前臺行政文員崗位職責

General 更新 2024年12月23日

  行政文員是能獨立操作計算機,熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟體及Internet郵件收發和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化裝置,有哪些,下面是小編整理的,歡迎閱讀。

  崗位職責1:

  1、接待工作:訪客進入接待廳,應抬頭行注目禮“您好,請問找誰?”,並請訪客入坐,請示後引入相關區域,在一分鐘內端上茶水,並負責加水、更新菸缸;

  2、衛生清潔工作:菸缸不得超過五個菸蒂,訪客離去後,三分鐘內清洗好菸缸、茶杯;

  3、總機服務工作:鈴響三聲內必須接聽,“您好,‘XX公司‘。”;若自動轉撥,三分鐘內必須轉為人工;來電找“總經理”,判定是廣告類,不應直接轉入,應問清何事後轉接相關部門;

  4、傳真資訊必須在五分鐘內送達相關人員;

  5、負責收發管理報紙、信函;

  6、安全工作:下班前檢查影印機關機,關閉所有電源,負責關好門窗;

  7、接受行政助理***助理招聘***安排的其它工作。

  崗位職責2:

  一、日常工作:

  1.接待接洽工作

  公司來訪人員接待;

  公司總機電話接聽、轉接、留言、記錄工作;

  公司傳真收發的管理,印表機、影印機的管理;

  公司票務、酒店等的預定。

  2.辦公管理工作

  公司辦公用品的採購、保管、登記和發放工作;

  公司每日報紙、信件的收發、領取登記、管理;

  公司圖書庫的管理;

  負責每月辦公用品、快遞費用申付及各部門成本登記錄入;

  3.行政事務

  考勤系統的管理、考勤統計***每日/月之考勤報表/請假、加班、出差等手續跟進辦理/平時查卡、監卡等***員工工卡製作發放、通訊錄製作及更新

  公司物業管理等費用處理***房租、水電、停車、安檢、盆景租用等***

  4.負責部門會議記錄;

  二、協助工作

  1.協助招聘工作***面試人員通知、接待***

  2.協助行政事務***辦事處註冊等資料準備、行政報表錄入等***

  3.協助公司固定資產出入庫登記,總帳統計。

  崗位職責3:

  一、日常工作:

  1、負責公司日常接待工作:及時倒好茶水並引入接待室或高層辦公室;

  2、負責檔案列印影印、傳真收發;

  3、前臺快遞簽收及公司快件的寄出;

  二、行政事務:

  1、配合綜合管理部進行會議室安排準備:採購水果***有固定商家,送貨上門***;放好會議人員茶杯、紙張、鉛筆;與資訊部協調準別好投影儀;會後及時鎖好會議室門;

  2、公司辦公用品的採購、統計、發放,以及新員工入離職辦公用品的發放與回收工作;

  3、員工生日福利統計併發放;

  每月考勤系統及時錄入,更新及人員的考勤、外出記錄核對,並及時提交。

  三.後勤工作:

  辦公室飲用水訂購;

  辦公室綠植養護、更換;

  崗位職責4:

  1、負責接聽前臺電話,做好重要記錄和傳達資訊給相關人員。

  2、負責來訪客戶的接待,做好接待與引見工作。

  3、訂水,訂票,快遞收發等工作,辦公用品的採購與管理。

  4、負責公司的檔案管理及各類檔案的整理管理工作。

  5、負責公司會議記錄,協助公司領導安排會議事務。

  6、每日完成工作日誌,完成本部門分配的工作和任務。

  7、完成上級交辦的其它事務性工作。

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