勤哲excel初級教程:[4]利用電子郵件?

勤哲excel初級教程:[4]利用電子郵件

工具/原料

勤哲excel伺服器

方法/步驟

Excel伺服器企業版提供了通過電子郵件通知工作流待辦事宜的功能。下面的圖示表達了Excel伺服器郵件通知的過程：

1） 發件人的操作（如提交待辦事宜等）產生郵件，提交到Excel Server伺服器

2） Excel Server伺服器把郵件轉到一臺傳送郵件伺服器，為了完成這步工作，需要您在系統管理臺的“系統服務—郵件通知”中設定傳送郵件伺服器的配置選項。

3） 傳送郵件伺服器根據收件人地址把郵件傳送到收件人郵箱所在的另一臺郵件伺服器

4） 收件人接收郵件。

圖中的“傳送郵件伺服器”指的是一臺配置了郵件服務的計算機，它能夠完成郵件傳送的工作。有三種可能的配置方法：

1） 用Excel Server伺服器兼任傳送郵件伺服器，即，傳送郵件伺服器和Excel Server的伺服器是同一臺機器，這時需要在Excel Server的伺服器上配置郵件服務。

2） 選擇區域網內的另一臺機器做傳送郵件伺服器，需要在這臺機器上配置SMTP服務。

3） 選用網際網路上已知的郵件伺服器，如263、網易郵箱、QQ郵箱、GMail等。

如果可能的收件人郵箱包括網際網路上的郵箱，如yahoo、163、google、sina等郵箱，則要求傳送郵件伺服器必須與網際網路連通，在這種情況下，建議採用第二種配置方式，即選用企業內的一臺計算機作傳送郵件伺服器，可訪問網際網路；Excel Server伺服器與傳送郵件伺服器連通，但不要直接連通網際網路，以保證資料庫的安全。

設定郵件伺服器配置選項

1） 在系統管理臺主介面左側選中“系統服務”，右側選中“郵件通知”，選擇右鍵選單【設定】。

2） 彈出“郵件設定”視窗，輸入傳送郵件伺服器(SMTP)的名稱或IP地址、SMTP埠號、驗證方式等。

3） 輸入系統發件人的資訊，所有通過Excel伺服器產生的郵件將以此發件人賬號發出。注意，“發件人”必須是指定的傳送郵件服務上的有效賬號，電子郵件地址必須是發件人賬號對應的有效地址。

4） 勾選“開啟郵件通知功能”，點選【確定】，完成郵件的配置

設定通過電子郵件通知工作流待辦事宜

若要使工作流的待辦事宜能夠以電子郵件的方式通知到辦理人，還需要：

1） 在管理控制檯中修改使用者資訊，輸入使用者的電子郵件地址。

2） 設定工作流任務的屬性，使得該任務的待辦事宜能夠以電子郵件的形式通知辦理人。

根據表單內容傳送電子郵件

出了待辦事宜傳送的郵件通知外，還可以在模板上定義一種特殊的回寫公式----新建郵件公式，通過回寫公式的執行，產生帶發郵件。

例如，在《出庫單》模板上，我們可以定義一條新建郵件公式，當出庫單儲存的時候，向訂貨的客戶傳送一封郵件，通知其貨物已發出。

以勤哲為例，excel伺服器中涉及電子郵件的應用大概如上所述，在FineReport中有多個應用可以利用到電子郵件

1、填報

上級分發任務時可以通過電子郵件設定多種提醒方式：

提醒方式是指當任務流程流轉到某一個節點時，系統就自動通知該節點的模板操作人員，提醒方式的形式包括兩種：郵件提醒和系統訊息。

點選提醒方式後面的編輯按鈕，勾選系統訊息前面的單選框，然後在收件人下拉框中會自動勾選上前面建立流程的時候，各個流程節點所涉及到的所有模板操作人員，如下圖：

2、定時排程

在定時任務完成後進行郵件提醒，設定發件人和收件人，在任務完成的時候就會將結果郵件給收件人。郵件傳送需要確定發件人郵箱和收件人郵箱，可在資料決策系統的管理系統>系統管理>郵件中配置。

發件人設定

首先要設定郵件伺服器（定義傳送方），以gmail郵箱為例說明，輸入開啟FR資料決策系統，在管理系統>系統管理>郵件中配置發件人郵箱，輸入如下：

提交前可以對配置好的郵件傳送伺服器進行測試，成功之後點選儲存。

收件人設定

收件人設定就是指設定收件人郵箱，這裡的收件人都是公司員工，即系統中的使用者，收件人郵箱設定在使用者管理新增使用者的時候進行手動新增或者與資料集中的欄位進行繫結匯入。

定時傳送郵件

在編輯定時任務的第三步——輸出設定時，不僅可以設定匯出的格式，還能夠進行郵件設定，將匯出的檔案以附件方式傳送給收件人，如果使用者管理中配置了使用者郵箱，可直接在下拉複選框列表中選擇收件人，如果沒有也可直接輸入收件人郵箱地址（注：多個郵件之間用分號隔開）。

附件型別中勾選excel和word，那麼定時任務執行結果會備份為excel和word，並以郵件附件的形式傳送給收件人：

點選提交，即配置成功了。