計劃溝通內容的演講步驟

General 更新 2024年12月26日

  希望大家對溝通的過程有一個基本瞭解,並認識溝通時應該謹記的原則。以下是小編為大家收集關於,供你閱讀。

  步驟一: 寫下目的

  首先,把你希望達到的目的寫下來,用到兩個句子即可。把它擺在眼前,有助於你之後組織資訊的內容,並避免離題。

  步驟二: 收集資訊

  把你覺得需要提出的想法或重點全部寫下來,尤其是如果你的資訊篇幅很長的話,例如書面報告或口頭報告。你可以寫在白紙上、卡片上,也可以打在計算機上。在這個階段,你要注意只選擇重要的相關資訊,不相關的資訊全捨棄,不管你多想保留這些資訊,先自問:

  這跟我的資訊真的有關係嗎?

  我的聽眾真的需要這些資訊,才能理解我的資訊嗎?

  這真的有助手我達到目的嗎?

  步驟三: 把資訊分類

  現在看看你列出來的資訊,把相關的資訊歸為一一類。把各項資訊按照類別重寫一次,不妨再加上: 一個標題,每個類別稍後可能就各自成為一段或一節,而標題就可以繼續當作標題使用,或是協助你撰寫該段的“主題句”,因為它涵蓋了該段的主旨。記住,一個段落應該只有一個主要的想法。段落中的其他內容是用來支援這個想法的例子、細節、說明等。

  步驟四: 決定順序

  下一步就是把筆記 上的各個類別按照某種邏 輯順序排列出來,方便讀者理解。內容排列順序的方式如下:

  按照時間順序 按照事件出現的時間順序敘述, 是最常用的排序方法。在某些狀況下,“順敘法”是最合適的做法,但不要盲目採用。由於在商務場合上需處理的事務都有一個時間順序, 因此我們很容易就想到採用順敘法,沒考慮到順敘法可能並不是最合適的做法。所以,務必先看看各類資訊之間是否存在其他的邏輯關係。

  按照空間順序 便於描述機械、建築、傢俱、地理位置等。按照空間呈現各項資訊,例如從北到南、從上到下、從左到右、從高到低、從內到外、從近到遠等。

  按照重要性“重要性遞減法” ***或稱演繹法***, 先說明最重要的資訊,引起讀者的注意; 或是“重要性遞增法”***或稱歸納法***, 先說明最不重要的資訊。商務書信中通常不建議採用“重要性遞增法”,除非是以說服對方為目的的書信,這時這種做法會很有效果。

  複雜性遞增法 先提出簡單的資訊,漸進到複雜的資訊。

  熟悉度遞減法 從“已知”的資訊漸進到“未知”的資訊。

  按照因果關係“因.... 所以....”也就是先說明原因,再說明結果。

  按照主題 有時候各類資訊之間似乎沒有 明顯的邏輯關聯,這時唯一的做法就是按照主題逐項說明。

  步驟五: 製作大綱

  完成前面四個步驟後,你其實就已經有一個現成的大綱了。但是如果你的內容很多,最好再把這個大綱清楚地寫在紙上或打在計算機屏上。這樣會使你之後撰寫時更輕鬆,對方也更容易理解你的資訊。

  步驟六: 撰寫初稿

  現在你可以開始撰寫了。把這篇初稿先寫給你自己看,先不要擔心風格和用詞的問題,這部分可以稍後再修飾。不管是多長多短、多簡單多複雜的內容,很多人都覺得下筆是最困難的一一步,但是,只要你按照這裡說明的做法,並做好必需的準備與計劃,像是先想想要在開頭、正文和結論中要寫些什麼,就會發現下筆容易多了。

  步驟七: 編輯初稿和完稿

  初稿寫好之後,就可以開始進行編輯,但是這時你要從對方的角度來閱讀你的稿子。從對方的立場,看看有沒有含糊不清、錯誤、用詞彆扭的地方,有沒有恰當的連線詞,例如“首先”“其次”“最後”“另一方面”“因此”等,以協助對方掌握前後關係。此外,在文字風格上,力求簡潔清晰。以下是編輯內容時的要項與技巧:

  1.變化句子的長度,不要讓句子過長。

  2.一個段落,只表達一一個主要的想法。

  3.使用對方能夠理解的詞語。例如,不要對一一般大眾使用行話、暗語。

  4.避免不正式的口語說法。中文的“酷哦”“超讚”等流行用語。

  5.省略贅字。

  6.用簡短或常用的字眼來替代冗長的單詞或片語。

  7.避免陳腔濫調。

  8.避免重複同樣的單詞和片語,儘量使用不同的表達。

  9.用詞中肯,不要言過其實。

  10.多用正面積極的說法,少用負面消極的說法。

  11.多用主動式,少用被動式。


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