關於檔案管理論文

　　檔案管理工作於檔案資訊化如何更好的協調融合,是決定檔案資訊化建設的成功的關鍵。下面是小編為大家整理的，供大家參考。

　　範文一：高職人事檔案管理資訊化

　　[摘要]

　　高職院校管理工作中，人事檔案管理工作相對其他一切管理工作而言，是重要的基礎工作。當前形勢下，資訊化是高職院校發展中必須要面對的問題。當今社會是一個資訊化的社會，幾乎在所有領域，資訊化已成為現代及今後發展的潮流，為順應時代要求，人事檔案工作進行資訊化管理勢在必行。建立網路化管理體系和人事檔案資料庫系統，培養專業的高素質資訊化檔案管理人才隊伍是進行人事檔案管理資訊化的關鍵所在。

　　[關鍵詞]高職院校;資訊化;人事檔案

　　在當前形勢下，把資訊化管理引入檔案管理中是院校發展和時代進步的共同要求，為順應資訊時代潮流和教育單位人事制度發展的要求，應大力加快人事檔案資訊化改造，加強高職院校人事檔案管理從傳統領域轉向資訊化檔案管理的改造。

　　1高職院校人事檔案資訊化管理的重要性

　　1.1人事檔案管理資訊化是檔案管理髮展的方向

　　當今社會，以計算機為基礎的資訊科技在社會各個領域高速發展，為時代帶來了一場深刻變革，電腦網路正以驚人的速度深入到社會的各個角落，資訊科技和相關設施的大量普及使得資訊化程序成為當今社會發展各個領域的主流。而檔案原生具有可資訊化的基礎，人事檔案實現資訊化是時代發展的需要。人事檔案資訊化是指用科技手段和資訊科技對人事檔案材料資源實施基於現代電子資訊環境下的管理和利用。人事檔案管理的資訊化改造是細緻複雜而系統的工程，也是改造優化現有檔案系統、資料轉化和整理的過程。2002年國家檔案局中央檔案館印發的《全國檔案資訊化建設實施綱要》裡面提出我國檔案管理工作的任務中，重要的一項就是資訊化建設。因此人事檔案管理實現資訊化是當前高職院校管理工作的重要任務，是當今社會資訊化潮流的必然趨勢。

　　1.2高職院校人事制度改革和發展要求檔案管理資訊化

　　隨著院校規模不斷擴大，人員越來越多，人事制度管理也越來越複雜，高職院校人事制度改革是院校發展的必然要求，是在新的環境中生存和發展並更好地滿足人事制度優化改良的重要策略。檔案管理資訊化是高職院校人事制度改革的重要專案之一，隨著高職院校管理制度改革的推進和當前社會環境資訊化潮流的要求，傳統模式人事檔案管理越來越無法適應現實要求，材料資訊數量越來越多，種類越來越複雜，檔案提取和操作日益頻繁，傳統模式對人事檔案的管理已無法滿足現實環境提出的相應要求，因此，要以資訊化技術對人事檔案管理進行改造和建設，把檔案管理資訊化融入到人事制度改革中去才能適應當前的客觀現實對人事檔案管理工作的需要。

　　1.3實現人事檔案自身價值需要高職院校人事檔案管理資訊化

　　高職院校人事檔案管理工作的根本價值在於檔案能否具備一個高效準確合理的利用基礎，人事檔案記錄了大量的人事資訊，是單位人事調整、個人辦理相關手續的重要依據，資訊服務的準確性和高效性是人事檔案管理工作的兩項基本原則。另外人事檔案也是人才開發工作重要的人事材料基礎，人事檔案作為人才資訊的資料庫記錄了大量人才相關的重要資訊資源，可為開發和利用人才資源提供資訊上的支援與保障。人事檔案管理工作從針對客體上分為實體和資訊化兩部分，實體檔案針對客體是檔案的原始憑證、紙質檔案，這種形式所特有的唯一性、真實性和法律憑證作用是其他形式所不可替代的，不過實體檔案管理工作操作複雜，利用手續繁瑣，檢索麻煩、管理效率十分有限。人事檔案資訊化管理相對實體檔案具有高效便利的特點，可極大提高檔案工作管理的效率，簡化檔案利用的複雜程式，充分發揮人事檔案的功能，更大實現檔案價值。

　　2高職院校人事檔案管理實施資訊化的措施

　　2.1加強對人事檔案工作的重要性認識

　　人事檔案管理雖然具有很強的重要性和不可替代性，但檔案管理是一項系統和長期的工作，對檔案管理工作的重視或忽略都難以在短期內顯現出其效果或危害。因此，提高對檔案管理的工作重視，加大關注檔案管理的重要性，必要性認識，提高教育單位內部有關人員的檔案意識，提高上級領導和教育單位各部門對人事檔案工作的支援和配合十分關鍵。要實現人事檔案管理工作的準確性、高效性、資訊化，硬體建設是必不可少的前提，而人事檔案管理工作的重要性獲得領導重視是關鍵。要進行相關制度的改革，裝置的購置，人員的調整，無一不需要上級部門逐一進行審批，學院領導對人事檔案工作的認識如果不夠會造成檔案建設上重大困難，因此要把檔案管理重要性作為學院整體工作重要性的必要組成部分，在人事檔案制度和資訊化改進的相關要求上予以必要支援;組織人事部門的領導更要對檔案重要性給予必要重視，要將人事檔案工作納入本部門重要議事日程，把檔案工作的規劃佈置，研究考核與本部門其他工作同期開展，定期研究檢查、佈署、指導人事檔案工作。

　　2.2建立制度基礎，規範檔案管理

　　為增強高職院校人事檔案工作管理質量，提高檔案工作效率，規範檔案工作流程，科學化的檔案管理非常重要。要本著合理性和科學性原則建立一套完整的檔案管理規章制度。規章制度是管理工作正常進行的依據，是檔案管理具體實施的標準，合理科學的一整套人事檔案管理規章制度是實現管理規範化、科學化的重要保障。提供資料的相關部門要對檔案管理目標實施全面細緻地考察，從不同角度、多個側面真實準確地考察所有檔案人員的相關材料，重視對當事人工作能力，性格特點、業務水平的記錄，保障形成材料的真實性、準確性、客觀性和全面性。

　　2.3建立完備的高職院校人事檔案資料庫系統

　　當今快節奏高速發展的時代環境要求人事檔案管理工作也要具備與之適應的工作效率，迅速有效地實現資訊交流和檔案資料更新。為跟上時代步伐，高職院校人事檔案管理的工作重點應由實體管理向資訊化管理轉變;而資訊化管理很多方面依賴於計算機技術和資訊科技在檔案管理上的應用，因此建立人事檔案資料庫系統是這一切的基礎。資料庫系統的建立可實施人事檔案資訊彙總和動態管理，方便快捷地更新人事檔案資料，使人事檔案查閱，比對，傳輸上更為迅速準確。人事檔案資料庫要建立在中組部《資訊結構體系》的基礎上，循序漸進，分層次、分步驟、分階段、有序地進行。資料採集是人事檔案管理工作最基礎的一項內容，採集工作一定要以組織人事部門稽核的年齡、工齡、黨齡和學歷學位為依據，保證人事檔案資料庫內資訊的準確性、完整性、真實性。

　　2.4實施人事檔案網路化管理

　　高職院校人事檔案資料庫的建立和檔案管理的資訊化轉換，使檔案資訊的利用效率大大提高。為實現資訊資源共享，加強檔案資訊的交流與傳遞，在區域網內實現高職院校人事檔案的管理和人事資料交流必不可少。實現人事檔案管理的網路化資訊化交流和共享體系，保障資訊保安是前提，在網路資訊管理中要重點做好管理權和使用權的問題，要進行密碼和多重驗證來核對管理者身份。要以多種方法對資料庫採取安全防護和安全性監督。防止非法人員利用網路盜取和損壞檔案資訊;同時保密性也是人事檔案資料管理的重要原則。針對人事部門內部要合理設定操作者和管理使用者的系統許可權，避免不必要的授權和重複授權，對於管理許可權的分配要做到責任和許可權對等，避免出現越權管理和許可權失效現象。人事檔案資料可通過網路實現資料共享，避免了人事檔案操作程式上的反覆錄入，提高檔案管理工作效率。網路化的檔案服務還可實現全天候24小時線上，隨時需要都可實時查詢檔案資料，方便各種工作情況的要求。人事檔案管理的網路化還可在需要人事資訊資料彙總和統計分析時實現快速高效的實時統計，這對決策和組織人事工作而言是極為有利的資訊支援。實現高職院校人事檔案網路化管理需要運用相應的電子裝置和資訊科技，遵循《幹部人事檔案原件管理系統》的相關原則，把相應人事資料嚴格對照檔案原件逐步輸入電腦，建立人事檔案電子資料庫。人事檔案實現網路化以後檔案的管理彙總、統計利用、查閱、變更都能夠實現無紙化操作，大大提高了檔案工作的效率和管理的科學性和先進性。

　　3結語

　　為迎接資訊時代的到來，高職院校人事檔案管理要積極引入資訊化、網路化、電子辦公的先進理念，運用科技手段改進檔案管理制度。加快高職院校人事檔案改革的推進，努力挖掘人事檔案資訊資源，實現人事檔案資源的合理化利用。使人事檔案成為高職院校管理制度改進、人力資源開發以及提升綜合實力的有力支援。

　　主要參考文獻

　　[1]季瑤嫻.新建高職院校人事檔案管理資訊化研究——以溫州科技職業學院為例[J].文教資料,20117.

　　[2]李建英.對高職院校檔案資訊化建設問題的粗淺認識[J].黑龍江檔案,20114.

　　範文二：幹部人事檔案管理工作完善措施

　　一、幹部人事檔案管理工作的現狀

　　一人事檔案管理體制混亂。

　　人事檔案管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統的三大類管理。管理方法上實行“檔隨人走”，主要表現在各單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動部門，管理的主體不清。管理模式上實行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重複浪費極為嚴重。

　　二人事檔案法規不健全。

　　由於人事檔案法律建設上基本還處於探索階段，操作過程中還存在著一些問題：人事檔案觀念淡薄，普法工作開展力度不夠，公眾對於人事檔案的認識還處於一種模糊的狀態，法律法規不夠完善等。

　　三人事檔案內容不完備，檔案整理不規範。

　　把個人材料歸檔成冊是人事檔案規範化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖已立捲成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。隨著行業的發展，各單位對學歷的要求越來越高，很多幹部通過各種方式提高了文化水平和學歷層次，但由於學習渠道如函授、短期培訓、研修班、進修班等的差異，以及各個學校對入檔材料的要求不同如有的學校沒有學歷批准書的相關材料，只有學位證書等問題的存在，導致某些人事檔案中的學歷材料不齊備，且無法補辦。

　　四人事檔案管理手段落後。

　　目前大部分單位的人事檔案管理還僅限於傳統紙質檔案管理，較好的單位也僅僅是採用了電子資料庫管理，而根本沒有實現資訊化。但是隨著社會的發展、辦公條件的改善，為了更加真實、全面的地記錄幹部所有經歷和資料，實現人事檔案資訊化是一種必然趨勢。

　　二、幹部人事檔案管理工作的完善措施

　　一理順人事檔案管理體制。

　　現行的人事檔案，主要按管理許可權和隸屬關係進行管理，根據《幹部檔案工作條例》有關規定，在強調按隸屬關係管理的基礎上，突出職能管理。組織部門承擔對檔案工作牽頭抓總，負責檔案工作的管理督查和業務指導，同時，具體負責所管領導幹部和參照管理單位人員的檔案;人事部門負責國家公務員包括依照管理單位人員的檔案管理;人才交流中心負責事業單位、社會中介機構工作人員及流動人員的檔案管理;勞動部門負責各類企業工作人員的檔案管理。

　　二健全人事檔案規章制度。

　　要建立健全一套完整科學的人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規範化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑑定制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料。對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細緻的鑑別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀反映事實。

　　三豐富人事檔案材料內容。

　　要緊緊圍繞幹部工作大局，提高人事檔案利用價值，在收集幹部基本情況的基礎上，不斷豐富人事檔案材料內容，一是建立幹部工作業績檔案，及時將幹部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案，為憑實績用幹部提供必要的依據。二是建立幹部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、註冊考試等能反映個人才能的資料。三是建立幹部認可檔案，本著黨政幹部群眾認可、技術人員學術認可、企業人才市場認可的原則，分別建立黨政幹部考核考察檔案、技術人員學術和技術推廣成果檔案、企業經營者利稅檔案。通過這些內容，把檔案建設成為反映幹部面貌的鏡子，記錄幹部成長的錄影，以便於組織對幹部進行全面瞭解，使幹部檔案更好地為組織工作、經濟工作服務。

　　四加快人事檔案資訊化建設。

　　建立幹部人事檔案資料庫系統，實施幹部人事檔案動態管理。利用計算機、掃描器等現代裝置和現代技術，將幹部檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文字圖片甚至聲像資料轉變成資料資料，使幹部檔案資料化、資訊化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。同時，檔案的資料系統建成後，不僅能夠全面反映幹部的基本情況、工作履歷等固定資訊，而且可以記錄幹部工資、職級、學歷、崗位變動等動態資訊，一旦幹部基本情況發生變化時，可以隨時準確地將最新資訊錄入微機，保證幹部檔案資訊的時效性、真實性和準確性。同時，建立幹部個人電子檔案系統，實施幹部人事檔案自動化管理。適應人才柔性流動的需求，為便於檔案的查閱流轉，可以將幹部個人中能夠公開部分的內容以類似於IC卡的形式，製成電子檔案。該檔案由主管部門製作並負責維護更改，由個人持有，用人單位只能閱讀無法更改。個人電子檔案的建立，可以有效地減少棄檔“、死”檔和無檔現象，同時，還可以減輕檔案工作的工作量，減少紙質案卷因磨損而造成的毀壞。