會計報表編制與報表系統
一、報表的基本結構與編制方式
1.報表的基本結構
報表是由三個基本部分組成，即表頭、表體和表尾。其中：
（1）表頭。表頭主要包括表名、編制單位、編制日期、計量單位等內容。
（2）表體。表體是表格的主體，是報表的數據部分。表體被縱橫表格線分為若干個小方格，每一個小方格用於填寫各種類型的數據，稱為表格元素或簡稱單元。
（3）表尾。表尾是位於表體下方的一些附加信息，如製表人、附註等。
2.報表單元
單元是構成報表表體的基本元素，每一個單元都有自己的地址、內容和格式。
（1）單元地址。單元地址用於確定單元在報表中的位置，通常以行列座標編號並遵照Excel命名規則，例如C7表示第7行第3列的單元。報表單元具有惟一性，每個單元只能填寫一個數據，從而使單元實質上成了一個變量，既可以對單元執行賦值、輸出等操作，還可以在表達式中出現單元。
（2）單元內容。單元內容可以是數值型數據、字符型數據，也可以是一個計算公式。其中，計算公式一般以等號（＝）打頭。
（3）單元格式。主要指單元數據的顯示或打印輸出的格式，主要有字體、字號、數據顏色、對齊方式、數據類型、數字格式、邊框樣式以及其他對單元的修飾。在報表系統中，不同單元，其格式可以是多種多樣的。
3.報表的編制方式
會計報表按其編制方式大體可以分為兩類：一類是預置報表；另一類是自定義的報表。
（1）預置報表
預置報表是指在程序中固定報表的格式和數據公式，使用時程序按規定的途徑取得數據，輸出一張由程序員設定格式的報表。賬務系統通常預設有科目餘額表、科目彙總表、試算平衡表、資金日報表，以及輔助核算輸出的一些業務報表或分析表等。
（2）自定義報表
自定義報表顧名思義是根據用戶定義而生成的報表。例如，資產負債表、利潤表、利潤分配表、現金流量表等對外報表，以及費用之類的內部管理報表，都由用戶自行定義。報表系統通過一種機制即通用報表系統提供的功能供用戶定義報表的格式、數據來源以及計算方法，因此它能生成各種格式不同的報表。當報表格式改變時，用戶只需修改報表的定義即可。
一般來說，在一個綜合性的會計軟件系統中，不僅要預置若干格式固定的報表，而且要將其中各個子系統的報表生成功能分離出來，設計一個獨立的通用報表系統。
二、報表系統的基本功能與操作流程
1.報表系統的主要功能
報表系統主要功能包括文件管理、報表定義、數據處理、合併報表及報表輸出等。
2.報表處理的操作流程
編制報表的處理方法是先定義後生成。報表定義相當於系統初始化，對一個具體報表而言定義是一次性的操作，只要格式和取數關係沒有改變，其定義就無需修改。報表定義的基本過程是：
（1）設計報表草圖。即在紙上設計草圖，標註有關的數據。
（2）創建一張新表並定義報表框架。建立新表後輸入報表標題、確定報表尺寸，畫表格線並輸入欄目名稱等。
（3）定義報表數據。主要是在報表上輸入數據、取數公式等。
（4）修飾報表單元。可以設置文字的字體與大小，設置數據在單元中的對齊方式，設置數值格式等，這可使作出的報表更完美。
（5）設置打印參數。根據用戶安裝的打印機，設置報表的打印參數。
（6）保存報表。應將報表定義的結果保存在系統中。
3.報表的格式狀態和數據狀態
有些報表系統將屏幕報表分為格式狀態和數據狀態，用戶根據操作需要自行選擇。
（1）格式狀態。在格式狀態下能看到報表的格式、固定單元的內容以及變動單元的計算公式，同時也可以修改報表的定義，但看不到變動單元的具體數據。
（2）數據狀態。在報表數據處理時應該選擇數據狀態，如在數據狀態下追加表頁、報表重算等。在數據狀態下不能看到報表的單元公式，也不能修改報表的定義，但能看到一張完整的報表，包括報表框架和具體的數據。
三、報表格式定義
1.表樣格式。報表表樣格式主要包括標題、表頭、表體、表尾、報表尺寸、表格線、行高、列寬、組合單元，以及所有輔助性說明文字等等。
2.單元格式。單元格式主要有字體、字號、數據顏色、對齊方式、數據類型、數字格式、邊框樣式等。其中，數字格式指數值型數據在顯示或打印輸出時的表示形式，如：0、0.00、#.## 、0.00％等。
四、報表數據定義
1.會計報表的數據
報表數據指表格單元的內容。單元分固定單元和變動單元，其中固定單元的數據一般是在報表定義時直接輸入的，例如，資產負債表中第1、2、5、6各列的數據，它們是固定不變的，輸入之後通常不再需要修改。變動單元的數據一般為數值型數據，主要有：
（1）取自賬簿或其他報表的數據。
（2）計算產生的數據。
（3）系統外部數據。
2.計算公式與取數函數
單元數據的計算公式一般由運算符號、常數、變量或函數構成。目前一些報表系統已經提供有賬簿函數、財務函數等，其中的賬簿函數通常包括有總賬取數函數、工資取數函數、固定資產取數函數等。
（1）總賬取數函數
賬簿取數函數一般都是按會計科目、核算項目取數的。但按科目取數還要明確取什麼數的問題，即取年初餘額、期初餘額，還是取本期發生額、本年累計額和期末餘額，等等。
（2）表問取數
表間取數一般要在引用單元之前加上報表名稱，基本形式是：
<表名> ! <單元>
例如，“資產負債表!C8”表示引用資產負債表的第8行第3列單元的值。
小提示：
“!”通常讀做“的”。
（3）表內運算函數
表內運算函數主要有以下幾種：
①不連續單元求和：如C1+C5+C8
②連續單元求和：如SUM(C1:C8)
③求單元平均值：如AVG(C1:C8)
④統計單元個數：如COUNT(C1:C8)
⑤求單元最大值：如MAX(C1:C8)
⑥求單元最小值：如MIN(C1:C8)
（4）計算公式
大多數的報表系統規定，單元公式以“＝”號打頭，換言之沒有“＝”的是固定單元，而以“＝”開頭的是計算公式。例如：
＝QM(1001,月,”借”,,年)+D6，表示當前單元取本年現金借方科目本月月末餘額與D6單元數值之和。
＝C6－C7，表示當前單元取C6單元與C7單元數值之差。
3.單元數據定義
數據定義方法一般有以下兩種：
（1）直接在表格上定義。
（2）用批命令定義。
五、報表審核關係定義
通過設置報表數據之間的審核公式，檢查所編制報表的正確性。
審核關係一般用一個關係表達式表示。審核關係表達式可以是一個等式，也可以是一個不等式。
六、報表數據處理
1.數據採集與報表重算
報表生成一般有兩種方式，即自動計算和手動計算方式。自動計算方式是指報表數據或公式發生變動時，系統將自動對報表進行重新計算；而手工計算方式則必須執行報表數據採集或報表重算功能，報表數據才會改變。
報表重算功能的操作過程是：
（1）打開報表。
（2）選擇數據狀態。
（3）執行報表重算功能。
2.表頁管理
表頁管理允許對一個報表設置多個表頁，而且一個表頁代表一個會計期間的報表。一個報表不論有多少表頁都只能有一套公式，即同一個報表的不同表頁其計算公式是完全相同的。
表頁管理一般提供增刪表頁、設置關鍵字、表頁鎖定、表頁排序等功能。如果一個報表按會計期間設置表頁，則每個期間要增加一個新的表頁。對新表頁需要命名、設置關鍵字以及為表頁設置相應的取數期間。
3.報表彙總
報表彙總一般用於兩種情況：一是單位內部不同期間的同一種報表的彙總；二是不同單位同一期間同一種報表的彙總。兩種情況要求彙總的都是同一種報表，即數據可以不同但格式必須完全相同。
小提示：
請大家注意上述的兩個“同一種”，它是報表彙總的關鍵。
報表彙總可以轉化為表頁之間的彙總問題，即通過表頁彙總來實現報表彙總。所以報表彙總，實際上是將多頁報表數據進行立體疊加的過程。
由於表頁彙總是把對應單元數據相加，因而對於不需要彙總的單元、行或列必須先行鎖定，然後再進行彙總。
七、報表的合併
財政部規定：凡設立於我國境內，擁有一個或一個以上子公司的母公司，應該編制合併會計報表，包括合併資產負債表、合併利潤表、合併利潤分配表和合並現金流量表。
由於合併報表不是對子公司報表進行簡單的彙總，而是在子公司相應報表的基礎上進行若干調整之後的合併，所以它與報表彙總不是同一概念。
八、報表的查詢與輸出
報表輸出主要包括報表的顯示打印、打印預覽、頁面設置等功能。報表的輸出形式有以下幾種：
（1）屏幕顯示。
（2）打印輸出。
（3）磁盤輸出。
（4）網絡傳輸。
九、報表分析
1.比較分析
比較分析是指對同口徑的任何一個財務指標在兩個會計期間或一個會計期間與它的預算數之間的比較。
2.結構分析
結構分析法本質也是比較分析，.它把常規財務報表中的某一總體指標定為100％，計算其組成部分各個指標占該總體指標的百分比。
3.趨勢分析
趨勢分析法本質還是比較分析，它把連續兩期或數期的相關財務數據逐一進行對比。趨勢分析法可分為絕對數趨勢分析和相對數趨勢分析兩種分析方法。其中，相對數趨勢分析又可以分為定基分析和環比分析。
4.比率分析
比率分析是指通過計算各種財務指標比率來了解企業的經營和收益情況。