到底是人還是制度的原因？或者這本來就是個偽命題
近期，集團下屬單位連續出現兩起會計人員挪用大額資金案件。大致情況如下：第一起：挪用人員會計；挪用銷售回款，金額800萬；時間3年；單位財務部門人數2名；從小額開始挪用，膽子越來越大，挪用筆數145；經營部門和財務部門不核對數據；上級財務部門不和客戶對賬；註冊會計師審計和內部審計以及債權專項審計均為發現；財務專用章和法人章未分開保管。第二起：挪用人員出納；挪用單位銀行存款，金額500萬；時間6個月；單位財務部門人數4名；從小額開始挪用，膽子越來越大，挪用筆數37；未被註冊會計師和內部部門審計過；財務專用章和法人章出納保管。
集團高層領導非常重視，並親自和下屬各單位的總會計師、財務科長面談。集團一把手面談主要是問下屬單位的總會計師和財務科長，為什麼會發生這樣的事情，以後如何防範這樣的事情再次發生。會上，下屬單位總會計師和財務科長均提出是人的素質和道德問題，制度是有的，但是沒有被有效執行。
我們集團下屬獨立核算單位近千家，企業層級架構複雜，銀行賬戶眾多，雖然近幾年合併了一些單位，清理了一些銀行賬戶，但是由於下屬單位和其分子公司經常處於業務整合以及重組中，人員變動頻繁，部門商貿公司資金流量巨大，平均一年就發生一起被騙的大額資金損失事件，但是財務人員挪用案件發生的次數不多。是不是存在許多起挪用還沒有被發現？是不是以後還會發生新的挪用或者非法侵佔資金事件？是不是這只是小概率事件，沒有什麼好辦法可以防範？我們集團有沒有必要引入專業的資金管理公司來強化資金監管？……集團高層領導一連問了許多是不是。
還好，他沒有問內部審計部門以後如何工作可以有效防止資金被非法侵佔的問題。不過，集團高層領導指示，立即成立專門工作小組，小組的主要任務是對下屬單位進行貨幣資金管理的風險評估和檢查，並出具檢查報告報其審閱。
我為什麼說，還好集團高層領導沒有問內部審計部門是不是有責任，是不是通過審計可以有效防止貨幣資金損失這些問題。因為我們的內部審計部門，雖然成立也有10多年，但是由於企業重財務輕審計的老觀念一直沒有被改變，因為內部審計部門的工作積極性一直不高，平時也就是進行一下離任和經營業績審計，而且審計程序不像註冊會計師的審計程序。起碼後者看起來有目標，有方法，有三級複核，理論的邏輯鏈條非常嚴密。我們內部審計部門幾乎就是拿著一份比較粗的審計方案（好像一直沒有什麼大的改變）單兵作戰，手高手低全靠個人主觀想法，出幾個發現的違反內部規定的底稿，經過組長的簡單複核就行了。用我的說法就是，太不專業了。記得黑格爾好像說過，存在就是合理的，我覺得也是，一個長期存在的現象，是一定有他存在的理由的，否則，為什麼會長期存在呢？
國營企業集團的內部審計，多一事不如少一事。多一事就多一個風險，既然審計部門之外的人，沒有對我們的審計工作方法提出什麼質疑，圈裡人何必難為圈裡人呢。要知道，規範了審計作業流程後，如果不按照流程工作而出現了審計失敗，審計人員是被追責的。這些年，內部審計的任務很重，而且人數相比財務部門也少很多很多，審計人的綜合素質呢，不用仔細思考就能得出答案。一個不被重視的部門，是很難吸引所謂的精英的，真的應了那句俗語，好的不願意來，壞的不願意要，結果不好不壞進入內部審計部門了。如果真的按照理論上的流程工作，先不說是不是能理解這個流程，就是照貓畫虎執行這個流程，時間、人手也不夠用。這個現實決定了，我們的內部審計部門，對發生這樣的事情的回答，一定不是說我們的人手不夠，而是玩一下專業術語“我的審計是抽查”，這樣的問題查不出來是很正常的。其實，所有的審計人員心理都明白是咋回事，上述兩起案件，函證一下銀行或者驗證一下應收賬款應該可以查出問題。
這次專項檢查，雖然沒有仔細梳理各下屬單位的業務流程，也沒有時間評估風險，但是通過審閱下屬單位填寫的調查問卷，通過和被檢查單位相關人員的溝通，還是發現了一些潛在風險。因為晚上還要去外地出差，這裡暫且憑記憶寫一些，共大家參考，也希望大家多提出一些實際中正在使用的防範資金風險的辦法。
一、本次檢查發現下屬單位貨幣資金管理的一些風險點
1、不通過單位的收據或者不用提供收據就可以收取現金的情況
本次檢查發現，下屬很多單位收款業務的收據管理不規範，比如沒有建立領用保管等嚴格的票據管理制度；很多付款單位或者人不主動要收據或者發票。比如我們下屬單位的出租房的租金收入，旅**業的旅遊收入，收取的水費、電費收入，收取的取暖費收入，廢舊物資單位銷售廢舊物資的收入，向個體戶或者不需要發票的單位收取的各種代理費性質的收入。
2、隱匿或者銷燬和收入相關的資料。
本次檢查發現，下屬很多單位和收入相關的原始資料提供不出來，藉口就是這些經營數據上級沒有保管要求，我們是依據發票入賬的，錯不了。這裡不排除個人人員或者部門非法侵佔收入款項，但更多的是單位集體作弊，為了能夠支付一些非正常的開支，故意私存私放單位的貨幣資金。由於業務部門沒有建立收費臺賬或者收費臺賬登記不及時、不完整等原因，經常和財務對不上賬，這種對不上賬的情況竟然被上級機構默許，及時上級單位檢查的時候提出這個問題，也是拖著一直沒有整改過。記得幾年前，就有某個下屬單位業務收費臺賬管理不規範，截留取暖費等收入1000多萬元形成小金庫。
3、出納核對銀行存款調節表，月末編造虛假銀行對賬單，矇蔽記賬人員；有的單位會計人員核對調節表的時候不是逐筆核對，對於一入一出的空中飛業務根本核對不出來。對於每月資金流入流出筆數非常多的單位更容易發生截留已經打入單位銀行賬戶的資金。
4、出納雖然不管理印章了，但是財務專用章以及法人章或者沒有分開保管，或者保管不上鎖，或者不認真審核出納填寫的銀行結算票據就蓋章。
5、未經上級審批或者備案，擅自開立銀行賬戶。
一般擅自開立的賬戶，其資金流入流出都不能納入上級單位的監管，容易出現違紀問題，或者出現不按照上級單位的相關規定使用資金，如將基本賬戶的資金辦理協議存款業務，非法截留利息收入。總之，一個下屬單位的銀行賬戶都不願意上級單位知道，甘願冒著被上級單位處罰的風險而開立銀行賬戶，總是有一些不可告人的目的的。
6、對同一個供應商的結算款項有的時候使用現金，有的時候使用銀行轉賬方式；或者能轉賬支付的業務，以各種理由使用現金支付。
這種情況，極其容易發生虛列或者多列成本費用，套取單位資金的行為。總之，國家也好，上級單位也好，多次強調不得違反現金支付條例的規定支付現金，有些單位就是置若罔聞，為什麼？為了自己的小利益還是為了方便，還是真的是實際情況就如此。我的經驗，為了自己的小利益的居多。
7、沒有建立大額資金聯籤制度或者有的單位執行這個制度流於形式，常常化整為零。
大額資金不聯籤，很難防範單位資金被高層領導挪用。如果嚴格執行大額資金聯籤制度，許多限額以上的款項是需要上級審批的，可以有效防止下級單位的高級管理人員非法挪用資金。
8、關鍵崗位的人員沒有建立輪崗制度。
由於內部牽制制度的存在，單個人作案容易被發現。但是若是多人作案，就繞過了內部牽制制度的約束，牽制就會失靈。關鍵崗位的員工沒有適時實施輪換，及其容易導致集體作弊。本次檢查發現，很多關鍵崗位的人員沒有實施輪崗制度，藉口就是別的人一時半會也不會這種業務等。其實，關鍵崗位往往是油水大的崗位，人是不容易換的，領導使用也順手了。因此輪崗制度的建立很必要，輪崗制度的細化使它具有可行性也很重要，比如，為了保證某一個該輪崗的人去其他崗位，是否對準備接替這個崗位的人員事先進行培訓，使其能夠適應新崗位的需要呢。
二、我的困惑
總之，內部控制規範的要求，企業的一些相關規章制度，已經規定的很好了，這些規定是前人的教訓，一定是在沒有規定的時候出現過資金風險。有些規定看是大題小做，很多人麻痺大意。有的規定較原則，不能細化，是因為實際的經濟生活豐富多彩，需要從事實際工作的人靈活應用。但是，由於代理成本的存在，信息不對稱的原因，所謂的理性經濟人就利用信息不對稱的優勢，為了自己或者小團體的利益，利用上級或者更上級的檢查盲點明知故犯，而上樑不正下樑歪，具體經辦人也搭了便車。
我不認為為了控制這些問題而制定的內部控制的原理有多麼複雜，甚至就是一些常識。但是如果有效制止這些違反規定的行為，就很複雜。不是簡單靠制度就可以達到的。而不靠制度，又靠什麼呢?靠把所有的人教育成一個道德高尚的人嗎？這個能教育成功嗎？恐怕更難。因此，有些人說，這就是生活，這就是管理存在的必然性，否則許多管理人員就失業了。
我想說的是，防範資金風險，沒有制度是不行的，但制度是靠人執行的，靠人是最不現實的。不靠人，難道靠自動化裝置，靠機械智能？我覺得恐怕也不行，因為資金是人的資金，也是靠人管理才可以的，況且機械也是靠人操作的。因此，以上我也沒有提出什麼更好地內部控制方法，因為，我覺得國家的規定，教科書的原理闡述也算是很全面了。只要嚴格執行，也不會發生上面的案例的低級錯誤的。
關鍵是如何讓人嚴格執行？
我們集團存在許多年了，不能輕易說管理的一塌糊塗，規範制度還是很全的。但是，時不時的來個資金損失，一查原因，一定是低級的人犯了低級的錯誤才讓有些人有機可乘的。
這就回到了開頭說的，是人的因素，人的低素質造成的。應該加強人的職業道德教育才行。但是，人是不是最難教育的，我們這些學習會計的或者審計的人，是不是得請教倫理學家了？
反正，我的答案是誰也不請教。我就小心謹慎地，沉默寡言地，平平安安地，大事不糊塗地做我的審計就行了。工作之外呢？付出智慧和耐心和真心和領導和同事和被審計單位的相關人處理好各種關係，能交上幾個真朋友，更好。