行政公文處理中常見的格式問題分析

　　公文寫作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎，懂得工作中許多微妙的關節，而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。下文是，歡迎閱讀!

　　一

　　眉首部分

　　1.1.1.發文機關標誌。黃委系統所有單位的發文機關標識字號應小於黃委，各市河務***管理***局應小於省局。但有的單位字號比黃委、省局都大，略小於國務院發文機關標識字號，應予以糾正。

　　1.1.2.發文字號。上行文的發文字號居左排列，左空一字，但這一點往往被忽略，左空不是多就是少;括年份應使用六角括號“〔〕”,而經常用方括號“[]”，如“某黃辦[XX]21號”;便函的發文字號置於武文線下1行版心右邊緣頂格標識，可是有的將發文字號置於武文線上，有的標識時沒有右頂格到邊緣。

　　1.1.3.簽發人。有的公文將“簽發人”標識為“簽發”，有的將簽發人姓名居前，如“簽發：某某”、如“某某：簽發”;還有的簽發人姓名字型不是楷體。規範的標識應為：“簽發人”用3號仿宋字型標識，後用全形冒號，冒號後用3號楷體標識簽發人姓名。

　　1.1.4.紅色反線。黨的檔案紅色反線中間為一紅色五角星，可是有的單位黨政不分，行政公文也使用中間有紅色五角星的反線，這是不對的。

　　二

　　主體部分

　　1.2.1標題。常見的問題一是字型字號不規範，有用黑體的，有用宋體加黑的;有用二號字的，也有用小二號字的，不一而足。《格式》規定公文標題用

　　2號小標宋體字。二是標題中濫用書名號等標點符號，《辦法》規定除法規、規章名稱加書名號外，標題中一般不加書名號;有的單位報送年度工作總結也用書名號括起來，有的標題中還有頓號、逗號等標點符號,不倫不類。

　　1.2.2.正文小標題。《辦法》規定公文正文內容結構層次為“一、”、“***一***”、“1.”、“***1***”。《格式》規定小標題使用3號小標宋體字或黑體字，但對四個層次的標題字型沒有區別，建議一級標題用黑體，二級用楷體，三級用宋體加黑，四級同正文。

　　1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行標識，常見的問題是沒有與正文空開一行。附件名稱後不加標點，但是有的公文經常在名稱後加句號。還有就是沒有在附件左上角標明“附件”或者“附件×”字樣。

　　1.2.4.成文日期。縱向與正文的距離依印章的大小而定，其標準為印章蓋在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白過大，就容易被加入其他內容。但在實際操作中，成文日期往往與正文拉的距離過大。另一個常見的問題是將“零”寫作“o”，如“二oo三年x月x日”，正確的寫法應為“二○○三年x月x日”。

　　1.2.5.印章。印章要端正、清晰地蓋在成文日期的上方，並做到上不壓正文，下壓成文日期的年、月。常見的問題是蓋章不清晰，不居中，不端正，或上下壓文等,還有將印章蓋到成文日期以外。

　　1.2.6.附註。公文如有需要說明的事項要標識附註,如請示需標識聯絡人、***等。常見的問題是請示沒有標識附註，或者是附註標識的位置不規範。

　　三

　　版記部分

　　1.3.1.主題詞。常見的問題是主題詞、詞目均用黑體標引，且詞目之間空格不均。規範的標識“主題詞”三字用黑體，詞目用小標宋體3號字型，詞目間空一字。此外，還有表外詞不用“******”括起來的現象，《黃河水利委員會公文主題詞表》規定表外詞用“******”括起。

　　1.3.2.抄送機關。常見的問題是有的公文還將“抄報”和“抄送”分開，而不是統一為“抄送”;有的抄送機關較多回行時頂行，而不是與冒號後的抄送機關對齊;再有就是最後一個抄送機關經常不標句號。

　　1.3.3.印發機關和印發時間。印發機關和印發日期在抄送機關之下，印發機關左空一字，印發日期右空一字。但有的單位公文經常將二者左右頂格。

　　2.公文組成部分標識規則中常見的問題

　　2.1.排版裝訂。公文用紙應採用國標標準a4型，一般每個頁面排22行，每行28個字，雙面印刷，左側騎馬裝訂或貼上。目前存有頁面排版不整齊，行數和每行字數不一、左側明訂、壞訂、訂位不正等問題。

　　2.2頁碼。置於版心下邊緣之一行，左右各一條4號一字線，單頁碼居左空一字，雙頁碼居右空一字，目的是方便閱讀。但有很多公文的頁碼一律居中，還有的頁碼兩側沒有一字線。

　　2.3.表格。公文正文中如有表格，需要將其從中抽出作為公文的附件單獨表述。正文中穿插表格，往往隔斷公文前後意思的聯絡而造成閱讀上的不便。但有的公文中經常穿插一些表格。