在商務交往中，普普通通的接打電話，實際上是在為通話者所在的單位、為通話者本人繪製一個給人深刻印象的電話形象。所謂電話形象，即人們在通話過程中的語言、聲調、內容、表情、態度、時間感等的集合。它能夠真實地體現出個人的素質、待人接物的態度以及通話者所在單位的整體水平。
與日常會話和書信聯絡相比，撥打電話具有即時性、經常性、簡潔性、雙向性、禮儀性等較為突出的特點。所謂即時性、經常性、簡潔性、雙向性都不難理解，而所謂禮儀性卻不能夠不為之“正名”。那麼撥打電話的禮儀有哪些？小編整理出以下幾點：
工具/原料
電話的禮儀性特點，指不論是打電話還是接電話，都必須以禮待人，克己敬人。假如不注意在使用電話的過程中講究禮貌，先敬於人，無形之中將會使自己的人際關係受到損害。
步驟/方法
1．做好充分準備
主動打電話的人作為電話溝通的發起者，必須意識到電話溝通的時間有限，要把事情講清楚，又不能佔用對方太多的時間。因此，如果電話中要講的事情比較多，或者問題比較複雜，最好準備一份通話提綱。在提綱裡對需要說的問題排列出先後次序，這樣就不會因為一時疏忽而遺漏事項，說起話來也不會顛三倒四，前言不搭後語。在電話裡，條理清晰而簡明扼要地把問題闡述清楚，會給人留下熟悉業務、精明幹練的好印象。
2．選擇恰當的時間
如果雙方事先約好了通話時間，就應當準時致電。如果事先沒有約好通話時間，應當在對方方便的時候打電話。具體來說，最好在對方上班5~ 10鍾以後，或者下班5～10分鐘以前撥打。因為是剛剛上班或者即將下班，對方通常有空閒接電話。非有重要、緊急的事情，不要在對方的休息時間撥打業務電話，包括早上8點之前，晚上10點之後；用餐時間、午休時間、節假日等，否則，會引起對方的反感。如果一定要在私人時間或休息時間打電話，首先要表示歉意，而且要解釋原因，取得對方的諒解。致電時注意避開對方通話高峰時段、業務繁忙時段、生理厭倦時段，也是明智的。如果是私人電話，最好不要在對方上班時間撥打。
在事先沒有約定的情況下主動打電話給對方，其性質就像沒有約好時間而突然造訪一樣，是很冒昧和唐突的，因此你有必要禮貌地問一句：“現在說話方便嗎？”對方感到自己受到了尊重，對你的體諒之情會心領的。即便當時不方便通電話，也會歡迎你在適當的時間再次致電。
3．開場白要有禮貌
電話接通後，首先應當向對方禮貌地問候一聲“您好”，而不要習慣性地說“喂”，或者在不打招呼的情況下就介紹自己，甚至直接說要找的人或要辦的事情。這樣給人的感覺會很唐突，也有些傲慢和盛氣凌人。其次，應當自報家門，讓對方知道打電話的是什麼人。自報家門有幾種方式：其一，報自己的全名；其二，報自己所在單位的名稱；其三，先報自己所在單位的名稱，再報自己的全名；其四，先報自己所在單位的名稱，再報自己的全名和職務。第一種介紹方式通常適用於私人交往，後三種適用於業務往來。
在自報家門的過程中，人們通常會犯兩個錯誤：一是不報所在單位的名稱，只說自己的名字。如果對方熟悉你，當然可以省略所在單位的名稱，反之則會造成對方的困惑。只有說明了單位的名稱，對方才會知道你是做什麼的，有什麼業務要接洽，如何跟你對話。二是隻說所在單位的名稱，不說自己的名字。這可能是因為你經常給對方打電話，已經比較熟悉，不需要通報姓名；也可能是因為你的身份高於對方或者單位的級別、規模高於對方，出於一種優越感而只報單位的名稱，不說自己的名字。如果是純粹的業務性電話，誰打都可以，這樣做也無大礙。但在一般情況下，這樣做是不太禮貌的。
4．合理安排通話時間與內容
一般情況下，通話的時間應當保持在3分鐘以內。作為主動打電話的人，更要自覺遵守3分鐘原則，控制通話長度，避免佔用對方太多的時間。如果確實無法在3分鐘內完成通話，也要禮貌地徵求對方的意見，得到對方的允許後，延長通話長度，並在掛電話時表示自己的歉意。通話時必須少說各種空話、套話，在禮貌地問候對方後，直接切入電話溝通的主題。如果同時要講幾件事情，就要在通話提綱中安排一個合理的先後順序，簡明扼要又條理清晰地把話講完。
日本的松下電器曾經關注公司的話費問題，在自己的廣島營業所安裝了類似於計程車計價器的儀器，把通話的物件、時間、話費全部記錄下來。結果，每月高達480萬日元的話費一下子減少到了273萬日元。換而言之，過去的話費有40%以上是浪費的。
5．禮貌地結束通話
一般情況下，電話應當由打電話的一方主動結束通話。如果是在通話過程中意外中斷，打電話的一方應當主動打過去，並向對方解釋，以免對方產生疑慮，以為是你有意中斷通話。掛電話時一定要輕放話筒，否則對方會不自覺地想，你會不會是有意在表達不滿。即便不產生這樣的疑慮，也會感到不舒服，覺得打電話的人沒有禮貌。同時，在掛電話之前， “再見”之類的告別語是不能少的。在預感到通話即將結束的時候，作為打電話的一方應當主動說“再見”。不說告別的話就貿然結束通話電話，給人的感覺是結束得很突然，甚至會產生誤解。