祕書機構主要職責

　　凡從事祕書工作的部門都可稱為祕書機構，那麼祕書機構的主要工作職責是什麼呢?下面小編給大家介紹關於的相關資料，希望對您有所幫助。

　　介紹

　　1.溝通訊息

　　當代祕書的重要作用之一就是充當領導的參謀和助手，要做一個諸葛亮式的高明參謀，除了自身的基本素質條件，還必須勤於收集資訊，為輔助決策準備充足的材料和依據。溝通訊息的工作周而復始，永遠沒有盡頭，是祕書機構永恆的職能。

　　2.組織協調

　　無論是傳統的祕書機構還是現代祕書機構，辦文、辦會、辦事都是其最基本的任務。祕書機構在輔佐領導實施管理這一角度來說，它實際上就是辦事機構。然而祕書機構又往往不直接辦理某一具體的事務，它主要是在其中起組織和協調作用。

　　一個組織在活動過程中，各個單位或部門能否和諧地配合，決定著組織功能的發揮程度。現代社會的各種組織系統結構複雜、分工細密，不協調的因素是普遍存在的，這就需要一種力量經常性地進行協調，祕書機構處於聯絡上下、左右、內外的中介位置，便於進行協調工作，溝通各方意見，統一思想認識，設計最佳方案，採取有效措施，齊心協力做好工作。

　　祕書機構組織協調的原則是為了事業、為了團結、為了提高效率。祕書機構協調的方面很廣：領導班子之間、領導機關與下級機關之間、組織內部各平級機構之間、領導與群眾之間都存在著協調問題。在組織內部成員之中，由於每一個人的職位高低不同，職權範圍不同，考慮問題的角度不同，人們對同一事物持有不同態度或有意見分歧是正常現象，這種現象的普遍存在決定了祕書機構協調工作的複雜性和經常性。

　　祕書機構的諮詢職能有兩方面的含義：一是針對上級機關而言，祕書機構必須隨時準備接受上級機關的諮詢，為領導機關的決策及時提供和反饋真實可靠的資訊，並提出有價值的決篆建議;而針對下級機關而言，祕書機構要本著服務的宗旨，隨時準備接受下級機關和人民群眾的各類各種諮詢，為他們耐心地解釋政策、排除疑慮、指明方向及解決問題。

　　祕書機構作用介紹

　　一參謀作用

　　祕書機構是直接為領導服務的，而領導的根本任務就是貫徹中央的方針政策，根據本單位、本地區、本部門的實際情況提出措施，部署本機關的工作，並對職權範圍內的重大事項做出決策。領導決策前需要祕書機構通過收集情況，調查研究，提出意見方案，供領導參考;在決策過程中還需要根據情況的變化及時做出調整與補充;決策後還要由祕書機構做好檢查督促和總結工作，提出完善措施。整個過程，祕書機構始終在發揮其參謀作用，據此又有人稱祕書機構為“參謀部”，對於祕書機構的參謀作用，我們可以從三個方面來理解：一是從決策過程看，領導機關的決策部署，不只是決策者的瞬間行為，在整個決策過程中，尤其是決策前，離不開祕書機構的大量輔助性工作，包括蒐集資訊、調查研究、提出方案等，這些都是參謀性工作;二是從祕書機構所處的位置看，它是直接歸屬於領導機關、直接為領導機關服務的，是輔助領導者實施領導的最主要部門，儘管參謀工作非祕書部門所獨有，一些專業性決策往往要由一些職能部門提出意見方案，但祕書機構無疑是領導機關最得力的參謀;三是從祕書機構的任務看，大量的工作是辦事、召開會議、提出預案、擬製檔案、採集資訊、催辦查辦、協調關係、溝通各方及處理信訪等，都體現了祕書機構從中所起的參謀作用。可見，參謀作用是祕書機構在機關單位工作中所起的一項重要作用。

　　二助手作用

　　祕書機構起參謀作用j是新時期對其提出的新要求，是一項較高層次上的服務性工作。而助手作用，則是祕書機構在從事大量的工作中體現出來的，祕書機構畢竟不是一個獨立的“參謀部”，它是一個綜合辦事機構，辦事是它的基本職能。祕書機構的助手作用，從下列三個方面可以看出：一是從祕書機構的設定前提看，祕書機構就是為處理事物,服務於領導而設定的，領導在工作中，有大量的事務性工作，如檔案起草，收發傳真，電話接聽，會議組織安排，來信來訪處理，大多由祕書機構來承擔，這就決定了其具有辦事的職能。所以祕書機構的助手作用首先是從辦理具體事務中體現出來的。如果領導忙於迎來送往，埋頭做些瑣碎事務性工作，勢必抽不出身來抓大局、管全域性，騰不出更多時間來調查研究。二是從工作關係看，領導的許多事情，離不開祕書機構輔助性工作，在實施領導過程中，許多事情起初或最後都是在祕書機構的助手作用下運轉並得以完成的。所以祕書機構又有“事務部”之稱。

　　參謀和助手，是祕書機構的兩大作用，這兩個作用並非相互獨立、互不聯絡的。輔助作用是基礎、是前提，參謀作用是昇華、是深化。不辦事，不起助手作用，參謀作用無從說起;只辦事，不起參謀作用，不能適應新時期祕書工作的需要。祕書機構既要切實處理好事務，發揮其助手作用，又要注意在此基礎上更多地出謀劃策，更好地發揮參謀作用。

　　祕書機構特點介紹

　　一附屬性

　　從祕書機構所處的位置看，它具有附屬性的特點，任何祕書機構都直接隸屬於領導機關，在領導機關下設定，處於一個特殊的位置上。凡機關單位總在其領導機關下設祕書機構，圍繞領導班子開展工作，為領導從事一些輔助性工作，這就是它的附屬性。如省人民政府下設辦公廳，雖與其他職能機關屬同一層級上，但它附屬於省人民政府。

　　二綜合性

　　從祕書機構的活動內容看，它具有綜合性的特點。祕書機構的主要活動是圍繞領導活動而展開的，其涉及面廣，既有收集資訊、提供意見、提出方案的參謀性工作，也有協助控制、溝通協調的綜合性工作，還有起草檔案、辦會辦事、整理檔案資料等事務性工作，大至大政方針的制定，小至車輛交通、接待來訪，均需祕書機構的參與和辦理。

　　所以，祕書機構的活動內容，有人稱之為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”。

　　三輔助性

　　從祕書機構的活動性質看，它又具有輔助性的特點。祕書機構不同於決策機構，也不同於機關內的其他業務性機構，它既無權做出決策，也不是某方面的業務主管，其活動方式是向上輔助，而不是向下指揮或執行監督，基本上是圍繞領導班子的工作而從事一些輔助性活動。有人稱祕書機構為“服務行業”，大概就是據其活動性質上來說的。