1.檔案管理的現狀
1.檔案管理的現狀
電腦軟體
名稱： safesofts圖文件安全管 大小： 70MB 版本： 6.4 類別： 應用工具 語言： 中文 應用平臺： windows / Mac OS X / Linux
企業計算機中存在大量的電子檔案，包含了技術、經營的大量資訊和機密。目前，大多數使用者已經通過檔案伺服器的共享資料夾方式來集中管理檔案了。這種方法簡單，卻不能精確地控制檔案的許可權和實現版本控制、簽入簽出（獨佔式修改）等管理需求。例如，無法精確控制使用者能看哪些檔案，能修改哪些檔案等。
如果為了控制檔案的許可權和實現各種管理需求，使用者去安裝現有的各種檔案管理軟體（包括各種PDM、PLM、DM等），又會讓工作變得很複雜。與共享資料夾相比，這些軟體都不便於使用；而且在軟體效率、穩定性、安全性上都存在缺陷。
如果能直接為使用者已有的檔案伺服器提供精確的許可權控制和各種管理功能，就最好了。SafeShare的創新技術能做到這些。
檔案的管理需求包括：
授權使用。使用者根據設定的許可權，使用伺服器上的資源。
安全控制。使用者的使用不能破壞伺服器上的檔案和導致檔案的洩密。
管理需求。簽入簽出（獨佔式修改）、檔案版本管理等。
目前使用者兩種檔案管理方法的分析：
方法1：利用windows的檔案共享機制
做法：設定檔案伺服器的共享檔案，控制檔案的使用人和操作許可權（只讀/修改）。優點：操作簡單，由於直接使用了windows的檔案結構和共享方式，使用者容易理解和使用。缺點：
無法實現精確的許可權控制，如對共享檔案的瀏覽、列印、下載、授權管理等許可權控制；
安全性有漏洞。不管什麼方式共享，使用者都可以把檔案拷貝到本地，容易造成檔案的丟失洩密；
無法實現簽入簽出（獨佔式修改）、檔案版本管理等更進一步的管理需求
管理不方便，沒有一個集中的管理介面。而且共享的資料夾層次一多，也無法實現準確的許可權控制。
結論：是“低水平”的檔案管理方式，不能滿足使用者更高的檔案管理需求。
方法2：使用已有的各種檔案管理軟體（包括PDM、PLM、EDM等）
做法：使用者安裝、使用一些檔案管理軟體。優點：能夠細化管理檔案的操作許可權，實現檔案的簽入簽出（獨佔式修改）、版本控制等管理功能。缺點：
這類軟體在伺服器端都有一個數據庫和“檔案庫”，這種建立在資料庫應用上的技術路線使得軟體開發、專案實施和使用者使用都困難重重。例如：迄今沒有一種管理軟體能很好支援所有三維設計軟體的圖紙管理。
使用者有疑慮。由於資料庫和檔案庫的儲存形式不象使用者習慣的windows資料夾那樣“所見即所得”，一旦出現軟體故障，使用者擔心檔案庫中的大量檔案損失。
不方便使用。改變了使用者在Windows的資源管理器下的檔案操作習慣，需要學習軟體的使用方法。
系統執行需要大量的前期工作。例如：它需要首先把檔案加入“檔案庫”、還需要定義檔案的使用許可權等。
安全性有漏洞。檔案的授權使用（如：瀏覽）使用者，實際上還是把檔案副本下載到本機來開啟的（一般是以臨時檔案的方式隱藏起來，但是稍微具有常識的客戶能夠很容易地利用FileMon等檔案監控軟體發現這些檔案副本的蹤跡）。還有，編輯伺服器檔案的使用者也很容易利用編輯軟體（如：word、autocad等）的“另存為”功能獲取檔案的副本。
結論：技術方案有缺陷，導致了大量技術難題。目前，檔案管理軟體的種類很多，但都沒有在各行業廣泛地實施。
■2.SafeShare能做什麼？
SafeShare讓使用者直接對檔案伺服器的檔案資源進行精確的許可權管理，實現檔案的集中儲存、許可權控制和安全使用等最核心的管理功能。
在技術實現上，SafeShare直接繼承和擴充套件了windows的檔案管理和安全機制：
能方便進行檔案許可權的管理。
能精確控制檔案的瀏覽、列印、下載、簽入簽出（防止併發修改）等操作許可權。
實現協同工作、檔案版本管理等更進一步的管理功能。
真正實現了檔案的安全使用。
例如，某人被定義了能瀏覽哪些檔案，在他看檔案的過程中，手上不能拿到檔案的副本。否則，檔案的副本可能會被帶走，造成洩密。
*注意：無論是共享資料夾，還是現有的各種文件管理軟體，都沒有真正解決檔案的安全使用問題。
對共享資料夾，有訪問許可權的使用者可以把檔案拷貝帶走。現有的各種文件管理軟體，存在很大的安全隱患。例如：
1.使用者在瀏覽伺服器檔案時，檔案實際上還是被“偷偷地”下載到了本地，如果用FileMon等檔案監視軟體，能很容易地發現下載檔案的存放位置。
2.使用者在修改（/編輯）伺服器檔案時，也很容易通過編輯軟體（如：word、autocad等）的“另存為”功能獲取檔案的副本。
■3.SafeShare的創新和優勢
A.技術創新
擴充套件windows作業系統的檔案管理和安全架構實現管理功能。
SafeShare能夠與windows上的所有應用軟體無縫整合，特別是支援所有的三維設計軟體。例如：Proe、UG、SolidWorks、SolidEdge等。這往往是高階PDM軟體才能部分實現的功能。
軟體執行截圖1(支援三維CAD)
SafeShare的核心模組可以隨著作業系統的補丁自動升級，軟體系統的穩定性、可靠性、效率達到windows的級別。
B.功能創新
可以真正做到安全使用（比如：瀏覽和編輯）伺服器上的檔案資源，保證即便是檔案的使用者也拿不到檔案的副本，從而避免了伺服器檔案丟失和洩密。
能精確地控制伺服器檔案的瀏覽、列印、下載、簽入簽出（防止併發修改）等操作許可權。
C.易用性創新
SafeShare和windows共享檔案的管理模式完全一致。
可以即裝即用，直接針對已有的檔案伺服器進行管理，不需要資料初始化工作，最大限度降低培訓和學習成本。
SafeShare不會給使用者帶來任何麻煩和隱患，一旦停止使用，檔案伺服器的檔案仍然是共享資料夾的儲存模式，完全不會損壞和丟失檔案。SafeShare是“綠色”管理軟體。
■4.SafeShare的系統結構
SafeShare軟體由伺服器和客戶端兩部分組成：
SafeShare伺服器――安裝在檔案伺服器上，管理伺服器上的檔案資源，包括後臺服務程式和服務管理器介面程式。
SafeShare客戶端――安裝在終端計算機上，類似於windows的資源管理器程式，用於訪問和使用伺服器上受控制的檔案資源。
■5.SafeShare的應用領域
SafeShare能在不改變企業現有的工作模式下，極大提升企業的文件管理水平，實現對下述核心檔案的集中管理、許可權控制、版本管理、協同工作和安全使用：
公司/企業――會議紀要、財務報表、董事會決議、商業資料等。
政府/軍隊――公文、機要檔案等。
製造行業――CAD圖紙、三維設計模型、設計方案、計算說明書、工藝規程等。
影象行業――建模檔案、效果圖、設計方案、多媒體音訊視訊、Flash等。
電子行業――電子、電路設計圖。
商業行業――報價書、商業計劃書、投標書、商業資料等。
教育行業――遠端教育的多媒體課件等。
諮詢行業――調查報告、商業方案、客戶資料等。
家裝行業――裝修方案、效果圖、客戶資料。
其它行業――只要是需要集中管控的電子檔案，希望能夠在現有的共享資料夾方式下加強管理的需求，SafeShare都可以實現。
■6.產品資質
憑藉在檔案安全上的創新特性，SafeShare軟體獲得了國內最高級別的“國家保密局”證書，有資格應標政府/軍隊/軍工等涉密單位的資料管理專案。而且，我們還申請和獲得了多項發明專利，SafeShare軟體中用到的創新技術受到國家智慧財產權的保護！
■7.執行截圖1（集中管理UG設計圖紙）
SafeShare能管理所有的三維CAD圖紙，包括UG、Proe、catia、Inventor、SolidEdge、Solidworks等等----這是高階PDM也做不到的。
■8.執行截圖3（集中管理ProE設計圖紙）
SafeShare能控制終端使用者遠端地瀏覽和批註（反饋意見）伺服器上的檔案，全程檔案不落地，並且能禁止截圖操作，確保向外部（如：車間、裝配線、外協企業）安全地釋出檔案資訊。
■9.執行截圖3（伺服器檔案的安全編輯流程）
SafeShare能保證伺服器檔案的安全。即使是檔案的授權使用者（瀏覽和編輯等），也不能將檔案和內容帶出洩密。