,應當抄送所越過的上級機關。
從以上分析,可以看出發文機關、主送機關、抄送機關是有著本質區別的三個格式專案,分別標示在文頭、正文、文尾三個部分。儘管主送機關和抄送機關都是受文機關,但主送機關是負責處理、執行公文的機關,而抄送機關只需要瞭解公文內容並不負責處理公文。兩者有明顯的區別。
二、祕密程度的三個等級與其識別標誌的三項內容
祕密等級簡稱密級,是指公文內容祕密程度等級。祕密公文分絕密、機密、祕密三級。根據《保密法》規定,絕密、機密、祕密分別是最重要的、重要的、一般的國家祕密,洩露了會使國家的安全和利益遭受嚴重損害。密級的確定,要根據公文內容,按照《保密法》規定,從維護國家的安全和利益出發,堅持既有利於保密,又方便工作的原則,嚴格閱讀範圍,準確劃分密級和確定保密期限。
祕密公文的三個等級與祕密公文三個識別標誌是兩回事。密級和保密期限一經確定,就應在文頭的左上方作出識別標誌。《國家祕密檔案、資料和其它物品標誌的規定》指出,國家的標誌為五角星★,五角星前標密級,五角星後標保密期限。保密期一年以上的,以年計;不滿一年的,以月計。如機密★3年,祕密★6個月。為了加強管理,絕密或機密公文,在其識別標誌的上端應標上份號,即該公文的印刷序號。