職場的電子郵件禮儀

　　寫Email就能看出其人為人處世的態度。你作為發信人寫每封Email的時候，要想到收信人會怎樣看這封Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。下面是小編給大家蒐集整理的文章內容。希望可以幫助到大家!

　　1. Email正文要簡明扼要，行文通順

　　Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個檔案作為附件進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。

　　2. 注意Email的論述語氣

　　根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

　　電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓!

　　3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

　　如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

　　4. 一次郵件交待完整資訊

　　最好在一次郵件中把相關資訊全部說清楚、說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或

　　者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

　　5. 儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

　　這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能開啟。在郵件傳送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

　　6. 合理提示重要資訊

　　不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字型、加大字號等手段對一些資訊進行提示。合理的提

　　示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀。

　　7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

　　對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，

　　收件人一定會表揚你的體貼。

　　8. 不要動不動使用¤之類的笑臉字元，在商務信函裡面這樣顯得比較輕佻

　　Business Email 不是你的情書，所以¤之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合。

　　職場電子郵件禮儀之夾帶附件

　　1. 如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人檢視附件;

　　2. 附件檔案應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的檔名;

　　3. 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時;

　　4. 附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個檔案;

　　5. 如果附件是特殊格式檔案，因在正文中說明開啟方式，以免影響使用;

　　6. 如果附件過大不宜超過2MB，應分割成幾個小檔案分別傳送;

　　7. 尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件;

　　如果對方與你的郵件往來是採用中文，請不要自作聰明的傳送英文郵件給他;如果對方發英文郵件

　　給你，也不要老土的用中文回覆。

　　8. 選擇便於閱讀的字號和字型。

　　中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是

　　經研究證明最適合線上閱讀的字號和字型。

　　不要用稀奇古怪的字型或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

　　職場電子郵件禮儀之結尾簽名

　　每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人資訊。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

　　1.簽名信息不宜過多

　　電子郵件訊息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等資訊，但資訊不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要資訊放在上面，對方如果需要更詳細的資訊，自然會與你聯絡。

　　引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人物件與場合，切記一定要得體。

　　2.不要只用一個簽名檔

　　對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設定多個簽名檔，靈活呼叫。

　　3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現亂碼。字號一般應選擇比正文字型小一些。

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