公文寫作常見問題

　　在我們寫公文的時候，常常會出現一些問題，比如公文結構、有錯別字等等系列問題，這些問題該如何去解決呢?

　　一、公文的文面結構主要有哪些要素?

　　公文的文面結構是個公文格式問題，是公文規範性的重要體現。最常用的有以下8個要素構成：

　　1、版頭

　　①“紅標頭檔案”。檔案的首頁上端，印有“×××檔案”字樣的紅色大字。政府公文版頭下面有一道紅線，黨的公文在紅線中間另加一紅五星。

　　②“白標頭檔案”。即不用版頭的檔案，一般用於印發領導人的講話等文字材料。

　　2、發文字號

　　機關代字 + 〔年份〕 + 順序號

　　機關代字是發文機關的簡化代稱，一經確定，不得隨意改動。年份用公元紀年標記，使用阿拉伯數字，並用六角方括號括住。位置居中略下縱向或左下。順序號，使用阿拉伯數字，如“58號”。寫作“第58號”或“058號”均不規範。

　　3、標題

　　發文機關 + 關於事由 + 的文種

　　4、主送機關

　　頂格，後加冒號。少數直接面向社會或全體的檔案可省略主送機關。

　　該要素要注意主送機關之間的排列順序和標點符號的使用。從系統的角度說，應按黨→政→軍→群的順序排列，縣四大家領導班子排序應為：縣委、人大、政府、政協;從級別的角度說，應按由高至低的順序排列。不同系統、不同級別的主送機關之間用逗號隔開，同一系統、同一級別的主送機關之間用頓號隔開。如：以縣委和縣委辦向下行文的主送機關為“各鄉鎮黨委，縣委各部委，縣直機關各單位和各人民團體黨委黨組、總支、支部，湯泉池管理處黨委”各主送機關間用逗號而不是用頓號隔開是因為它們雖處於同一級別但分屬於不同系統。

　　當公文的主送機關為平級機關時，可按公文的內容與主送機關關係的密切程度安排先後順序。

　　5、正文。

　　排印正文時，標點符號應尾隨文後，即點號不能打頭，標號不要拆開。數字、年份也不能拆開回行。

　　6、附件

　　寫在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識。格式為：

　　附件：序號 + 標題 + 件數

　　附件的標題不加書名號，標題與件數空一字距，其末尾不加標點符號。寫作“附件如文”、“附件×份”是錯誤的。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號;附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件或帶序號。

　　附件不是“副件”，有的對正件起說明、解釋和證實作用，有的則用於向上級機關報送或向下級機關批轉的附件，此類附件實際是主件。

　　7、發文機關落款

　　政府機關僅以版頭和印章為標誌，不寫落款。

　　黨的檔案一般寫落款，並必須寫全稱。

　　8、成文日期

　　會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準。領導簽發的，以簽發日期為準。聯合行文，以最後簽發機關的領導簽發日期為準。法規性檔案以批准日期為準或者在正文最後專門規定具體生效和開始執行的日期。特殊情況署印發日期，如電報。

　　發文日期必須寫明年月日。政府公文用漢字，黨的公文用阿拉伯數字。

　　二、容易用錯寫錯的字詞如何區辨?

　　1、“二”與“兩”

　　使用“二”的地方：①自然數。②序數、小數、分數。

　　使用“兩”的地方：①一位數的基數。如“兩臺機器”。②概數。如“三兩天”。

　　2、“倍”的運用

　　“倍”雖是一個比較簡單的詞，但在公文寫作中誤用的情況卻是多見的。一是與“增加了”合用時的誤用。“增加了”是在原數基礎上，向上增加若干個原數。二是與“增加到”合用時的誤用。“增加到”是包括底數，指增加後的總數。三是把“倍”用在降低、減少上。如有的公文中出現“降低×倍”或“減少×倍”的提法，這是不妥的。因為“倍”只能用於增加，不能用於降低或減少。如果說用於減少，就應該加“負”字。

　　3、“以上”與“以下”的運用

　　“以上”、“以下”等詞與前面的數字連用，這種表達方法的數目概念，習慣上應包括前面的本數在內，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不應把本數排除在外。但是，為了使界限的劃分清晰準確，應註明本數是否包含在內。如：“十四歲、十四歲以上兒童不得入內。”或“十四歲以下包括十四歲在內兒童不得入內。”

　　4、“制定”與“制訂”的運用

　　“制定”即製作、定出。公文中習慣用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等，如：“黨的第十六次代表大會，為我們制定了全面進入小康社會的總任務和政治路線。”

　　“制訂”即製作、訂立。公文中習慣用於具體規章制度的訂立。如：“我們單位相繼制訂了防火、門衛等安全管理制度。”

　　5、“物質”與“物資”的運用

　　“物質”即能觸及、能見到的客觀存在的東西。該詞多用於哲學和物理學上的抽象概念。

　　“物資”即指具體的財物資源。

　　6、“需要”與“須要”的運用

　　“需要”即對“缺乏”而言，還有“要求”的意思。詞性為及物動詞，後可帶賓語。

　　“須要”即說明“應當”、“必須”的意思。詞性為能願動詞，修飾限制動詞。

　　7、“權力”與“權利”的運用

　　“權力”即可以管轄、統治、支配別人的權柄，受其管轄者必須服從。

　　“權利”即指一定的人被規定賦予的可以享受的權益。如：“公民有監督公共權力正確行使的權利。”

　　8、“截止”與“截至”的運用

　　“截止”即到期停止。

　　“截至”即到……為止。

　　9、“違反”與“違犯”的運用

　　“違反”即不遵照，反著方向做。

　　“違犯”即違背，觸犯。

　　10、“以至”與“以致”的運用

　　“以至”即到，直到。用於時間、數量、範圍的延伸或擴大。

　　“以致”即弄得，由此而造成，用於下半句的開頭，表示結果。

　　11、“象”與“像”的運用

　　在公文寫作中重點要注意，當“像”作為比喻詞或作為其它系動詞時不能寫作“象”。

　　12、“的”、“地”與“得”的運用

　　“的”、“地”、“得”是結構助詞，在口語裡都念“de”。“的”用在名詞前，是定語的標誌;“地”用在動詞和形容詞前，是狀語的標誌;“得”用在動詞和形容詞後，是補語的標誌。

　　13、“部署”與“佈置”的運用

　　“部署”即指全域性重大工作的安排。

　　“佈置”即指全域性具體工作和事項的安排。

　　14、“既”與“即”的運用

　　“既”是並列連詞，通常與“又”配對使用。

　　“即”相當於判斷詞“是”的用法。另有“即使”的含義。

　　15、“和”、“與”、“及”的運用

　　“和”口語色彩比較濃;“與”帶一些文言色彩，常用於比較鄭重的場合;“及”連線的成分雖然也是並列，但表達的意思上有輕重的分別，即前重後輕。

　　三、如何處理公文標題製作中的幾個棘手問題

　　1、解決轉發性通知標題冗長繁瑣問題

　　層層轉發公文，由於“過橋”機關多，很容易造成該類公文標題冗長繁瑣，如“裹腳布”似的，解決此問題辦法有四：

　　①只寫轉發第一次轉發機關的通知;

　　②直接轉發原檔案;

　　③在標題中只出現上一級機關轉發通知的文號;

　　④只用本機關發文的標題，而將其它機關的標題概括為檔案。

　　2、標題中標點符號的運用

　　為了保持標題簡煉和整潔大方，一般地儘量不用標點符號的儘可能的不用。非用不可的有下面幾種情況：

　　①可用書名號。主要用於法規、規章名稱和被批轉、轉發的公文標題等。

　　②可用問號。如：《人的正確思想是從哪裡來的?》

　　③可用引號。如：《中共中央關於堅持“少宣傳個人”的幾個問題的指示》

　　3、長標題的排列

　　根據標題長短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，佈局勻稱、美觀，不可割裂題意，即一個詞不可斷開分在兩行。

　　四、結構層次序數是如何規範的?

　　第一層為“一”，第二層為“一”，第三層為“1.”，第四層為“1”。在一段文字內部常使用“ 一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。

　　五、公文中的數字運用有哪些規範要求?

　　公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

　　黨的公文用阿拉伯數字書寫成文日期。不標明主送機關的普髮式公文決議、決定、條例、意見、規章等加括號標註於標題下方居中位置。

　　年份一律使用公曆年份的全稱，如1978年、2003年不能略為78年、03年。

　　同一檔案中同類數量的表示方法應前後一致。

　　六、公文字型和字數有哪些規範要求?

　　主標題字號一般應為二號標宋字型，副標題的字號應小於主標題字，大於或同於正文字。正文用三號仿宋字型。以16K紙型編排，每頁文字20行，每行25個字。

　　以A4紙型編排，每頁文字22行，每行28字。公文主題詞用三號標宋字型，“主題詞”三字應用三號黑體。

　　公文中的頁碼用4號半形白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。

　　七、正確使用標點符號有哪些講究?

　　1、並列短語中的頓號、逗號的使用。

　　並列短語中各成分之間如果沒有顯著的停頓，當中便不用頓號。如“工農業生產”不寫成“工、農業生產”，“五六個”不寫成“五、六個”，“各鄉鎮”不寫成“各鄉、鎮”，“青紅皁白”不寫成“青、紅、皁、白”。

　　並列短語各項之間有比較長的短語或有較大的停頓，中間應用逗號。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盤子，都放出晃眼的光。”

　　2、破折號、省略號同點號連用。

　　破折號和省略號都是標號。用在有停頓的地方，不論是句中或句末，如果本來應該用點號的，可以用了點號再加破折號或者省略號。

　　3、引號同點號連用

　　凡是完整地照錄別人的話，末了的點號多為句終號放在引號之內。如：俗話說：“到什麼山上唱什麼歌。”又說：“看菜吃飯，量體裁衣。”

　　凡是把引文作為作者一句話的一部分，末了的點號放在引號的外面。如：我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什麼內容，真是“懶婆娘的裹腳，又長又臭”。

　　4、句內括號與句外括號的使用。

　　句內括號即註釋句中某一部分的緊貼在被註釋部分之後，倘若正文在這裡該用點號，點號應放在括號之後，括號內部可以有逗號或分號，但不能有句號，儘管已經是一個句子。如：這就是說，將群眾的意見分散的無系統的意見集中起來經過研究，化為集中的系統的意見，又到群眾中去作宣傳解釋，化為群眾的意見，使群眾堅持下去，見之於行動，並在群眾行動中考驗這些意見是否正確。

　　句外括號即註釋全句的前邊正文的點號用在括號之前。括號內部如果是句子，可以用句號。如：全國各族人民間的大團結萬歲!長時間的鼓掌偉大的、光榮的、正確的中國共產黨萬歲!全場起立。熱烈的經久不息的鼓掌，轉為歡呼。

　　八、加蓋印章應注意哪些問題?

　　發文機關印章是證明公文效力的重要表現形式。總的要求是“上不壓正文，下騎年蓋月”。區別不同情況有以下具體要求：

　　單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字;加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

　　當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

　　當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱可用簡稱按加蓋印章順序排列在相應位置，並使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。

　　當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

　　九、怎樣提煉公文的主題詞?

　　撰寫文稿時應在文中標明主題詞，具體要求和做法是：

　　1、全面審讀公文，確認公文的主題內容，即確認公文涉及了哪些事物和具體物件及問題。

　　2、認真進行主題分析，找出公文涉及的主要物件。弄清其性質，弄清其歸屬哪方面問題，形成主題概念，對關鍵性語句準確、精煉地進行主題概括。

　　3、在有關機關正式制發的《公文主題詞表》中選取與公文主題概念相對應的最專指的主題詞，其詞形務必與詞表中規定的詞形相一致。

　　4、如在詞表中沒有與公文主題相對應、專指性強的主題詞時，要在詞表中選取與公文主題直接相關，最相鄰的主題詞進行相配。組配後有多義性時，應放棄組配，直接採用反映公文主題上位概念的上位詞。不能進行組配時，也採用最直接的上位詞。

　　5、應有效把握對公文主題的標引深度，一份公文的主題詞除類別詞外一般不超過5個。

　　6、主題詞的排列次序應科學合理。一般應按主題詞的含義，從內容到形式排列，進行組配時應按以下次序：

　　主體因素，即反映公文主題的關鍵性概念，如物件、材料、方法、過程、條件等，文中有幾個並列的主體因素時，一般按語法關係和邏輯順序排列;

　　通用因素，即描述主題的一些通用概念，在主題中居次要地位，對主題起細分的作用;

　　位置因素，即公文所涉及的事物、物件和問題所處的空間位置屬性方面的概念，包括國家名、地區名、地名以及機構名稱等方面的主題詞;

　　時間因素，即公文所涉及的事物、物件和問題存左的時間範圍屬性方面的概念，包括具體年份等方面的主題詞;

　　公文型別因素，即公文種類方面的概念，如命令、指令、報告等。

　　十、公文版記如何標識?

　　公文版記主要內容與標識規範如下：

　　“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號;詞目用3號標宋體字;詞目之間空1字。

　　公文如有抄送機關，在主題詞下1行;左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全形冒號;抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊;在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

　　印發機關和印發日期位於抄送機關之下無抄送機關在主題詞之下佔1行位置;用3號仿體字。印發機關左空1字。印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉拍數字標識。

　　版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

　　版記應置於公文最後一面封四，版記的最後一個要素置於最後一行。