商務禮儀的傳真禮儀

General 更新 2024年12月22日

  商界人士在利用傳真對外通訊聯絡時,必須注意下述三個方面的禮儀問題。下面跟著小編一起來看看吧!

  

  第一,必須合法使用。國家規定:任何單位或個人在使用自備的傳真裝置時,均須嚴格按照電信部門的有關要求,認真履行必要的使用的手續,否則即為非法之舉。具體而言,安裝、使用傳真裝置前,須經電信部門許可,並辦理相關的一切手續,不準私自安裝、使用傳真裝置。

  安裝、使用的傳真裝置,必須配有電信部門正式頒發的批文和進網許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真裝置,必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測,然後方可到電信部門辦理使用手續。使用自備的傳真裝置期間,按照規定,每個月都必須到電信部門交納使用費用。

  第二,必須得法使有。使用傳真裝置通訊,必須在具體的操作上力求標準而規範。不然,也會令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機號碼,應被正確無誤地告之自己重要的交往物件。一般而言,在商用名片上,傳真號碼是必不可少的一項重要內容。對於主要交往物件的傳真號碼,必須認真地記好,為了保證萬無一失,在有必要向對方傳送傳真前,最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方,又不至於發錯傳真。傳送傳真時,必須按規定操作,並以提高清晰度為要旨。與此同時,也要注意使其內容簡明扼要,以節省費用。單位所使用的傳真裝置,應當安排專人負責。無人在場而又有必要時,應使之自動處於接收狀態。為了不影響工作,單位的傳真機儘量不要同辦公電話採用同一條線路。

  第三,必須依禮使用。商界人員在使用傳真時,必須牢記維護個人和所在單位的形象問題,必須處處不失禮數。

  在傳送傳真時,一般不可缺少必要的問候語與致謝語。傳送檔案、書信、資料時,更是要謹記這一條。出差在外,有必要使用公眾傳真裝置,即付費使用電信部門所設立在營業所內的傳真機時,除了要辦好手續、防止洩密之外,對於工作人員亦須依禮相待。

  人們在使用傳真裝置時,最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真後,應當在第一時間內即刻採用適當的方式告知對方,以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時,千萬不可拖延時間,耽誤對方的要事。

  商務見面的基本禮儀

  一、問候禮儀

  問候是見面時最先向對方傳遞的資訊。對不同環境裡所見的人,要用不同方式的問候語。和初次見面的人問候,最標準的說法是:“你好”、“很高興認識您”、“見到您非常榮幸”等。如果對方是有名望的人,也可以說“久仰”,“幸會”;與熟人想見,用語可以親切、具體一些,如“可見著你了”。對於一些業務上往業的朋友,可以使用一些稱讚語:“你氣色不錯”、“你越長越漂亮了”等待。

  二、稱呼禮儀

  在社交中,人們對稱呼一直都很敏感,選擇正確,恰當的稱呼,既反映自身的教養,又體現對他的重視。   稱呼一般可以分為職務稱、姓名稱、職業稱、一般稱、代詞稱、年齡稱等。職務稱包括經理、主任、董事長、醫生、律師、教授、科長、老闆等;姓名稱通常是以姓或姓名加“先生、女士、小姐”;職業稱是以職業為特徵的稱呼,如:祕書小姐、服務先生等;代詞稱是用“您”、“你們”等來代替其他稱呼;年齡稱主要以“大爺、大媽、叔叔、阿姨”等來稱呼。使用稱呼時,一定要注意主次關係及年齡特點,如果對多人稱呼,應以年長為先,上級為先,關係遠為先。

  三、介紹禮儀

  介紹就基本方式而言,可分為:自我介紹、為他人作介紹、被人介紹在種。在作介紹的過程中,介紹者與被介紹者的態度都要熱情得體、舉止大方,整個介紹過程應面帶微笑。一般情況下,介紹時,雙方應當保持站立姿勢,相互熱情應答。

  為他人作介紹

  應遵循“讓長者、客人先知”的原則。即先把身份低的、年紀輕的介紹給身份高的、年紀大的;先將主人介紹給客人;先將男士介紹給女士。

  介紹時,應簡潔清楚,不能含糊其辭。可簡要地介紹雙方的職業、籍貫等情況,便於不相識的兩人相互交談。介紹某人時,不可用手指指點對方,應有禮貌地以手掌示意。

  被人介紹

  被人介紹時,應面對對方,顯示出想結識對方的誠意。等介紹完畢後,可以握一握手並說“你好!”“幸會!”“久仰!”等客氣話表示友好。

  男士被介紹給女士時,男士應主動點頭並稍稍欠身,等候女士的反應。按一般規矩,男士不用先伸手,如果女士伸出手來,男士便應立即伸手輕輕點頭就合乎禮貌了,如願意和男士握手,則可以先伸出手來。

  自我介紹

  可一邊伸手跟對方握手,一邊作自我介紹,也可主動打招呼說聲“你好!”來引起對方的注意,眼睛要注視對方,得到迴應再向對方報出自己的姓名、身份、單位及其他有關情況,語調要熱情友好,態度要謙恭有禮。   四、握手禮儀

  握手是溝通思想、交流感情、增進友誼的一種方式。握手時應注意不用溼手或髒手,不戴手套和墨鏡,不交叉握手,不搖晃或推拉,不坐著與人握手。
 

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