會議的名詞解釋和會議注意事項及會議的準備

　　會議是人們為了解決某個共同的問題或出於不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動，它往往伴隨著一定規模的人員流動和消費。作為會展業的重要組成部分，大型會議特別是國際性會議在提升城市形象、促進市政建設、創造經濟效益等方面具有特殊的作用。

　　會議管理，又名活動管理,原譯為eventsmanagement、conferencemanagement或meetingmanagement等，是一種由主辦方或會議活動組織者建立和管理的專門針對某一場會議的專題網站.與一般的網站不同,會議管理有詳細的會議所舉辦的日期、時間、地點、已經對參會人員的要求，並且有線上報名和購買門票等功能。通常由會議主辦方進行管理、不定期釋出新的會議動態或新聞。一個典型的會議管理結合了文字、影象、視訊、及其它與主題相關的媒體。能夠讓參會者以簡便有效的的方式在網上了解本次會議的資訊。會議管理是社會媒體網路和數字會務服務的一部分。會議管理的服務物件涉及複雜的品牌推廣，尋找受眾目標，甚至挖掘參會人員的資料。會後對相關資料進行分析，確保投資回報，這一專業流程已經成為市場活動一個重要的事件驅動。在會議和活動作為一個產業在世界各地最近的增長意味著市場營銷及客戶管理不能再象以前那樣單一。會議和活動，如全球氣候變暖峰會，亞運會等在某些情況下，已經對他們的社群甚至整個國家產生巨大的影響。會議管理的應用規模沒有明顯的界定，現在包括所有從奧運會規模下降至5人的商界人士早餐會。包括許多行業，慈善組織和利益集團都將舉辦各自的大小會議，以推銷自己，建立業務關係，籌集資金或慶祝。

　　目前國內打造會議管理的途徑主要有兩種：一是找網路公司專門為本次會議製作一個專業的網站;二是利用會議活動管理系統自動生成。找網路公司價格大概XX~5000元不等，主要根據會議管理的欄目價格會有出入，開發週期大致15個工作日。優勢是可根據會議組織者的要求獨立設計網站樣式模板和功能，可與開發公司溝通加入一些會議組織者個性化的一些元素，但目前國內的網路公司對這種會議管理都不會專門編寫一個網站，而是利用主流的cms系統進行生成，只是修改下網站的樣式，考慮到開發週期、費用和網站的不可重複使用性這種方式已經越來越不被認可。會議活動管理系統則更加智慧和實惠，國外一般稱為eventsmanagementsoftware可見主要用作活動的管理，一些中發達國家的活動、會議、聚會較為發達和常見，因此這類的管理和應用系統也孕育而生。國外比較常用的如eventbrite，regonline，就連專門做郵件營銷的巨頭constencontact今年年初也開始涉足eventsmarketing.國內目前常用的有mymova.因為mymova主要針對會議的客戶，因此較國外的此類服務更為專業，生成的網站也較完善。

　　目前大部分會議的主辦方均有意嘗試資訊化更強的會議活動管理系統進行會議管理的建設，不僅節約開發週期、並且費用低廉、同樣也可以自定義網站樣式及風格，並且線上註冊環節比自主開發的要更為穩定和可靠。

　　注意事項

　　考慮周全要成功地舉辦一次會議，尤其是大型會議，須要考慮很多方面的問題，比如開會的時間是否能保證大家都能參加，會不會遇到外賓來訪或者公司出貨;不能出席的人是否有替代人選，怎樣聯絡;會議的主席、主持、記錄人員、現場服務人員等相關人員的安排是否妥當;會議需要什麼輔助器材，由誰負責;會議進行的時間預計有多久等等。只有事先做好準備工作，才能保證會議地順利進行與圓滿結束。

　　選擇合適的會議場所

　　會議場所的選擇有很多種，最常用的是公司的會議室;有時公司會在週末安排員工到一個山清水秀的度假勝地，一邊開會，一邊度假;至於大型的、重要的會議則可以專門租用飯店的會場。不管採用哪種方式，對會場的基本要求是一致的，即：會場應該舒適寬敞，隔音效果好，採光通風良好，沒有其他干擾，最好有窗簾，便於在放投影資料時看得清楚，安靜不嘈雜，空調良好，插座、電源、白板、麥克風等裝置齊全。

　　用文字記錄會議的相關事項

　　在準備會議的過程中，有關會議的各個事項，如時間、地點、會議議程等等都應該用文字記錄下來，便於在後續工作中察看。有關會議的決定、通知等要打印出來發給相關人員，不能只進行口頭通知，俗話說“口說無憑”，有時候祕書已經通知了各個部門主管，可是有的人忙起來就忘記了，所以必須把工作做細緻。

　　會場的器材準備

　　現代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。

　　桌椅、名牌、茶水

　　桌椅是最基本的裝置，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，一般應採用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般採用圓桌型，並且要製作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。

　　會議上的茶水飲料最好用礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。

　　簽到簿、名冊、會議議程

　　簽到簿的作用是幫助瞭解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員儘快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深瞭解，彼此熟悉。

　　黑板、白板、筆

　　在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然現在視聽裝置發展得很快，但是傳統的表達方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。

　　各種視聽器材

　　現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄影機、鐳射指示筆或指示棒等視聽裝置，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種裝置是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或印表機。