出貨流程制度
為了規範網上商城的發貨流程,保證訂單有效管理,貨物及時配送,貨款準確無誤,從而確保客戶滿意,特制定本制度。所有發貨的事項必須經一定的審批程序和嚴格的程序,嚴禁在審批手續不全或程序混亂的情況下發出貨物。
出貨制度
1、訂單受理
客戶下單後,如果客戶選擇的是網上付款,則需等待確認貨款全額到款後,即安排發貨;如果客戶選擇的是貨到付款,在接收到客戶的下單來電時,客服應跟進核實客戶的訂單信息,並確認地址。
2、備料配貨
倉庫查在後臺查看客戶訂單信息,注意商品的貨號、編碼、規格、數量、貨款信息以及時間等信息,如果庫存充足,即可核對訂單信息,可配貨打包商品,但不封箱。打包時間應在30分鐘以內。如若庫存不足,倉庫則需要將採購單提交採購文員,採購文員需聯繫供貨商,並安排供應商發貨。倉庫清點驗收,貨物入庫。
3、交接貨物
倉庫張貼客戶收貨明細,倉庫與速遞員交接貨物,快遞簽字,然後封箱。
注:運單一式五聯,其中客戶、快遞、倉庫、客服、財務各一聯。
4、物流跟蹤
物流人員與快遞員保持緊密聯繫,知曉貨物的配送情況。及時處理意外狀況:
A)如果顧客未收到貨物或顧客簽收時發現貨物損壞,物流員要及時聯繫快
遞公司瞭解情況並索賠,同時為客戶重新配送貨物或退款。
B)如果出現收貨地址錯誤情況,則由客服聯繫顧客取得正確收貨地址,並
通知快遞公司。
5、貨款結算
如果客戶選擇網上支付,出納人員每天與客服對接,確保客戶信息與款項相對應。每週出納與客服對一次帳。如果客戶選擇貨到付款,財務專員與快遞對接,及時結算款項。
6、發貨統計、單據保存
訂單完成之後,所有發出貨物要錄入《同城樂購網上商城發貨統計表》,同時打印保存《同城樂購網上商城發貨單》。
7、退貨換貨流程
在訂單產生以後,貨物還未送達客戶手中的過程中,客戶提出取消訂單的要求,客服需聯繫客戶並確認信息。之後聯繫此訂單的速遞員,快遞發回貨物。
客戶收到商品後,不滿意商品要求退換貨,聯繫客服,客服上報營銷部經理,營銷部經理根據退換貨的原則要求確定是否退換貨,如可以退換貨,客服登記退換貨信息,如果是退貨,速遞員取回貨物退還錢款,客戶確認退款簽字;如果是換貨,速遞員則按要求送達換的貨物,客戶確認簽字。
貨物配送中,客戶要求取消訂單,客服確認信息,聯繫快遞返回。
貨物已達客戶手中,客戶向客服申請退換貨,客服上報營銷部經理,
營銷部經理確認是否符合退換貨要求。如符合,客服登記信息,快遞
換貨 ,客戶簽字確認,如退貨,快遞退款,客戶簽字。
在涉及各部門的工作時,各部門負責人承擔相應責任。
原作者： 賀凡