職場接電話的禮儀

　　在職場當中，用電話溝通和交流工作，是必不可少的。下面是小編為大家整理的，希望能夠幫到大家哦!

　　1來電鈴聲不可超過三次才接

　　有時候電話響一次就接了，會給人以一種很唐突的感覺，會讓對方感覺認為你壓根沒心聽他講話，但是當來電響了三次以後再接，會讓對方等的不耐煩、產生焦急情緒。如果是客戶的話，可能會影響雙方的合作。

　　所以，在電話鈴聲響了兩次後接是最佳的狀態，但是如果確實分不開身接電話的時候，電話響了超過了三次你在接起的時候，你應該要向對方表示歉意：說一句讓您久等了。

　　一般的規範電話用語：首先應自我介紹，把自己的情況介紹一下，讓對方確定所打的電話是無誤的，避免了一些因為打錯電話浪費的時間。

　　2要注意通話時語氣的用法

　　電話是非常直觀的一種溝通方式，也是一種非常便捷的溝通方式，所以語氣是一定要注意的，因為對方不僅會注意你的內容，同時也非常注意你的語氣，在工作電話中儘量要採用禮貌用語，要有積極主動的語氣，讓對方產生想與你溝通的心情，這樣機會就會大很多了。

　　3與客戶通電話要堅持後掛電話的原則

　　當對方在與你說再見的時候，同時你也要禮貌的回覆對方一下，表示尊重對方，等對方先把電話掛掉，確認通話結束後你再把電話掛掉。切忌掛電話時要小心不要發出過大的聲音。

　　4隨時記錄

　　在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的資訊。如果你沒做好準備，而不得不請求對方重複，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。

　　5自報家門

　　一拿起電話就應清晰說出自己的全名，有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。

　　6轉入正題

　　當你接聽電話時，不要“哼哼哈哈”地拖延時間，而應立即做出反應。一個好的開場白可能是：“您需要我做什麼?”當你覺出對方有意拖延時間，你應立即說：“真不巧!我正要參加一個會議，不得不在5分鐘後趕到會場。”這樣說會防止你們談論不必要的瑣事，加速商務談話的進展。

　　7避免將電話轉給他人

　　自己接的電話儘量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時，你應該向對方解釋一下原因，並請求對方原諒。例如，你可以說：“布朗先生會處理好這件事的，請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前，應當確定對方願意你將電話轉給他人。例如，你可以說：“對於這件事，我們很快會派人跟您聯絡的。”

　　8避免電話中止時間過長

　　如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料，應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方說：“您是稍候片刻，還是過一會兒我再給您打過去?”

　　讓對方等候時，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預料的時間，你可以每隔一會兒拿起電話向對方說明你的進展。如：你可以說：“約翰先生，我已經快替您找完了，請您再稍候片刻。”當你查詢完畢，重新拿起電話時，可以說：“對不起，讓您久等了”，以引起對方的注意。

　　對於接電話的人來講，當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然後拿起另一部電話說：“你能否稍等?我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人只是有一些小事，便可以當即回絕，然後迅即轉向第一個電話，而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。

　　在職場電話溝通的小技巧

　　一、打電話之前一定要打好腹稿

　　打好腹稿的意思是，要明確電話溝通的目的，對方會有什麼樣的反應，如何應對。當然，如果你久經職場或者應變能力特別強，那也可以不用打腹稿。在電話溝通中，一旦被對方問住了，卡殼了，通常就很難達到預期效果了。

　　舉個簡單例子，本地有客戶要上門拜訪，上級領導讓你確認對方拜訪的時間，如果你以為真的只是確認時間那麼簡單，那就會給自己留下很多後患。

　　首先，這次電話溝通的目的不僅僅是確認時間，而是如何順利的讓客戶完成拜訪，確認時間只是其中一部分，對方如果是開車來的話，很有可能會在電話中諮詢如何停車，如果是乘坐公共交通，那麼就會問在哪個站點比較方便。你的每一次電話都代表著公司形象，打好腹稿讓你更有效的完成電話溝通。

　　二、不要在休息時間打電話

　　休息時間，他為什麼要接你電話?所有電話溝通，儘量在上班時間完成，休息時間不要打電話，特指中午的休息時間。除非十萬火急，我很少在中午的休息時間打電話。很多公司都有午休的習慣，就算對方沒有在午休，也有可能在吃午飯。無論哪種情況，都是電話溝通非常不好的環境。

　　三、儘量在五分鐘內完成電話溝通

　　職場上的通話，講究效率，天馬行空通話時間越長，反而越沒效率。簡言之，大家的時間都很寶貴，對方還有一大堆事，你想浪費時間，人家不一定願意呢。所以，儘量言簡意賅，正確表達訴求。

　　四、第一聲很重要

　　標準的第一句通話應該是：“你好，我是XX公司的XX”，你的聲音沒有那麼獨特，不要苛求大家一聽到聲音就知道是你，反正對方也會問，何不在一開始就自報家門?在你啪啦啪啦說了一堆之後，對方再問一句你是誰啊，你前面說過的話等於是白說了。

　　五、保持愉快的心情

　　沒有人願意接受負能量，大家都想跟陽光積極的人一起共事。如果你心情不好，請擺正了心態再去打電話或者接電話，畢竟電話僅僅靠聲音交流，你的壞心情會通過電話線傳導到另一端，就算你有很正常的訴求，對方也會打折扣。

　　六、一定要有明確的時間期限

　　我們在電話表達訴求的時候，不一定每次都能獲得對方響應，總會有各種各樣的理由或者突發事件，一定要有明確的時間期限，如果不能馬上滿足訴求，那麼什麼時候可以呢?一方面給對方以緊迫感，另一方面也為我們跟蹤進度留下依據。

　　七、做好記錄

　　爛筆頭勝過好記性，電話溝通要做好記錄，尤其是需要後續跟蹤的電話溝通，一定要做好記錄。時間久了，或者忙碌起來，你不一定記得當初電話溝通的內容，做好記錄是個很好的習慣。

　　八、掛電話的禮貌

　　講完就掛電話是相當沒禮貌的事情，結束交談時，客氣地講一聲“再見”或者就“這樣吧”，更能體現你的涵養。

　　
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