地鐵檔案管理論文

　　地鐵，即「地下鐵路」的簡稱，指在地下執行的城市軌道交通系統，下面是小編整理了，有興趣的親可以來閱讀一下!

　　篇一

　　淺議地鐵工程合同檔案管理

　　摘 要：為加強合同檔案管理，提高合同檔案質量，保證合同的憑證作用，充分發揮合同的資訊資源價值，本文結合地鐵工程合同的特點，分析了合同管理工作中出現的問題，提出了合同管理制度建設、推行部門立卷制、加快資訊化建設、強化合同編研等合同管理思路。

　　關鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 資訊化 編研

　　【分類號】U231.3;G271

　　0 引言

　　地鐵工程建設週期長、參建單位眾多、專業複雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程專案。合同在中間是一個橋樑作用。而一旦發生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案資訊地提煉，把死檔案變成活資訊。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規範合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

　　1 地鐵工程合同特點及類別

　　地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和複雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監理、諮詢、建築承包、安裝承包、裝修承包、物資裝置採購、工程代理、技術諮詢和專題研究合同、工程徵地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、裝置合同、勞動人事合同等;

　　2合同檔案管理現狀

　　2.1.合同檔案材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為影印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會籤相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發單、律師意見書、財務意見、各相關業務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性檔案材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。

　　2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同;實業公司的物業租賃、廣告發包承包、代理合同、房地產開發、物資採購等合同;辦公室汽車採購、維修合同、辦公用品採購、其他行政管理合同;

　　2.3移交歸檔的合同檔案材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不瞭解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對於過程中反覆修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續是否完善也很難把握

　　2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同檔案。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。

　　2.5合同電子檔案目前尚未歸檔。

　　2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發利用。

　　3合同檔案管理思路

　　3.1建立合同檔案網路管理體系，推行部門立卷制。

　　由公司檔案室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，並負責指導、監督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關檔案材料的組卷歸檔工作。企業檔案管理規範明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關係只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統，又能避免合同組卷工作大量積壓。

　　3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。

　　合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規範合同檔案管理，提高合同管理水平，完整儲存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關檔案材料的歸檔範圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程式、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔範圍指導哪些檔案材料應歸檔範圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發合同並無直接關係的審計材料、其它行政收發文及聯絡單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發現損毀、遺失，要查明原因及時處理，並追究相關人員責任。單份合同文字達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

　　3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。

　　在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑑定歸檔檔案，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本檔案的接收、借閱、發放管理等進行規範。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現合同電子檔案的移交歸檔做好準備。

　　4.4加快合同檔案資訊化建設

　　公司目前已開發運用合同管理系統用以對合同執行情況進行跟蹤。但是合同管理系統與檔案管理系統還不能對接。檔案管理系統的合同資訊完全還完全依套手工錄製目錄和掛接電子檔案目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同檔案電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現以後同步合同電子目錄與電子檔案同步傳輸，即便於合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

　　3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發。

　　通過對合同資訊進行著錄，根據各部門需求，編制各類合同資訊小冊子和合同檔案檢索表，發放到相應部門，或是通過如OA平臺或是資訊管理系統平臺釋出合同目錄資訊等活動，即可以從合同中提煉出重要資訊方便各部門利用需求，又可通過對合同資訊的彙總給領導層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活資訊。

　　4 結語

　　隨著地鐵建設的推進，合同檔案也隨之批量在產生，只有積極思索並運用更加科學、合理的檔案管理方法才能在保管好合同檔案的同時，充分發揮合同檔案的資訊資源的作用。為企業提供及時、有效的服務。

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