如何幫助員工有效溝通

　　無論從事什麼職業，會計師、工程師、培訓師，還是投資顧問，員工多半要在溝通上花掉大部分的時間。溝通做得比較好的員工一般會被委以重任，會不斷升職，會獲得事業上的成功。而那些溝通得不夠好的員工就得不到這些。因此，對企業來說，當務之急是要確保員工掌握了有效溝通的方式與方法。下面是小編為大家收集關於，歡迎借鑑參考。

　　資訊溝通渠道越來越多，員工對於如何有效溝通卻越來越茫然。根據一項研究，普通知識型員工每天需要管理200多條資訊;39%的知識型員工平均每天有六次或六次以上要被資訊打擾;27%的員工必須分心去處理大量資訊;而有19%的員工表示，他們收到的資訊太多，已經難以招架。資訊為何氾濫造成這種所謂“資訊氾濫”的原因有很多，也各不相同。

　　總的來說有以下幾種：

　　·溝通方式因人而異。公司無法強行要求員工使用什麼樣的溝通工具，因為這是一個因人而異的決定。

　　·溝通工具日漸增多。每一種新技術，都是對原有工具的豐富。在***被廣泛使用的時候，傳真機並沒有慘遭淘汰。所以現在員工至少可以使用16種資訊交流方式，從普通的郵局信件到即時通訊工具，可謂五花八門。

　　·地理位置各不相同。住在不同國家的人在使用溝通工具方面具有不同的偏好。例如，在美國，由於有多個時區，因此人們喜歡用***來溝通;而英國只有一個時區，所以人們更愛用手機。

　　·工作負擔越來越重。普通知識型員工平均每週要應對17個專案，而每個專案都需要溝通。

　　·工作安排日漸靈活。遠端工作以及其他非傳統的工作安排，已經使人們越來越需要保持聯絡並隨時獲取資訊。

　　·公司規模有大有小。公司規模越大，越可能催生各式的資訊交流系統。

　　郵件為何堆積資訊交流系統的膨脹已經很成問題了，而***所帶來的麻煩也不應小覷。最近做的一項研究表明，員工收到的***中，有三分之一與正在做的工作沒有關係。如果公司有100位員工，那麼每年處理這些無關資訊總共就要花掉15,000個小時，或者說420,000美元。如果員工數量增加到5,000人，那麼工作效率方面的損失就會達到750,000個小時，等價於2,100萬美元。與此同時，隨著***的大量使用，面對面交流這種非常重要的溝通方式，尤其是在傳達壞訊息以及勸說他人時應該採用的方法，現在卻用得越來越少了。那麼工作中的***為什麼會增加呢?除開垃圾郵件的因素之外，主要原因有以下幾個方面。

　　·員工將***抄送給所有他們能夠想到的人，確保大家都知道他們答應的事情已經做了。

　　·主管不想和員工當面交涉。負面的績效評估報告，甚至是解僱信，都已經通過***的方式向員工傳達了。

　　·員工收到***後，不假思索地“回覆所有人”而不是“回覆”，結果把郵件回覆了所有收到原始郵件的人，而不只是目標收件人。

　　·員工對原始郵件不做任何編輯修改就直接回復，因此很多郵件長得成了拉洋片，既無用處，讀起來又費力。

　　·管理層認為，***比其他資訊溝通方式的成本更低，因此應該取代所有其他的溝通渠道。

　　建立溝通部門誰應該負責建立並指導員工在公司內部的資訊溝通方式呢?是人力資源部門，IT部門，還是郵件收發室?在很多公司，可能的結果是，沒有人對此負責。

　　今天，公司對溝通缺乏統一管理的惟一可能的解釋就是：管理層認為這不值得去管理。他們認為，員工之間採取什麼方式傳遞資訊屬於雞毛蒜皮的小事，幫助員工有效溝通是非生產性的活動，投入時間、資金或人力等資源又不會提高利潤。大錯特錯!許多公司最關鍵的成功要素，無論是生產率還是創新，其核心就是溝通。溝通才是創新的基礎!現在你知道是怎麼回事了。也就是說，除非有人負起責任來，否則資訊氾濫現象是不會好轉的，它只會變得更糟。

　　話雖如此，重要的還是要成立溝通部門，讓其負責公司的資訊溝通任務。公司希望所有員工能夠分享共同的理念、目標、信仰、知識和資訊，而溝通部門就是這一任務的正式執行機構。這是溝通人員的工作，這是他們的專長，在幫助公司其他人掌握溝通技巧方面，沒有人比他們更有資格了。溝通不屬於IT部門的工作範疇。IT部門的任務是確保電纜連線正確，讓那些二進位制程式碼能夠暢通無阻地傳輸。也不是人力資源部門的工作，人力資源部是要吸引和留住公司需要的人才。實施四個步驟將整個公司的溝通任務交給溝通部門絕不是一項簡單的工作，必須認真進行規劃。溝通部門可能會利用現有資源來處理大部分工作，但是你可能還需要增加人手和預算以做好這項新工作。

　　向溝通部門委以負責溝通工作的任務，包括四個重要步驟：第一步要確立目標;第二步要制定戰略;第三步要設立可衡量的分目標;最後是拿出具體的實施方案。

　　1、確立目標

　　將溝通工作交付給一個部門時，首先應該為這個部門確立工作目標。這一目標與溝通計劃中的目標非常類似，是你所追求的總體的、最終的目標。

　　2、制定戰略

　　先來看看第一個目標，也就是改進公司內部***的使用情況。當然，各家公司都要根據自己獨特的環境、能力和文化來制定不同的戰略，所以切勿拘泥於所舉的這些例子。但這些例子可以幫助你瞭解如何闡述戰略。這些戰略將是下一步設立可衡量的分目標的基礎。

　　3、細化目標

　　分目標是指執行各條戰略所能得到的可衡量的結果。拿上述\"鼓勵和強化期望的行為模式\"這一條來說，你可能會為它設立以下具體目標。

　　4、設計方案

　　這一步是任何戰略性的溝通計劃中溝通者最樂意做的事情，也是他們將溝通工作落到實處的一步。具體方案就是實際要做的事，例如，以下是增強溝通意識的一些活動。

　　完成兩大任務溝通者最熟悉的工作是製作正式的溝通材料。雖然這項工作很有趣，能看到結果，也很重要，但是不要以為資訊傳遞出去了，大家就會消化吸收並依照執行。

　　要記住重要的一點，和員工溝通的惟一原因是要最終影響他們。這樣，就需要把這一環節的工作放到整個溝通管理工作這一大環境中去考慮。

　　這樣說並不意味著溝通材料的重要性就降低了。這些材料能夠突出公司在溝通方面所下的功夫，向員工傳達溝通的重要意義，並起著一種強化意識和行為的作用。認識到這一點後，再來看看你都可以運用哪些溝通工具在公司推行有效的溝通舉措。

　　溝通計劃需要將下面的兩個任務結合在一起。

　　其一，要改變溝通文化。企業文化無外乎是指事物的存在方式以及行事方法，而變革文化意味著要改變行為模式、道德準則以及對成功與失敗的界定。這種變革在本質上通常是循序漸進的，很少因推行某項計劃就能一蹴而就。還記得質量改進這個概念嗎?有多少員工曾經把它僅僅看作是“本月專案”?又有多少公司真正將戴明質量控制計劃的原則融入企業的上上下下?

　　其二，要讓員工把注意力放在問題以及解決方案上。若想激勵員工改變自己的行為方式，需要把問題講清楚，同時提出解決問題的辦法，還要告訴員工他們為此應該做哪些努力。畏首畏尾地做事是無法產生效果的，必須大張旗鼓地行動起來!要把這一行動看作是變革企業文化的漫漫征程的起點。雖然進展到某一階段後，當初的宣傳口號和標語可能會消失，但是變革溝通文化必將持續地進行下去。

　　現行的一些溝通渠道，比如時事通訊、視訊雜誌、***公告、季度會議，以及企業內部網上的新聞報道等，都是變革溝通文化的最有力的工具。既然這些工具已經做了足夠的宣傳，再繼續向員工強調養成良好溝通習慣的重要性就有點老生常談了。因此在運用這些工具大力宣揚變革的同時，也要開始倡導企業期望的行為方式，力爭改變現狀。聯手其他部門儘管溝通工作是由溝通部門負責，但是僅靠一個部門的努力是做不好的，還必須要有其他部門的參與和努力，包括：培訓和發展部門、人力資源部門、管理層，以及資訊科技部門。

　　如果員工沒有好的方法，就掌握不了好的溝通行為。這就是培訓和發展部門的作用所在。根據企業在溝通問題上的輕重程度，可以同培訓部門一起制定一個要求所有員工必須參加的培訓計劃，也可以開設溝通方面的課程，讓員工自願參加***或者經理人可以選送某些員工參加***。這類課程不宜過長，內容應該包括：問題是什麼;這些問題是如何影響公司和員工的;良好的溝通習慣應該是怎樣的***這應該占課程70%的內容***;遵循新措施有什麼獎勵;以及達不到要求有什麼懲罰。對員工的獎勵和認可則由人力資源部門來負責。除了大多數認可工作之外，頒發多少獎金，增加多少功績，如何進行績效評估，以及其他的獎勵方案，都是由人力資源部門來定奪的。

　　要和人力資源部門一起弄清楚，獎勵和認可的關鍵因素是什麼，哪些因素對員工的行為影響最大。要想辦法將資訊溝通方法納入這些計劃當中。例如，大多數企業的績效評估都是由經理人通過填寫表格來完成的。這種表格列出了不同績效考核標準。應該在這些標準中再加入一項：為實現改進溝通的目標及戰略而付出的努力。

　　在有些公司，人力資源部門可能不願意為了一個單獨的專案而更改現行標準。這就是為什麼獲得公司領導和IT部門的支援是如此重要。司領導在溝通專案上不能只說不做，而應該不遺餘力地給予支援。從現有溝通渠道到全體員工大會，他們可以通過多種途徑提供支援。而最重要的一點是，溝通專案一旦確立，領導就得讓大家知道必須全力以赴。為處理好資訊氾濫問題而採取的許多措施都將涉及新技術和增強現有功能。所以你需要和IT部門聯手，才能將這些想法轉化為現實。

　　做好準備工作在變革開動之前，必須先把正確的工具準備好。質量改進就是一個很好的例證。員工必須具備特定的工具才會接受質量改進的原則，否則質量改進就是空中樓閣。比如，有專門制定目標和實施方法的小組;有合適的模板提供給員工，讓他們能夠在實際工作中運用這些原則;有規範化的語言，這些通用語言基本上是一些縮略語，如DIRTFT，表示“DoItRightTheFirstTime”***一舉到位***，但是也包括一些定義，例如將“質量”定義為“符合要求”;另外，將質量改進目標寫進績效期望中，也就是說，員工的工資將直接與他們改進質量的工作表現掛鉤。

　　內部溝通也一樣。你可以向員工反覆強調內部溝通存在問題有多嚴重;造成的損失有多大;對利潤、效率和競爭力的傷害有多深。你也可以列出所有員工做錯的事情。但是，如果員工沒有做好事情的資源，一切努力都是白費。另外，對於一些複雜的事情來說，這些方法還必須比員工目前使用的處理方法更加得心應手才行。