啟事是以公開方式廣泛傳播資訊的文字材料,是人們日常生活工作中使用最為普遍的一個應用文種。啟事文辭簡短,結構簡單,但它的使用情形卻頗為複雜。在個人使用時,它的應用範圍十分寬泛,凡需公之於眾的事項,都適用於“啟事”;在單位使用時,啟事的使用範圍又要狹小得多,因為許多事項的公佈,另有其專門的對應的文種,比如:通告、公告、佈告、廣告、通知等。為避免誤用、濫用或漏用啟事,我們有必要全面、深入地分析啟事的應用情形。
一、當告知物件眾多時
當某個資訊涉及到眾多的相關人員,為圖簡便省事,就用啟事這種集約方式告知。這類啟事的告知物件是明確的,或知道姓名,或知道地址,或知道屬於某個單位、團體。但由於數量眾多,或通訊不便,一一告知有相當的困難。在媒體上用啟事告知,其資訊可以迅速、廣泛地傳揚。例如,某學校要校慶,要讓遍佈各地的校友得知訊息,就得到報紙上刊載啟事;某知名人士去世,為讓眾多親朋好友知悉,其家屬也要撰寫啟事以釋出訊息。這類啟事結束語都寫有“恕不一一相告”、“敬請相互轉告”等語句。企事業單位遇到告知物件眾多這類情況時,如果事情重大,會用通告,如果事情細小,或者想低調處理,則用啟事,例如:某汽車廠要回收某些有安全隱患的零件,雖然是個重大舉措,但仍用啟事。
二、當尋訪物件隱沒時
當某個告知物件不知蹤跡,隱沒在茫茫人海中時,啟事就可以大海撈針。尋訪物件有可能是作者本來認識,現在處於音訊杳然階段,如某些尋人啟事中的物件;也有可能作者本來並不認識該物件,而現在要依據某個特徵去尋找(這個特徵只屬於唯一的主體),如招領啟事中的尋訪。由於啟事張貼在街頭巷尾,或由廣播、電視或報紙等媒體廣泛傳播,所散發的資訊就會像魚網一般捕捉到所要告知的物件。這類啟事也許真正的告知物件只有一二個,但具有眾多的表面告知物件,這些表面物件會主動傳遞資訊,增強啟事的傳揚效果。企事業單位遇到尋訪物件隱沒這種情況時,一般也用啟事。因為通知、通告只有告知、約束性,沒有請求性,其所告知的物件應該是明確無誤的。
三、當徵召物件潛在時
像招聘啟事、招生啟事、徵文啟事、徵婚啟事等具有徵召性質的啟事,所告知的物件是不確定的,釋出者根本就不知道他們姓甚名誰,身處何方,只要符合某些特徵或條件,他們就屬於徵召物件或尋訪物件。啟事中所列寫的特徵和條件是比較寬泛的,不像尋訪類啟事那樣明確,只歸屬於少數的隱沒物件,也許有一大批人具備這徵召特徵和條件。之所以說他們是潛在的物件,是因為他們並不個個完全符合徵召條件,最後被錄用的僅是少數。這在徵婚啟事中表現得最為明顯,該類啟事訴求的物件很多,但真正要選取的只有一個。有的徵婚啟事末尾寫道:“不喜情書紛飛,單單等盼您一個”,這種表述,很能說明這類啟事潛在物件和實在物件之間的關係——在眾多潛在物件中,挑選一個實在的物件。由於企業的徵召行為多帶有經營性,所以,有時這類啟事會寫作“廣告”;由於行政機關的徵召行為多帶有管理性,所以有時這類啟事會寫作“通告”。
四、需鄭重宣告事實時
有些報上刊載的啟事,並沒有真正的訴說物件,它的物件只是一個抽象的概念——“公眾”。宣告類啟事大多如此。之所以要將某個資訊公之於眾,是因為這個事實非常重要,啟事撰寫者覺得須得到社會的鑑證、驗證和認可,有見證於社會、取信於社會、立誓於社會的意思。例如:斷絕關係的宣告,是為見證於社會;關於正宗品牌的宣告,是為取信於社會;宣佈締結關係的宣告,是為表述一個強烈的誓願。這類啟事單位可以寫,個人也可以寫,單位使用時標題多寫作“宣告”,個人使用時,標題大多單單寫“啟事”兩個字。在表達上,這類啟事的語辭嚴正堅決,顯示出一種負責的態度。為增強嚴肅性、莊重性,一般不採用張貼的方式,而是登載在比較正規的報紙上。
五、需深摯表明情感時
有些啟事,如鳴謝啟事、致歉啟事、恭賀啟事、誌哀啟事等,它們不是表述一件事情,而是表達一種情感。這類啟事大多有明確的寫作物件,而且有當面致意、一一致意的可能,甚至可能已經作了表白。撰寫者之所以要以啟事的方式公開、廣泛地傾訴,目的是要加強致意的效果,讓人覺得其所傳達的情感更為真誠、更為深切、更為強烈。寫作這類啟事多出於社會交往的禮儀需要,所以,文中用詞典雅,多傳統的套話,例如,恭賀新婚的啟事,就這樣寫:“恭賀××先生、××小姐結秦晉之緣,共百年之好”。這類啟事多刊載在比較正規的媒體上。由於公文具有嚴肅性,所以出於禮儀情感目的而寫的文章,即使寫作主體是單位,也不能冠以諸如通知、通告之類的名稱。儘管刊載時一般不標明“啟事”,但它們只能屬於啟事。
六、需間接傳遞資訊時
有些人釋出啟事,是因為不願意與訴求物件面對面接觸。他們所看中的,是啟事間接傳遞資訊的特性。間接存在兩個方面:一是不面對面地直說;二是不指名道姓地直說。在這類啟事中,其告知的物件多為一些泛指的“某些人”,作者估計這些人會看到啟事,而且會對啟事中的意思心領神會。啟事中所傳達的資訊,大多流露出某些隱隱約約的情緒,或有所不滿,或有所指責,或有所期待,或有所勸說,或有所鼓動,等等,說者有意,聽者也有心,寫啟事是含而不露,只為達到心照不宣的效果。例如:鄭板橋年老時,常有人到他家裡討畫而不給錢,他心存不滿,但又不便撕破面皮直說,只好在大廳中寫啟事以告誡那些“老友”:“……凡送禮物食物,總不如白銀為妙;公之所送,未必弟之所好也。禮物既屬糾纏,賒欠尤為賴帳。……仟渠話舊論交接,只當秋風過耳邊。”企事業單位可以這樣隱晦行文,但這樣寫出的文章不能登公文大雅之堂,也只能冠以“啟事”。
啟事的使用可分作兩大類:一類是因閱讀物件眾多、隱沒、潛在的性狀而使用;另一類是因為要表達鄭重、深摯、含蓄情感態度而使用。在具體使用過程中,有些啟事會兩種需要兼顧。企事業單位使用啟事,與個人使用啟事會有所不同,常常與通知、通告、廣告相混淆,如果我們深入、全面掌握了啟事的作用,並結合公文的性質、單位的職能諸因素一起分析考察,就不難在它們中間作出準確的選擇。