在財務上,每年和往來單位都需要對賬,比較標準的就是發詢證函。我不是財務專業的,這次參與這一過程,覺得值得寫個分享,就來比劃比劃。希望能幫到大家,給大家提供個參考。不要見笑哦~~~
工具/原料
電腦
電話
方法/步驟
第一步,當然是按照財務的標準模板把本次詢證函所需內容確定下來。比如所用的審計單位名稱啊,要稽核的時間啊,等等,都要標註清楚。我在下面的表格裡面做了備註。
下面是確定本次要詢證的時間、金額,等專案。一般詢證都是一年的,本次舉例是想說明,還可以寫多年。有時候審計工作需要。
下面就是需要簽字蓋章的位置,在第一步已經寫明什麼情況,在哪個位置簽名蓋章,和如何寫明事由了。正常一般是在左下角這裡簽名蓋章,經辦人就可以。最好蓋公司財務章,因為是財務詢證。
下面就是聯絡其他單位的問題了,當然,我們一般都是通過常規手段,打電話、qq、msn,什麼的都可以,目的只要達到了,就OK。
接著就是把填寫完畢的表格,發郵件或是傳真給其他單位。用的郵箱,如果單位有對公的,就最好用對公的。如果沒有,用私人的工作郵箱即可。把需要注意的內容,也寫在郵件內,儘量使工作做的穩妥。
我是先請人家核對,核對完發掃描件給我,再次自己核對。反覆核對沒有問題之後,請人家把原件郵寄到我們單位。
等收到人家的原件之後,再寫一封答謝郵件。對公務,還是客氣一些,更能取得別人的支援。
注意事項
反覆核對單位名稱、金額等
聯絡措辭要客氣