祕書工作案例

　　祕書的工作說開了也相當於全能機器人，下面是小編為你整理的，希望對你有用!

　　1

　　東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小沈和小陳除了在文字、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。正式會談這天，只見坐在古總經理一旁的小沈衣著鮮豔，金耳環、大顆寶石戒指閃閃發光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。

　　古總經理與法國客商在接待室內寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經理和客商的不同反應。客商面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠遠的，古總經理也覺得尷尬。

　　談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執起來，小沈站在古總一邊，指責客商。客商拂袖而去。古總望著遠去的客商的背影，衝著小沈：‚託你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!‛小沈並不知道自己有什麼過錯，為自己辯解：‚我，我怎麼啦!客商是你自己得罪的，與我有什麼關係?“

　　1。小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確?

　　2。你認為正確的做法應該是怎樣的?

　　1小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環境，不符合特定的會談工作要求;

　　2小沈的穿著突出自己，影響了古總經理的形象;

　　3小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜;

　　4小陳用手拿茶葉，不衛生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利;

　　5小沈應該對領導的作風、性格有所瞭解，有針對性地彌補領導的不足。

　　古總經理與客商爭執，她應採取補救措施，可以將上司藉故引開，並示意上司忍耐些，使談判繼續，而不是指責客商;6小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。找適當的機會，用適當的方式說明情況，交流思想和感情。

　　2

　　將近年底，公司特別忙，就要召開董事會了，由於銷售大幅度滑坡，老總心情不太好。這天上午10點鐘左右，廣告公司的趙總來電話，想就明年的廣告代理問題與老總交換一下看法。老總正忙得焦頭爛額，聽祕書說趙總要談明年的廣告問題，就對祕書說了一句：‚不就是明年的廣告嗎?現在沒時間!祕書應該如何回答廣告公司趙總的電話?

　　現在有幾種選擇：

　　1。今天我們姜總時間安排得很滿，實在抽不出時間。回頭我再給你打電話過去可以嗎?

　　2。您的事我們姜總基本知道，但是今天基本沒空，下次再約時間吧。

　　3。我們姜總正急著趕份材料，不能接電話。

　　4。趙總，關於明年的廣告問題，您跟我們公司企劃部的張經理談，可以嗎?

　　5。我們姜總今天身體有些不舒服，有什麼事您先跟我說，我再轉告他，可以嗎?

　　祕書選1比較合適。

　　廣告公司和祕書的公司是合作者，因此回答趙總稱自己的老闆日程安排得很滿，並詢問是否可以回頭再電話聯絡，顯得有禮有節，易於對方理解和接受，雙方的良好合作關係也能得以保持。事後再向老闆報告情況，待老闆確定意見後再回復趙總。

　　選擇2，直接回絕，給客戶一個很傲慢的影響。雖然廣告業中一般都是買方市場，廣告公司求廣告主的情況較多，但是買賣雙方在人格上是平等的，何況對方是公司長期的廣告代理商，更不應該表現出一種無形的優越感，從而破壞彼此的合作關係。你可以先再不跟對方談，但要給人家一個理由以求得理解。

　　分析選3和選2犯同樣的錯誤，直接回絕趙總，過於生硬，顯得不禮貌，不可取。

　　選4這是自作聰明。姜總不是沒有時間，而是現在沒心情，也並沒有說不談。在這種情況下，祕書安排別人來談，這是一種自作主張、違反工作紀律的行為。

　　選5的回答最為糟糕。姜總並沒有身體不適，信口說姜總身體不舒服是對領導的大不敬。

　　3

　　要想成為一個優秀的職業祕書，沒有什麼訣竅，也沒有什麼捷徑，除了向別人請教，就是自己多留心，多積累;積累多了，悟性也就高了。

　　今天是一個非常有紀念意義的日子。兩年前的今天，我被公司聘用，正式成為一名外企的祕書。似乎有意安排，今天要對我進行一次測驗，以考核我是否已成為一名合格的職業祕書。

　　下午一上班，電話鈴就響了。

　　“是東巖公司嗎?我是寧夏的馬致遠。”

　　“馬總，您好!我是東巖公司的祕書於雪。”

　　馬總是寧夏西域科貿公司的副經理，我們在寧夏的代理商之一。

　　“是這樣的，我昨天到的北京。我今天上午在清華大學辦了點事，下午想到你們公司拜訪姜總和孫總。幾年沒到北京來了，變化挺大的。我現在不知道坐什麼車過來，你能告訴我一下嗎?”

　　電話裡那邊很嘈雜，馬總好像用的是公用電話。

　　“馬總，您現在是在清華南門，是吧?”

　　我在思考著，因為我很少去清華園那邊，對那邊的公交車情況不是很清楚。

　　“您先坐718路公交車到人民大學站，下車後換乘332路到動物園，到了動物園再換……”

　　再坐什麼車，我也不太清楚了。不止我一個人，似乎有很多女性都不記路;記得有本書上說過，女人的方位感只有男人的二分之一;我平時只注意自己上下班的幾條公交車線路，與自己關係不大的公交車和交通情況，很少注意。

　　“你讓他打個計程車過來不就得了。”瑪麗見我這麼費勁，便在旁邊小聲提醒我。

　　這時，歐陽科長示意我把話筒給他。

　　“馬總您好!”科長的嗓音洪亮，顯得熱情親切。

　　“我是歐陽軍，好久不見了，這幾天出差挺累的，是吧?這樣，您在清華南門坐375路到西直門;在西直門換乘地鐵，挺方便的;地鐵在建國門站下來，換一線地鐵，坐到國貿站;在國貿站的東北出口上來，就能看到我們某某大廈了。我們在18層辦公。我們等著您。

　　歐陽科長放下電話，看著我和瑪麗。

　　4

　　一、背景

　　一天，老總怒氣衝衝地把祕書叫到自己的辦公室，因為一位交往多年的代理商給他寄了一幫非常無禮的來信。他自己起草了一封簡短的回信，讓祕書馬上把信寄走。信的內容是這樣的：我沒有想到會收到你這樣的來信，儘管我們之間已有那麼長時間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，並且我要讓所有的同行知道你的行為!面對這種情況，於雪應該如何處理?現在於雪有這麼幾種選擇：

　　a、“好，我馬上就辦!”說完，於雪立即回到自己的辦公室，將信寄走了。

　　b、如果將信寄走，對公司和老總本人都非常不利。於雪想到自己是老總的助手，有責任提醒老總，為了公司的利益，得罪了老總也值得，於是對老總這樣說：“老總，這封信不能發，別發算啦!”

　　c、於雪不僅沒有退下去寄信，反而前進一步向老總提出忠告：“老總，請您冷靜一點!給人家回一封這樣的信，後果會怎麼樣呢?在這件事情上，難道我們自己就沒有值得反省的地方嗎?”

　　d、當天快下班的時候，於雪對已經心平氣和的老總說：“老總，可以將信寄走了嗎?”

　　e、默默地回自己的辦公室，當作什麼也沒聽見。來源：考試通

　　二、問題

　　對於於雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，哪種選擇最為惡劣。請說明理由，並對其他幾種選擇進行評析。

　　本題的最佳選擇是D，最惡劣的選擇是C。

　　選A是忠實和堅決地執行上司的指令，作為祕書的確需要這種品質，但是，僅僅具備“忠實和堅決”的品質，對於祕書來說是遠遠不夠的。

　　選B是從整個公司利益出發的，對於祕書來說，這種富於自我犧牲的精神是難能可貴的。但是，它干預上司的決策，超越了祕書的許可權，所以是不合適的。

　　選C之所以最為惡劣，是因為作為一個公司的老總，有自己思考問題的角度和方式，他必須經常權衡與各方面的關係和利益的問題，因此也必然包括與這家代理商的關係。他提出中止與這家代理商的關係，也許並非出自一時之怒，只不過是那封無禮的來信充當了導火索而已;當然，老總也有可能是一時之怒，中止與對方的交往僅僅是說說而已。

　　總而言之，在不明白老總的真實的意圖之前，祕書作為老總的助手僅僅是助手而已，既不是政策的制定者，更不是最後的決策人。祕書有責任及時向上司提供正確的建議，但絕對不能干預上司的決策。

　　選D是正確的。理由如下：老總也是人，有自己的喜怒哀樂，也有不能控制自己情緒的時候。當他的情緒一旦平靜下來，必然會自我反省。在這個時候，祕書把打印出來的信件遞給老總徵求他的意見，實際上就是給他創造一次重新決策的機會。

　　選E是一種拒不執行指令的不負責任的行為。