辦公室行政管理論文

　　辦公室行政管理工作是一個企業部門非常重要的崗位之一，在企業的正常運轉中起著重要的作用。這是小編為大家整理的，僅供參考!

　　篇一

　　辦公室行政管理工作探究

　　【摘 要】 辦公室行政管理工作是一個企業部門非常重要的崗位之一，在企業的正常運轉中起著重要的作用。想要做好辦公室行政管理工作，需要對辦公室行政管理工作有一個很好的瞭解，對於其基本職能有一個全面的認識，還應該針對不同的問題進行適當的變通。本文對以上幾個方面進行簡要分析。希望通過本文的研究，能夠為相關方面的研究提供參考。

　　【關鍵詞】 辦公室;行政管理工作;探究

　　前言

　　新時期下，辦公室行政管理工作是一門非常重要的工作。辦公室屬於一個綜合性的辦事機構，通過辦公室行政管理工作，能夠實現企業一些事情的執行，同時辦公室管理工作還具備著檔案起草、督辦協調等功能，還負責業務接待等一些服務性活動，辦公室的行政管理工作，在企業中屬於一種起著協調作用、承上啟下的樞紐作用的機構。在現階段，做好辦公室行政工作，影響深遠。

　　1 辦公室行政管理工作的重要性

　　對於一個企業來說，辦公室行政管理工作是非常重要的。對於辦公室行政管理工作的地位，必須充分認識到[1]。在新時期下，需要進一步的提高辦公室行政管理工作的能力，才能夠適應快速發展的經濟情勢的需要。辦公室主要是聯絡上下工作的。辦公室的行政管理崗位擔負著辦公室的日常的事物，這些工作基本都是一些比較瑣碎的工作，卻彰顯了企業的形象。企業各個部門的工作，上下部門的銜接，都是在辦公室的綜合協調下和合理解決過程中實現的。由此可見，辦公室行政管理工作是非常重要的[2]。

　　2 辦公室行政管理崗位基本職能探討

　　辦公室行政管理崗位主要的服務目標是傳達上級部門的指示以及下達各項不同的行政工作。辦公室行政管理崗位，首先需要起到的是助手的作用。辦公室行政管理崗位，主要是把上級機關的相關部署工作進行綜合整理後，再結合本單位的領導人員的意見後，進行分析總結，再予以貫徹執行並且落實到具體實處，也就是對機關的管理和工作秩序以及工作質量起到一個助手作用[3]。辦公室行政管理崗位起到的另外一個作用是作為一個“軍師”的作用。在辦公室行政管理崗位工作的人員，需要對一線工作有一個瞭解，聽取基層的意見。把相關的所見所聞進行總結後，反饋給企業領導，並且提出自己的積極的建議和意見，爭取做好企業領導的“軍師”。辦公室行政管理崗位的工作人員應該發揮的第三個職能是其積極的協調作用。作為辦公室行政管理崗位的工作人員，其主要的一個職能還是其協調職能。企業的很多工作安排都需要辦公室行政管理崗位的協調，只有經過合適的協調之後，才能夠更好的維持正常的工作秩序。通過把上級部門的指示與本部門的領導的每一項精神進行傳達，同時協調好企業每一個部門的關係，使得領導指示能夠得到落實。最後，辦公室行政管理崗位的職能之一是其保障作用。在辦公室行政管理崗位工作的人員，需要安排好領導安排的任務，使得各個部門的具體的事情能夠按時完成，讓領導能夠安心處理事情，保障企業的各個方面工作順利完成。另外，辦公室行政管理工作還需要做好的是單位各個部門的關係調解，多瞭解各個部門的意見，歸納分析，恰當處理。使得各個崗位的人員能夠團結一心，共同為了企業的發展而努力。

　　3 辦公室行政管理工作的需要注意的問題

　　辦公室行政管理工作的主要任務是解決好多個方面的問題。在企業辦公室中，行政管理工作處於一個銜接的位置，是負責上下級之間的一個橋樑，在日常工作中有著重要的地位。對於企業來說，企業辦公室行政管理工作的好壞，直接關係到企業的發展是否有聲有色。辦公室行政管理工作，主要是負責辦公室的行政管理和日常事務，是要做好領導的參謀工作，幫助領導更好的管理企業，完成企業指標，促進企業的長遠發展。辦公室行政管理工作還需要負責好企業的公文、資料、資訊等宣傳工作，把企業內部和企業外部的資訊有效的銜接起來，做到知己知彼[4]。辦公室行政管理工作，還需要處理好公司的來往的文書資料等，對所有需要召開的會議決定的檔案等進行催辦和落實。

　　辦公室行政管理工作需要注意的問題，首先是關於“大局”和“小局”的處理問題。辦公室行政管理工作，是一門綜合性質的工作，是屬於服務性行業。辦公室的行政管理工作，需要顧全“大局”，一切服從“大局”，在服務的時候考慮到“大局”，把具體的工作落實到顧全大局方面。另外，還需要做好自己的“小局”工作，更好的服務於“大局”。其次是要處理好主動和被動的問題。作為辦公室行政管理工作的執行者，要認識到其工作的性質，是屬於被動性的服務行業，卻又需要在工作的時候發揮自己的主動性，做好自己的工作。在多年的經驗總結中，把握好事情發展的規律，對於一些有計劃的事情，要提前著手，提前準備。在處理事情的時候，要學會隨機應變，對於一些突發事件等，要學會快速處理，做到反應快，效果好。同時，積極的配合領導的工作，領悟領導的意思，提前做好準備工作，為領導處理一些事情。第三個方面是要注意度的問題。辦公室行政管理工作，難免需要為領匯出謀劃策，在很多事情方面為領匯出注意，就需要發表很多自己關於事情的看法。然而，在說話的時候，一定要注意，不能夠口不擇言，真正的想到什麼說什麼，要把握好說話的度的問題。辦公室行政管理工作人員，相對於領導來說，處於一個從屬地位，是要注意自己的地位的。在思考問題的時候，要能想到領導所想的問題，為領導犯愁的事情而著急，籌謀劃策，為領匯出注意，儘可能多的為領導提供和事件相關的資料。要積極主動的幫忙，卻又不能夠添亂。這樣才能夠不使得領導厭惡，也才能夠真正的幫助到領導。

　　辦公室行政管理工作，最重要的地方之一是要把握好辦公室的整體功能，提高辦公室工作人員的整體素質，要勤于思考，善於處理問題。在處理事情的時候，要考慮到自己的服務地位，出現矛盾和問題的時候不逃避，正確面對。在緊急事件發生的時候，要保持好清醒的頭腦，認真處理事情。無論遇到的是大事情還是小事情，都需要認真的對待，切不可馬虎糊弄。經過不斷的鍛鍊，不斷的提高自己的個人能力，能夠更好的適應在辦公室行政管理方面的工作，更好的成為領導的得力助手。工作的時候，要注意團隊的力量，不能夠一意孤行，固執己見，要多聽取大家的意見，團結的完成任務，更好的勝任辦公室行政管理工作。

　　4 結束語

　　辦公室行政管理工作是一門重要的工作，在進行該工作的時候，需要注意到多個方面的問題。在不斷的工作的過程中，提高經驗，提高個人處理問題和解決問題的能力，才能夠更好的勝任該工作。關於辦公室行政管理工作，需要改進的地方還是很多的。辦公室行政管理工作是一門充滿挑戰的工作，需要工作人員的各個方面的努力才能夠做好。通過對辦公室行政管理工作的分析探討，相信在未來的不斷的完善過程中，該方面的理論和實踐也會發展的更加全面。

　　參考文獻

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　　作者簡介：

　　饒豐，女，1985-，湖北天門，學士學位，研究方向：辦公室業務工作

　　作者單位：中國石油天然氣股份有限公司深圳液化天然氣專案經理部

　　篇二

　　實現辦公室行政管理精細化

　　【摘要】精細化管理是社會分工的精細化以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，並將常規管理引向深入，將精細化管理的思想和作風貫徹到企業每個環節的一種管理模式。精細化管理強調將管理工作做細、做精，以全面提高企業管理水平和工作質量，是企業超越競爭者、超越自我的需要，是企業追求卓越、實現完美的必然選擇，也是確保企業在激烈的市場競爭中實現基業長青的重要指導思想和管理理論。

　　【關鍵詞】辦公室;精細化;對策

　　未來企業的競爭就是細節的競爭，細微之處見功夫，細節的寶貴价值在於，它是創造性的，獨一無二的，無法重複的。細節影響品質，細節體現品位，細節顯示差異，細節決定成敗。在這個講求精細的時代，細節往往能反映企業的專業水準，突出企業內在的素質，提高企業產品品質，提升企業自身形象。所謂“針尖上打擂臺，拼的就是精細”。精細已經成為企業競爭中最重要的表現形式，精細化管理也已經成為決定未來企業競爭成敗的關鍵。精細化是管理的新方向，是以科學管理為基礎，以精、準、細、嚴為特徵，致力於降低管理成本，提高管理效率的一種管理方式。精細化管理是加強管理、提升效率的必經之路。

　　1為什麼要實施精細化管理

　　1.1市場競爭日益激烈

　　隨著我國加入WTO，國內企業在面對本土企業競爭的同時，還要接受來自國外跨國公司更大的挑戰。市場競爭的日益加劇使得粗放式管理已經不能再適應激烈的市場競爭，這在客觀上要求企業的管理必須轉型。另外，國外公司在管理上十分精細，如果我國的企業想在競爭中佔據主動，必須改變粗放管理的模式，實現向精細管理的過渡。

　　1.2複雜的消費群體誕生

　　消費品市場競爭白熱化，傳統制造業隨著社會發展進入大調整、大重組和全面優勝劣汰的境地，產品種類越來越豐富，顧客可供選擇的餘地越來越大，人們的消費觀念和水平日益提高，個性化需求成為消費趨勢，消費者購買商品越來越挑剔，越來越滿足於享受超值、舒適的服務細節。例如現在的牙膏品種越來越多，分別針對老人、兒童和婦女的不同要求而各自專門設計生產。因此，企業為了生存，為了符合顧客的需要，不得不向精細化管理轉變。

　　1.3同質化經營的難題

　　在市場競爭日趨激烈的今天，企業和企業之間在產品、技術、成本、裝置、工藝或服務等方面的同質化越來越強，差異性越來越小，在某種層面上而言，市場競爭越來越表現為細節上的競爭。例如，彩電、冰箱、空調、洗衣機等家電行業，產品同質化趨勢越來越明顯。在這種情況下，誰能為消費者想得更周到、細緻，誰就會在競爭中勝出。

　　1.4 追求完美，追求卓越

　　什麼叫卓越，比優秀更好就是卓越。這個世界上沒有十全十美的東西，但無論做什麼事，我們都應該盡其所能做到最好，儘可能追求完美、追求卓越。我們追求完美、追求卓越的過程，很大程度上就是不斷追求細節的完善直到完美的過程。任何卓越的表現，不管它是來自於企業、團隊還是個人，都是可以追溯、探究到非常實在的東西，而且它們必定是建立在精細執行的基礎之上，由於各方面的出色表現才會有領先他人的卓越特徵。同樣的道理，任何團隊或個人的失敗，都可以從事物發展的蛛絲馬跡中尋找到失敗的根源。追求卓越源於細節又歸於細節。中國古代就有類似說法的總結，如“見微知著”、“一屋不掃，何以掃天下”、“不積跬步，無以至千里”、“千里之堤，潰於蟻穴”等。這些名言強調了任何“細小”的東西都可以通過系統放大，可以成大事，也可以亂大謀。

　　2 行政管理精細化對策

　　行政管理精細化，不僅是工作方式的轉變，更是管理思想的改變，需要管理人員在日常工作中不斷提高自我要求，根據精細化要求，改變工作理念與方式，實現行政管理工作的精細化。

　　2.1 建設企業文化

　　古語有云：“窺一斑而知全豹”。有經驗的上司通常都非常瞭解自己下屬的做事風格，也比較瞭解他們最容易在什麼地方出問題。於是，現在管理上極力提倡“放大抓小”的原則，其本質就是從細節上顯示管理的真功夫來，更好地提高效益。“放大”就是指所有管理層的負責人，包括高層和基層的管理者，都應該把所有下屬員工職責範圍內的事情全部放手讓他們去做。例如業務部門，在公司經營方針指導之下，如何具體開展市場業務工作，如何與客戶洽談，如何安排市場推廣宣傳活動，這就要求高層和基層的管理者與相關員工一起商議出計劃和方案後，放手讓他們去做，自己做好督促檢查工作就可以了。精細化管理是提升辦公室管理水平的重要途徑，對我們更好地做好辦公室管理工作具有十分重要的意義。必須樹立精細化管理理念，養成精細化工作習慣，通過制度化、標準化，切實推進精細化管理。

　　2.2 推進制度化

　　“沒有規矩，不成方圓”。要想真正有效地保證精細化管理方案變成事實，達到既定的效果，就需要制定激勵與約束制度。例如，摩托羅拉早在30年前就開始建立自己的流程管理體系，既形成了內部控制標準，也體現了公司的經營原則。該控制標準對涉及銷售、採購、薪酬、製造、融資、財務、資訊系統控制、智慧財產權保護等各項業務的流程都做了詳盡的規定，而且還指出如果不按照標準做將會產生何種風險。所以，既有好的精細化管理推行方案，又有好的運轉機制和標準來執行這個方案，企業才有可能成功實施精細化管理。

　　在實施精細化管理前，企業要整理出一個系統、完整、全面、細緻的規章制度體系，作為精細化管理依規辦事的依據。企業管理制度的表現形式或組成包括企業組織機構設計、職能部門劃分及職能分工、崗位工作說明，專業管理制度、工作或流程、管理表單等管理制度類檔案。企業因為生存和發展需要而制定這些系統性、專業性相統一的規定和準則，就是要求員工在職務行為中按照企業經營、生產、管理相關的規範與規則來統一行動、工作，如果沒有統一的規範性企業管理制度，企業就不可能實現其發展戰略。我們辦公室在處理會務工作時，將平時常做的從會議目的、作用到會場的申請，到會務的管理等十幾項會議準備內容，總結出規範、細化的會務工作流程，使以後類似工作有章可循，且執行精細而準確。

　　2.3 培養員工工作習慣

　　實施精細化管理對員工的心態、技能和知識提出了更高的要求。其實，精細化管理的本質更多的是對員工的職業化要求，把對員工的工作要求更多地通過提高職業素質、職業技能固化到每個人的工作習慣之中。因此，要真正實現管理的精細化，必須培養出一大批合格的職業人，通過人才的職業化實現管理流程的職業化、精細化、標準化。對大多數人來說，我們常說：習慣決定性格，性格決定命運在細節上的表現更多的是種習慣，它全賴於我們的性格和平時的修養，因為性格往往會表現在許多不經意的細節上。

　　注意細節應該把功夫用在平時，不斷完善我們的性格，養成良好的習慣，關鍵的時候才能水到渠成地“本色”流露，而不至於讓人感覺到虛偽、做作。一個企業要做到重視細節管理，將細節管理真正執行下去並不難，難就難在一如既往地堅持。很多企業的領導在到過一個管理優秀的公司“取回經”後，總要大張旗鼓地搞了一陣子“向學習， 活動”。但要麼是“雷聲大雨點小”，要麼是一兩天的新鮮，開展根本沒有取得什麼實質上的效果。細節運作也是這樣，很多企業在發現問題，或者受到一些啟發後，準備開始重點抓細節管理，但是沒過幾天就不了了之，一些預期的效果也沒有實現。之所以有這樣的問題出現，說到底就是沒有一定的耐力。辦公室在每月制定的《月度工作計劃》中，對辦公室領域的各項工作，可以按照月初計劃進行具體量化與精細分解，明確每一個階段的負責人與任務，從而使工作成績與完成情況一目瞭然。

　　2.4 深化精細化管理

　　創新存在於細節之中，細節是創新之源，細節的寶貴价值更在在實施精細管理的過程中，最為重要的是要有規範性與創新性相結合的意識。規範性方法是基本性的，不可或缺的條件、要求、手段，創新的方法與技巧是在規範性的基礎上發展的要求和手段。規範是“精細”的表現形式，“精細”是創新的方向和動力。“精細”的境界將管理的規範性與創新性很好地結合起來，把企業引向成功。許多企業的領導在尋求創新時，不管在技術創新還是在管理創新方面，總習慣於貪大求全，卻很少有“於細微處見精神”的細心和耐心。相反，成功的企業家海爾集團總裁張瑞敏在談到創新時，卻說：“創新不等於高新，創新存在於企業的每一個細節之中。”

　　“行之有效的創新在一開始可能並不起眼。”而這不起眼的細節，往往就會造就創新的靈感，從而能讓一件簡單的事物有了一次超常規的突破。杜拉克認為，創新不是那種浮誇的東西，它要做的只是某件具體的事。企業要真正達到推陳出新、革故鼎新的目的，就必須要做好“成也細節，敗也細節”的思想準備。否則，所謂的創新只能是一句空話。所以，創新不一定是“以大為美”，但卻絕不能掉以輕心於企業活動中的既不相同卻又相互關聯的每一個細節。

　　辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責任重大，一旦把握不好，處理不當，就可能小事變大事，甚至影響機關的正常運轉，影響領導的威信，影響單位的形象。辦公室工作的上述特點，決定了辦公室工作必須走科學化、規範化、精細化的道路，“在被動中求主動、在無序中求有序、在務實中求精細”。努力用“制度化、流程化、規範化”全面提升辦公室精細化管理的品質，要建立“公文處理、會務、接待、值班”等各方面的標準化工作流程，強調辦公室工作的精品意識，從而使辦公室成員在工作中養成精細化思想，使企業辦公室管理實現從制度化約束向文化約束的轉變，提高精細化水平。

　　參考文獻

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　　作者單位：陝西國華錦界能源有限責任公司