資訊規範化管理論文

　　資料管理是一種對產品技術檔案、文件的管理，也是對企業現存的產品結構及文件的管理。本下面是小編給大家推薦的，希望大家喜歡!

　　篇一

　　《淺談企業檔案的規範化管理》

　　摘要：文章試析了企業檔案管理不規範的表現形式，就如何做好企業檔案的規範化管理問題進行了探討。

　　關鍵詞：企業檔案;規範化;管理

　　Abstract: the article analyze how the forms of enterprise archives management is not standard to the standardization of the management of the enterprise problems are discussed in this paper.

　　Keywords: enterprise archives; Standardization; management

　　中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-21042013

　　規範檔案管理是一個企業在發展過程中管理工作的重要標誌。企業檔案管理工作做好了，即可以為企業管理者及時瞭解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，又可以有利於社會各方準確認知企業經營成果，為企業與各方進行有益合作奠定堅實的基礎。

　　1企業檔案管理不規範的表現形式

　　企業檔案管理規範化是建立在企業良性發展基礎之上的，也是企業在整個發展過程中管理工作的重要環節。企業檔案管理內容覆蓋面廣，管理工作繁瑣，不規範的管理會導致檔案管理雜亂無章。檔案管理不規範主要表現有三點：一是部分企業缺乏對檔案管理工作重要性的足夠認識，財力、人力投入不足;二是檔案收集不規範，有的企業在檔案收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;三是有的企業檔案管理人員素質不高造成檔案整理不規範，特別是在立捲過程中，有的沒有按照卷內檔案目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理檔案不相符等等。諸如此類現象，給規範檔案管理工作帶來消極影響，給決策者提供不完備的資訊，這樣給企業的發展造成嚴重後果。因此只有使企業檔案管理實現規範化，才能為企業決策者提供強有力的決策依據，才能為企業持續發展提供強有力的保障。

　　2如何做好企業檔案的規範化管理

　　2.1做好企業檔案管理中的保管工作

　　2.1.1檔案存放應依據檔案載體選擇檔案櫃架。底圖不宜摺疊，磁性載體應選擇防磁設施，重要檔案應備份。檔案管理人員應選擇合適的裝具，紙質檔案可選用五節櫃或密集架;底圖可選用多層抽屜的金屬底圖櫃，採取平放或卷放的儲存方式，不易摺疊;錄音帶、錄影帶、光碟、磁碟、磁帶等可選用防磁金屬櫃等裝具，存放時注意防磁、碰撞;企業的重要檔案應備份，防止反覆多次利用造成損毀。2.1.2 檔案入庫前應去汙、消毒，受損的檔案應及時修復或補救，對於易損的製成材料和字跡，應採取複製手段加以保護。對已接收進館的檔案，要先進行消毒、去塵、去汙，以防止有害物質、蟲黴進入庫內;對已損壞或不利於永久儲存因素的檔案材料進行去汙、去酸、加固、檔案字跡的顯示與恢復、檔案修裱等處理，以恢復原貌，提高檔案耐久性;對易損的製成材料和字跡，可採用複製副本、拍照等方式，製成複製品提供使用，以保護檔案原件，檔案保管人員要具有高度的責任心，持之以恆，防止檔案的損壞，確保檔案的安全。

　　2.1.3 檔案庫房要保持乾淨、整潔，並具有防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能，並保持適宜的溫度、溼度。檔案庫房要配備合適的消防器材，並按要求定期進行檢查、更換，安全使用電器裝置，對電源、線路、開關、照明設施定期檢查，消滅一切火災隱患;檔案庫房不宜採用自然光源，有外窗時應有窗簾、窗板等遮陽措施，避免陽光直射檔案;檔案庫房保持適宜溫度，防潮、防溼、防高溫，要注意紙質載體檔案與其他載體檔案保管條件的差異，分類保管為好;同時還要對有害生物採取防護措施，庫房和櫃架內防止防蟲劑，發現蟲黴及時處理，確保檔案壽命。

　　2.1.4 做好檔案保管的保密工作。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神聖職責。對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。首先要做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用範圍。其次是做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“祕密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級採取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。

　　2.2檔案管理操作流程要規範化

　　2.2.1檔案的收集工作。現代企業的檔案管理人員已經不同於傳統企業檔案員，不再是“看堆守攤”的庫房管理工。他們要有責任感和使命感，關注本企業有歸檔責任的部門在工作中對有價值的檔案材料的收集和積累情況，定期指導其按規定對有價值的檔案材料進行收集、積累、整理和歸檔，避免重要資料在歸檔前就丟失和損毀。同時要時刻關注社會的進步、企業的發展、企業內部部門職能的拓展、先進的技術和先進的管理方式方法在本企業的應用等客觀情況，檔案管理人員要有較強的職業敏感度，及時掌握資訊並適時調整歸檔範圍，尤其是計算機技術的廣泛應用，許多企業使用或準備使用ERP管理模式，該系統形成的一些資料一旦丟失就不會再生，檔案管理人員要針對這一情況，研究和解決該系統檔案的儲存和管理工作，加強對歸檔責任部門檔案資源形成過程的控制和保護指導，避免因重要資料、資源的遺失給企業造成不可挽回的損失。

　　2.2.2 檔案整理工作。檔案移交到檔案部門後，檔案工作者要按照行業或專業標準對歸檔檔案進行整編，編目、裝訂、著錄、排架，完成從檔案到檔案“身份”的轉換，使其具備借閱條件。檔案整理工作包括分類、整編、編目等。檔案材料、資料歸檔後就進入檔案管理工作範圍，檔案整理的好與壞，完全依賴檔案人員的工作責任感和業務能力。企業檔案工作人員要熟悉本企業檔案的分類規則、理論與方法研究和掌握本企業檔案的內容構成和形成特點，根據企業檔案分類方法與庫藏檔案的基本種類設定檔案大類，劃分屬類，進行類目排序，為企業檔案的每個類目固定相應的代字和代號。在檔案分類工作中，應嚴格根據行業或專業的規定進行。不同行業有不同的分類標準，分類正確將為今後提供利用檔案及檢索該檔案提供可靠地保證，是有效防止漏檢的基礎。

　　2.2.3 檔案保管期限的確認。檔案保管期限是衡量和表示檔案價值的一種標識，永久儲存的檔案是指反映本企業主要職能活動、重大活動和基本歷史面貌的，在工作查考、經驗總結、科學研究等工作中需要長遠利用，對維護國家、企業和職工權益等方面具有長遠證據價值的檔案，是企業的核心檔案;定期保管的檔案是指檔案保管年限是有限的，一般可分為30年和10年兩檔。根據檔案的利用價值，如果是本企業在相當長的時期內需要查考的檔案，可定為30年的保管期限，如果在較短的時期內需要查考的檔案，可定為10年保管期限。檔案管理部門要按照專業或行業規範嚴格執行。

　　2.2.4 企業檔案統計工作。企業檔案管理規定要求國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表，企業應認真做好對國家和社會具有儲存價值的檔案的登記工作，要按照填報要求和說明準確填寫，按時報送，做好檔案的統計工作。

　　2.2.5 檔案的利用服務工作。提供檔案利用服務工作室檔案工作的根本目的，借閱檔案必須填寫登記表，它既是檔案部門記錄、掌握提供利用情況的一種登記形形式，又是檔案部門向利用者具體提供檔案時履行交接手續的一種交接憑據，—般檔案借閱時間最好一週為限，特殊情況可予以延長，檔案管理人員對調卷人員填寫的借閱審批單要嚴格審查，按照審批單相關內容履行借閱職能。對在借閱過程中損毀的檔案，要及時通知相關人員修復，按照工作程式進行處理。

　　2.2.6 檔案的鑑定銷燬工作。企業檔案在儲存期滿時，應對其進行重新鑑定審查，根據企業具體情況，對仍需繼續保管的檔案重新劃定保管期限;經過鑑定、稽核，確認已失去儲存價值的檔案，編制檔案鑑定報告和銷燬清冊，並履行相應的審批手續方可銷燬，銷燬清冊標註銷燬日期並永久保管。檔案資源是不可再生資源，所以檔案鑑定銷燬工作一定要嚴密組織，慎重執行。

　　3結語

　　總之，只有加強企業檔案管理規範化，解決企業檔案管理中存在的問題，不斷提高檔案管理水平，才能適應企業持續發展的需要。

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