淺談會計電算化對行政事業單位的影響

　　摘　要：近些年來，隨著電子商務行業的迅猛發展，對行政事業單位的財務治理產生了重大影響，使得會計管理環境、會計資訊、會計理論發生了變化。傳統會計體系已不能適應新經濟形勢下的會計體系，會計電算化能有效地提高行政事業單位的財務管理水平，有必要加強和改進會計管理系統，以適應時代的要求。因此本文擬從會計電算化對會計管理程式、會計管理環境及對行政事業單位會計發展趨勢的影響三個方面作簡略淺談。

　　關鍵詞：會計電算化　會計發展　影響

　　隨著市場競爭日趨激烈，新技術、新工藝不斷湧現，會計法也不斷創新，大大促進了會計學科的發展並豐富了其內容。利用以計算機技術為中心的資訊管理手段已成為行政事業單位會計的一種必然發展趨勢。實踐證明，行政事業單位會計工作以電子計算機為手段，大大加快了資訊反饋速度，增強了業務處理能力，對於及時、準確地進行決策和核算，有效地實施預算控制，全面地考核、分析資金的運用，都有重要意義。

　　一、會計電算化對會計管理程式的影響

　　1、授權和領導認可。

　　計算機會計系統的開發和發展必須經過有關領導的認可和授權，這關係到系統開發、發展、更新等專案的成敗。計算機會計系統的開發專案一般投資金額都比較大，對企事業整體管理目標的影響也比較大，往往需要對原有的管理體制進行較大的改革，是牽一髮而動全身的重大舉措，因此必須得到授權和領導認可。計算機會計系統的發展和更新是對原有計算機會計系統進行重大改進，同樣對會對各單位管理體制造成較大的影響，同時對現有計算機會計系統的任何改動都可能危及整個系統的安全可靠，因此也必須得到授權和領導認可，而且領導的授權和認可也有利於保證系統開發和發展的物資和資金的需要。

　　2、人員培訓。

　　計算機會計系統在開發階段就要對使用該系統的有關人員進行培訓，提高這些人員對系統的認識和理解，以減少系統執行後出錯的可能性。外購的商品化軟體應要求軟體製作公司提供足夠的培訓機會和時間。在系統執行前對有關人員進行的培訓，不僅僅是系統的操作培訓，還應包括讓這些人員瞭解系統投入執行後新的內部控制制度、計算機會計系統執行後的新的憑證流轉程式、計算機會計系統提供的高質量的會計資訊的進一步利用和分析的前景等等。

　　二、會計電算化對行政事業單位會計管理環境的影響

　　1、電算化會計系統較之手工會計系統更加廣泛。

　　各單位使用計算機處理會計和財務資料後，行政事業單位會計核算的環境發生了很大的變化，會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業人員組成，轉變為由財務、會計專業人員和計算機資料處理系統的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅能利用計算機完成基本的會計業務，還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為複雜的業務活動，如銷售預測、人力資源規劃等。隨著遠端通訊技術的發展，會計資訊的網上實時處理成為可能，業務事項可以在遠離企業的某個終端機上瞬間完成資料處理工作，原先應由會計人員處理的有關業務事項，現在可能由其他業務人員在終端機上一次完成;原先應由幾個部門按預定的步驟完成的業務事項，現在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此，要保證企事業財產物資的安全完整、保證會計系統對企事業經濟活動反映的正確和可靠、達到企事業管理的目標，單位內部控制制度的建立和完善就顯得更為重要，內部控制制度的範圍和控制程式較之手工會計系統更加廣泛、更加複雜。

　　2、電算化會計系統改變了會計憑證的形式。

　　在電算化會計系統中，會計和財務的業務處理方法和處理程式發生了很大的變化，各類會計憑證和報表的生成方式、會計資訊的儲存方式和儲存媒介也發生了很大的變化。原先反映會計和財務處理過程的各種原始憑證、記賬憑證、彙總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了，有些甚至消失了。由於電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發生時，有關該項交易的有關資訊由業務人員直接輸入計算機，並由計算機自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了，原來在核算過程中進行的各種必要的核對、稽核等工作有相當一部分變為由計算機自動完成了。原來書面形式的各類會計憑證轉變為以檔案、記錄形式儲存在磁性介質上，因此，電算化會計系統的內部控制與手工會計系統的內部控制制度有著很大的不同，控制的重點由對人的控制為主轉變為對人、機控制為主，控制的程式也應當與計算機處理程式相一致。

　　3、電算化系統自動化處理的充分體現。

　　根據使用者定義，由系統自動生成轉賬憑證的方法稱為"自動轉帳”，它已經成為電算化會計系統非常成熟的方法之一。自動轉賬有兩種情形，一種是直接從賬項資料中取數生成記賬憑證，如結轉期間損益;另一種是要通過函式進行較為複雜的運算才能得到憑證上所需的數值，如計算並分配應付福利費。自動轉賬又分為兩個層次：一個層次是在總賬系統或稱賬務處理系統中定義並使用的自動轉賬;另一個層次是在各個子系統中定義和使用自動轉賬，如工資系統中的工資費用分配、固定資產系統的折舊費用分配等。“自動轉賬”一旦完成定義，即可在不同會計期間重複使用，大大提高了系統的效率。

　　三、會計電算化對行政事業單位會計發展趨勢的影響

　　1、會計服務範圍更加廣泛。

　　傳統會計方法與電算會計方法的綜合運用並不斷提高，才是會計電算化發展的必要保證。把會計電算化說成是在計算機環境下傳統會計方法的模擬是隻看到了事物的表面或結果，而沒有看到事物的本質;電算會計方法只有建立在傳統會計方法的基礎之上，才能得到發展和提高;同時，也要以電算化環境下特有的方法去解決新形勢下的新問題。過去各單位財務人員至少二至三人，通過計算機技術的應用，中紀委推行會計委派制實施會計集中核算後，各單位財務收支都集中在核算中心辦理，這樣核算中心一個人就可以核算二十幾個行政事業單位的會計業務，並且款項進出在結算中心賬戶進行，使整個過程在公開監督下進行。因此計算機技術的應用為財務管理、控制目標的實現及科學決策提供了條件。