學校檔案管理制度

　　檔案管理的物件是檔案,服務物件是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。現在，就來看看以下三篇關於的文章吧!

　　檔案資料管理是學校常規管理的一個重要主成部分。它既是學校管理和教育教學、財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是教學常規管理的重要基礎工程。為此，制訂制度如下：

　　1、成立檔案資料室，由校辦負責，校辦幹事檔案資料員具體負責，其它各職能部門相關負責人協助工作。

　　2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、籤批、承辦，保證檔案資料齊全完整，及時辦理。

　　3、學校行政人事檔案包括行政會議紀錄、文書檔案、人事檔案各種計劃與安排、各種學習記錄。群團教代會材料等分別由相關部門幹事負責收集整理交檔案室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

　　4、學校教務檔案包括會議記錄、教師業務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛生檔案、由相關部門幹事負責收集整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

　　5、學校總務部檔案包括會議記錄、校舍、校產檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等由相關負責人收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

　　6、學校的常規管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學期或每學年整理歸檔，。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。

　　7、積極做好檔案資料的收集、整理、鑑定、立卷工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

　　8、積極提供利用，嚴格執行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續，查閱檔案不得隨意借出、不得塗改、抽換和拆散，不得損壞。

　　9、加強檔案的嚴禁保密，不得洩露。

　　範本

　　一、檔案的收集

　　要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視採取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。

　　1、收集之前要明確歸檔範圍、時間、要求。

　　2、應有積極態度和主動精神，不能坐門等客。

　　3、一式二份，正本放教育委員會，副本存學校。

　　4、當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市教育委員會。

　　二、校舍檔案管理

　　1、邊鑑定邊整理，按要求進行分類、組卷，檔案排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。

　　2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持檔案之間的歷史聯絡，利用原有基礎，便於保管和利用。

　　3、檔案整理要充分利用原有的基礎。

　　4、檔案的整理必須便於保管和利用。

　　三、檔案的保管

　　按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設定保管裝置，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數量、名稱。

　　四、檔案的移交

　　交接雙方必須根據案卷目錄清點核對，並在交接收據上簽名蓋章，其收據一式三份，交接雙方各一份，會計一份。

　　五、查閱和借閱

　　1、首先辦理查閱或借閱手續，外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批准手續。

　　2、查閱或借閱，只允許在檔案室進行。

　　3、查閱或借閱不允許摺疊、塗改、轉讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規定，歸還時清點清楚。

　　4、查閱或借閱時，嚴禁吸菸、桌上放水杯、量水瓶等，以防汙染檔案。

　　六、檔案保密

　　檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱後不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批後，二人以上人員監銷。

　　七、清銷

　　1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計，如發現確實因汙染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑑定小組的鑑定同意後方可清銷。

　　2、清銷應有二人以上人員監銷，以防失洩機密。

　　3、要遵守保密規定，堅持杜絕任意和自銷燬檔案或賣給廢物收購站。

　　高等學校檔案管理辦法

　　第一章　總　　則

　　第一條　為規範高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。

　　第二條　本辦法所稱的高等學校檔案以下簡稱高校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

　　第三條　高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。

　　第四條　國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作。

　　國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責範圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查。

　　第五條　高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：

　　一貫徹執行國家關於檔案管理的法律法規和方針政策，批准學校檔案工作規章制度;

　　二將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案資訊化建設與學校其他工作同步發展;

　　三建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需裝置以及經費;

　　四研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

　　分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。

　　第二章　機構設定與人員配備

　　第六條　高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。

　　具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：

　　一建校歷史在50年以上;

　　二全日制在校生規模在1萬人以上;

　　三已集中保管的檔案、資料在3萬卷長度300延長米以上。

　　未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。

　　第七條　高校檔案機構是儲存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

　　需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構的分支機構。

　　第八條　高校檔案機構的管理職責是：

　　一貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作;

　　二擬訂學校檔案工作規章制度，並負責貫徹落實;

　　三負責接收徵集、整理、鑑定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料;

　　四編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案資訊資源;

　　五組織實施檔案資訊化建設和電子檔案歸檔工作;

　　六開展檔案的開放和利用工作;

　　七開展學校檔案工作人員的業務培訓;

　　八利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能;

　　九開展國內外檔案學術研究和交流活動。

　　有條件的高校檔案機構，可以申請創設愛國主義教育基地。

　　第九條　高校檔案館設館長一名，根據需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據需要可以設副主任一至二名。

　　館長、副館長和綜合檔案室主任館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構負責人，應當具備以下條件：

　　一熱心檔案事業，具有高階以上專業技術職務任職經歷;

　　二有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神;

　　三年富力強，身體健康。

　　第十條　高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員。

　　高校專職檔案工作人員列入學校事業編制。其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。

　　第十一條　高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠於職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

　　第十二條　高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

　　第十三條　高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，應當按照法律法規的有關規定採取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，並可以按照有關規定予以補助。

　　第三章　檔案管理

　　第十四條　高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期佈置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。

　　第十五條　高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。檔案材料的歸檔範圍是：

　　一黨群類：主要包括高等學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議檔案、會議記錄及紀要;各黨群部門的工作計劃、總結;上級機關與學校關於黨群管理的檔案材料。

　　二行政類：主要包括高等學校行政工作的各種會議檔案、會議紀錄及紀要;上級機關與學校關於人事管理、行政管理的材料。

　　三學生類：主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

　　四教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的檔案材料。按原國家教委、國家檔案局釋出的《高等學校教學檔案材料歸檔範圍》87教辦字016號的相關規定執行。

　　五科研類：按原國家科委、國家檔案局釋出的《科學技術研究檔案管理暫行規定》國檔發〔1987〕6號執行。

　　六基本建設類：按國家檔案局、原國家計委釋出的《基本建設專案檔案資料管理暫行規定》國檔發〔1988〕4號執行。

　　七儀器裝置類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器裝置價值在10萬元以上的全套隨機技術檔案以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的檔案材料。

　　八產品生產類：主要包括高等學校在產學研過程中形成的檔案材料、樣品或者樣品照片、錄影等。

　　九出版物類：主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

　　十外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料;學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料;學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料;學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。

　　十一財會類：按財政部、國家檔案局釋出的《會計檔案管理辦法》財會字〔1998〕32號執行。

　　高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔範圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照膠片、錄影錄音帶等各種載體形式。

　　第十六條　高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

　　學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質檔案材料和電子檔案材料的自然形成規律，對檔案材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，製作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格後向高校檔案機構移交。

　　第十七條　歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規範和標準的要求。電子檔案的歸檔要求按照國家檔案局釋出的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子檔案歸檔與管理規範》GB/T 18894-2002執行。