總經理祕書的工作總結

　　總經理助理是總經理的助手，具體工作內容常因總經理對該崗位的理解而有所不同。下面是小編為你整理的，希望對你有用!

　　總經理祕書與辦公室行政工作有類似的地方，很多工作是相同的，比如內勤、檔案處理、檔案管理、來人來電接待等，都有這樣的工作.多想想以前怎麼工作的，總結一下以往的經驗並且發揚光大就好.總經理祕書顧名思義是總經理的祕書，也就是總經理的日常工作助手，最重要的職責就是為總經理服務，從這個意義上來說工作也比較單純，只有一個工作核心和重心，那就是圍著總經理轉.

　　作為祕書，還有一項重要的職責，就是橋樑與紐帶作用，你是總經理與其他部門、領導、同事的橋樑與紐帶，要通過你來做到上傳下達、下情上傳，因此要忠實地做好傳聲筒，千萬不能猜測，加入自己的理解和東西，這一點十分重要.

　　俗話說：祕書不是官，見官大一級，你所說的一切都代表總經理，因此說話做事要慎重，不能信口開河，不懂就問，多與總經理溝通.既然見官大一級，那麼為人處事也是很注意，畢竟祕書不是官，不能有大國沙文主義的思想存在，相反為人應該更謙虛謹慎，以平常心對待其他每一個人，有時候甚至比其他一般人更要夾著尾巴做人.當然該運用權威的時候也要好好運用.好記性不如爛筆頭，隨時準備紙筆，邊聽邊記，不明白的再問再記.

　　總結為：

　　1、有更多的付出精神，不能太計較工作時間和個人報酬;

　　2、常用電話號碼、重要客戶和合作者的聯絡儘可能熟記;

　　3、要學會擺弄檔案，學會擋案管理，重要檔案能隨時拿出來，所儲存的檔案能在2分鐘之內找到，近期半月內過手的檔案要迅速知道其去處;

　　4、學會記住認人，凡是見過一次面或找過你上司一次的人，一定要記住其容貌和姓名，最好能在下次見到時，能立即知道這人姓什麼，做什麼的;

　　5、應酬活動，場合允許要站在老闆身邊，輕聲提醒上司對面過來準備與你上司打招呼的人姓什麼、做什麼的;

　　6、學會記錄，只要在場能記錄的一般你就別拉下，說不定什麼時候有用;

　　7、開會一般你只是列席，要記住儘量少發言，如非上司問及，一般不發言，但是一定要將會議記錄一定要全面，尤其是重要發言和會議決議;

　　8、對內部各部門和人員有調查研究和了解情況的權力，但沒有指令權，若轉達上司的指令一定要在下達之前說明;

　　9、為了寫東西，多做標準文字，以備不時之需;

　　10、對其它同事不可有驕嬌之氣;

　　11、無論對上、對下，多用“請”和“謝謝”;

　　淺談總經理祕書應該做好哪些工作

　　通常所說，總經理是公司的業務執行的最高負責人，主要職責是負責公司日常業務的經營管理，因此，作為一名總經理祕書，應該在總經理領導下負責辦公室的全面工作，努力作好總經理的參謀助手，起到承上啟下、協調內外的作用，認真做到全方位服務。首先，確保總經理辦公室清潔是前提，之後我認為，總經理祕書應該扮演好以下五個角色。

　　一、勞動者

　　既然是工作，勞動是必然。祕書的工作瑣碎繁雜但須井然有序、認真細心。作為一名總經理祕書，應該儘可能熟悉經理的工作，熟悉公司的工作，力爭做到心裡有數，從而能夠協助經理進行日常經營和管理工作。例如對企業內外檔案進行及時的通知和發放;對行業、市場及相關資訊、資料進行收集和管理;對相關檔案和計劃進行起草、撰寫及歸類整理;對公司會議的記錄及會議紀要的整理並跟進各項工作;對總經理領導下企業具體管理工作進行佈置、實施、檢查、督促、落實執行情況等等。

　　二、參謀者

　　作為總經理祕書，要耳聰目明，作好參謀工作。從大的方面說，當助手重要的在於搞好資訊、決策、督查服務，及時地捕捉資訊，準確地搞好反饋，積極地當好決策參謀。不僅要善於發現問題，還要認真分析問題，給領導解決問題提供決策參考。領導一旦採納決策意見，還要制訂決策備選方案。備選方案不能只是一種，要有多種方案，以便優中選優，拍板定案。決策制定後要採取得力措施抓落實，並及時搞好督促檢查，搞好落實情況反饋。

　　三、溝通者

　　祕書承載著上下、內外溝通的重任。公司內部各個部門及員工乃至公司外的相關個人或單位機構都離不開適當的溝通和聯絡，這就需要總經理祕書構造良好的人際關係網路，主動傾聽員工的意見和建議，積極疏導不滿、降低離職率;主動把外部公司的意見和建議彙報於領導，積極調整以保持長久合作關係。

　　四、激勵者

　　人最可怕的不是做不到，而是不想做。所以祕書要依據領導的指示充分利用薪酬、津貼、帶薪休假、福利等來引導公司員工的個人行為;通過公司目標和員工個人需要來調動員工積極性;給績優員工提薪;給不可替代人才高薪、高職等。

　　五、培訓者

　　培訓是花小代價換大回報的有效制度。即使招聘的是高度合格的員工，也需要培訓才能完全勝任公司分配的工作，所以祕書須根據公司的實際需要及總經理的指示制定培訓目標、設計培訓方案，如適應性培訓，知識性培訓、技術性培訓等，以提高員工的能力，減少流動的可能性。

　　除了這些角色之外，祕書自身也要不斷提升個人素質，增加人文魅力。從而認真準確做好服務、參謀、協調工作，做一名合格的總經理祕書。

　　總經理祕書工作流程

　　遵循原則：

　　主動性：

　　主動請示工作，主動彙報反饋;收到資訊確認收到，交代的事情做了立即反饋。

　　及時性：

　　要求四小時之內完成的工作及時完成並反饋;沒有交代完成時間或超過四小時的工作，實行四小時答覆制

　　複述制：

　　凡上級交代任務完畢，必須用筆記錄，並複述上級指令一次。

　　可控性：

　　凡涉及到人、財、物進出，均保留總經理簽字，不得用口頭替代;

　　禮貌性：

　　隨時保持禮貌用語：“請”“謝謝”“對不起”“不好意思打擾您”„„;進辦公室敲門，獲得許可後方可進入;見到上級行點頭禮，接送客戶行注目禮，重要客戶來訪行鞠躬禮;不公開頂撞上級，不背後議論上級。

　　職業化：

　　職業化裝束，不準化濃妝，微笑，不愁眉苦臉，不放聲大笑，參照職業化禮儀。

　　保密性：

　　不該說的不說，不該問的不問，不該保留的不保留，不該帶出的不帶出

　　常規工作日

　　總經理事務辦理定期主動詢問：每天早上9點，每天下午3點各一次

　　總經理辦公室衛生：早上上班之前一次;每接待一批客戶後一次;衛生標準參照辦公場地管理制度

　　就餐安排：安排總經理就餐和休息時間，及時提醒。

　　文件列印：總經理安排列印的文稿5分鐘內完成，超過兩頁的要裝訂;

　　工作日誌：每天早上9點之前完成本日工作計劃，每天下午5點半之前完成本日工作總結，並形成工作日誌電子表格

　　工作提醒：總經理安排本日工作後，製作工作便箋給總經理，定時提醒; 工作彙報：每天晚上7點之前將個人工作日誌傳送到總經理郵箱。

　　常規工作周

　　品牌建設：與網路公司對接，每週對公司網站內容進行更新

　　學習計劃與讀書筆記：聆聽總經理學習需求，並形成計劃，每週完成總經理的讀書筆記

　　客戶錄入：每週更新一次總經理客戶名單

　　重要日程安排：本週重大時間，做工作排期，貼於總經理桌面，並定期提醒

　　會議工作 —— 會議通知：

　　例行會議沒有時間更改時不通知，有時間變化或臨時會議人人通知以電話、簡訊為主;

　　會前1天：蒐集好會議發言檔案電子檔，並統一格式;會前半小時：準備好錄音筆、電腦和投影儀，檢查會場;與主持人溝通是否有臨時請假人員。會前10分鐘：檢查是否所有與會人員都到齊，沒有到的打電話聯絡。

　　會議進行時：上次的會議紀要，報告上次會議的任務落實情況;做好會議記錄;提醒主持人控制時間;按照《會議制度》維持會場紀律。

　　會後1天內：完成會議紀要，與總經理溝通完畢，傳送到各與會人員郵箱，必須確認收到。

　　過程中：跟進會議決議事項的落實情況，並及時反饋總經理，在下次會議之前形成上次會議的《任務落實情況》

　　輔助工作：建立起簡訊平臺、郵件系統和OA系統，幫助會議計劃更好的落實

　　客戶接待：

　　A類客戶：為主管部門領導稅務、房產等或甲方單位重要負責人如董事長、總經理來訪，提前準備歡迎儀式、標語、水果及會場，有需要的安排休息房間或飯局，安排專職司機接送，需要訂購機票或禮品的提前準備;

　　B類客戶：為甲方一般負責人或其他單位負責人來訪，提前準備水果，準備上等茶水，有需求的安排會議室及飯局;一般客戶：參照一般客戶接待禮儀，準備茶水和接待室。