要了解外貿跟單員工作流程，首先要知道外貿跟單員是幹什麼的。簡單來講，外貿跟單員就是根據合同，對外貿的各環節進行跟蹤和操作，協助外貿業務員工作。只有瞭解了外貿跟單員的工作職責，才能更好地制定外貿跟單員工作流程。
外貿跟單員
所謂外貿跟單員是指在進出口業務中，在貿易合同簽訂後，根據合同和相關單證對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關、結匯等部分或全部環節進行跟蹤或操作，協助履行貿易合同的外貿業務人員。 外貿跟單員按業務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類：
1.前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止;
2.中程跟單是指“跟”到裝船清關為止;
3.全程跟單是指“跟”到貨款到賬，合同履行完畢為止。跟單員按業務性質分又可分為外貿跟單和訂單跟單(生產跟單)。
外貿業務跟單工作流程
1、製作合同
客戶下單以後，核對產品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料輸入專家軟件裡做合同給客戶確認，如是做T/T30%，並讓其安排打訂金，待定金到帳後，再下購貨合同給工廠進行生產，如果是做100%前T/T，則可直接安排生產。無論是在做合同或購貨合同，一定要特別注意產品描述，數量，價格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協調好，以免以後趕不交期。下購貨合同到工廠後，要求工廠負責人籤回，存檔留底，如可以，可同時要求工廠提前算出訂單材積以準備以後安排訂艙拼櫃事宜。
2、商檢
需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同，裝箱單，發票。大概兩三天後，工廠在向當地商檢局申請辦好商檢後，傳真換證憑條給你，留存以便日後安排。換證憑條只顯示實際商品的第一項商品及總金額，有效期一般為三個月，實際金額可以小於換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重複使用。
3、辦理C/O或Form A
看所屬客戶是屬於哪一個國家或客戶的具體要求來辦理C/O或Form A。Form A是普惠制產地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個，可以享受減免關稅待遇。C/O是一般性原產地證書，只是證明貨物是產自中國的。一般原產地證書得到貿促會辦理，而普會制的話在商檢局辦理就可以了。在裝運期至少一個星期前辦理。不管你辦理的是一般產地證還是普惠制產地證，基本程序都是先在網上製作好資料(包括合同，發票，裝箱單等)後再發過去,待機器檢查合格後再由貿促會或者商檢局的人員再人工審單一次,合格後就可以去領取了。
4、驗貨訂艙
經常注意工廠訂單生產進度，在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如果可以，準備向貨代訂艙同時安安排驗貨人員驗貨。驗貨合格後，向貨代訂艙。如是客戶指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發貨人，收貨人，通知人，發貨港，目的港，櫃型，箱數，產品名稱，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天後，貨代訂好艙後會傳真進倉單給你，注意進倉單上面的截櫃時間，截補料時間，傳真給工廠，讓工廠按上面註明的時間內將貨物送進倉庫。如果是自己安排拖車拖櫃，則需填好拖櫃委託書，上面註明櫃型，拖櫃時間，裝貨地址，工廠聯繫人，聯繫電話等，與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖櫃。
注意事項
其實跟單很簡單就是做為客戶和工廠之間的橋樑做好協調管理工作，把信息即使地在兩者之間進行反饋。