企業檔案與知識管理

　　企業檔案工作作為企業的一項基礎性工作，能為公司各項綜合業務的開展創造必要條件，但傳統的企業檔案管理模式已經無法適應新環境的發展要求。以下是由小編整理關於的內容，提供給大家參考和了解，希望大家喜歡!

　　一、傳統企業檔案管理模式面臨的挑戰

　　1、企業檔案工作改革步伐遲緩

　　在市場經濟多元化的今天，傳統的企業檔案管理體制已被打破。與此同時，新的企業檔案管理體制還沒有完全形成，這就制約了檔案工作的發展。在新舊交替時期，較多企業檔案改革步伐遲緩，滯後於企業的發展需求。

　　2、企業檔案觀念落後

　　企業中大部分員工，甚至中高階管理員，對檔案的認識還停留在檔案發展的初級階段，沒有充分意識到檔案是企業的重要資訊、知識資源。不少企業檔案機構進行檔案資訊化建設是盲目的，缺乏先進的思想理念作為指導，重視檔案管理系統的建設而忽視資訊資源的開發利用，導致檔案資訊化建設的低效率。

　　3、企業檔案管理滯後於資訊化發展

　　現在，多數企業認識到了資訊化的意義和價值，並通過辦公自動化、管理資訊、客戶關係管理等應用系統的不斷建立，來加快資訊化程序，由此企業在各項活動過程產生數字化的資訊也越來越多，但傳統的檔案實體管理模式卻難以適應這種發展。另外由於企業資訊化程序的急速發展，企業檔案人員的整體素質難以跟上這種發展，導致電子檔案管理不當，因此企業檔案處於“遊離”狀況。

　　4、企業檔案資訊缺乏系統管理

　　目前，一些企業檔案的保管、儲存仍然分散在各個部門、機構之間。沒有實現企業範圍內所有檔案的集中統一管理。檔案資訊也沒有實現與其它資訊的資源共享，沒有進行有效整合，缺乏統一的科學規劃和管理。

　　面對這些嚴峻的現實挑戰，如果企業檔案部門不進行根本性的變革，就難以適應現代企業發展的要求。因此只有以知識管理思想為指導，構建新型企業檔案管理模式，才能適應市場經濟和現代企業制度的發展要求。

　　二、知識管理與企業檔案管理

　　知識管理是對企業產生的知識進行管理通過獲取、儲存、學習、傳播、共享，使每個員工都能接觸並有效的運用企業的知識，可以方便的隨時隨地的找到最需要的知識，增強工作和學習的能力，提高工作的質量和效率;在企業已有經驗和知識的基礎上，避免重複犯錯誤，最終實現成本最小，而收益最大。

　　知識管理通過現代資訊科技對知識進行積累、組織、傳遞和應用、創新，以實現知識的價值。作為知識經濟時代的管理模式，知識管理為檔案工作在內的企業各項管理活動提供創新的思路和視角，其對企業檔案工作創新的意義有以下幾方面。

　　第一，知識管理的出發點是知識是企業的戰略資源。它可以促使人們重新認識企業檔案的價值：企業檔案不僅是簡單的歷史記錄、資料，而且是企業展望未來的視窗，是一種重要的知識載體和重要的戰略資源。

　　第二，知識管理的根本目是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力。它可以促使人們重新定義檔案管理的目的：檔案管理應重視開發利用企業的檔案，而不單是收集、整理和保管企業的檔案;檔案管理更是為了積累、利用知識，而不能只是為了儲存歷史、再現歷史。

　　第三，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應用、創新。它可以促使人們重新思考企業檔案管理的基本活動：檔案管理應該關注對檔案所儲存的資訊和知識的管理;在檔案收集過程中，應加強隱性知識的記錄與收集，加強非正式檔案外部資訊的收集，將檔案收集活動拓展為知識積累活動。

　　第四，知識管理的技術支撐是現代資訊科技。它可以促使人們重新考察企業檔案管理的技術方法：企業檔案管理必須從傳統手工操作方式走出來，採用先進的資訊科技。

　　三、知識管理背景下企業檔案管理模式的構建

　　1、企業檔案實施知識管理的必要性

　　科技的發展把世界經濟從工業經濟時代推進到了知識經濟時代，目前知識經濟正以資訊化為先導在全球範圍內迅速發展。知識經濟時代的檔案管理必將成為知識管理，所有的工作環節都將成為知識管理的必要程式。面對機遇和挑戰，檔案工作只有主動去適應知識經濟的發展，才能促進檔案事業的快速發展。

　　2、構建檔案知識資源管理模式的目標

　　1使檔案知識資源化、資訊化

　　這要求把檔案，無論是資料型、還是資訊型、或者知識型檔案，都應按照知識管理的標準進行資源化、資訊化，真正成為企業經營工作的重要資源。將以前的資訊型檔案資料看成知識型文件，按知識資源結構進行歸類與共享應用;對將來的資訊型文件，設立網上專家委託處理流程系統，快速將資訊型文件轉化成知識型文件，按知識資源結構進行管理。

　　2實現知識資源支援領導決策

　　首先要充分了解分析領導或管理決策的事項及過程，對其形成規範化認識，明確其決策的環節或形式。然後，按決策環節排列，構建相應分類的關聯知識資源庫。最後，設計、設立訂閱機制，讓領導根據決策工作內容或依據決策環節排列的知識資源分類檔案進行訂閱。

　　3知識資源支援員工學習與工作

　　這要求把知識資源與員工的入職學習、崗位學習、深入學習結合起來，提供隨時隨地地學習的渠道與空間。同時，把知識資源與員工的實際工作結合起來，讓知識資源在工作的不同環節、不同程式上很容易獲取，很及時提供。

　　3、檔案知識資源管理模式的構建

　　1強化知識觀念，建立共享的企業文化

　　建立知識庫，提倡組織學習知識經濟時代，知識的更新與員工技能的老化並存。因此，需要加大對知識型員工的培訓與開發，提供再教育和再學習的機會。當員工感覺在企業裡會有很好的發展前景，其高效的職業滿足度也就會持續下去。

　　2建立知識資源管理平臺

　　資訊科技，特別是群件技術、搜尋引擎、區域網、專家系統等，為知識在不同個體不同組織之間的交流提供了技術支撐，使知識在內部的廣泛交流共享成為可能。企業一旦擁有良好的以資訊科技為基礎的知識管理系統，知識型員工就可以不受失控限制獲取知識庫中共享知識，並且可以聯絡到有關部門和領域的專門知識專家，協助解決問題。

　　3制度建設方案

　　為了檔案知識資源管理的概念、方法、組織、過程在制度上固化，以及激勵員工積極參與、激勵檔案管理人員高效服務，有必要建立檔案知識資源管理的制度體系。按照知識資源管理系統推進和組織建設的要求，其保障制度體系應包括：知識資源安全訪問權限制度、系統中知識和資料的格式規範、知識資源收集整理制度、知識資源內容建設工作制度、知識資源管理組織制度等。


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