高校人事檔案資訊化芻議論文

　　高校人事檔案資訊化建設不僅可以彌補傳統紙質檔案管理方式的不足，也提高了檔案管理工作的有效性，使其更好地發揮檔案資訊的作用。下面是小編給大家推薦的，希望大家喜歡!

　　篇一

　　《高校人事檔案管理資料化芻議》

　　摘 要：隨著高校人才戰略的發展和人事改革的深入，以及計算機網路技術的發展，人事檔案作為人才開發的重要依據，在社會中的價值也日益被發現和重視，在資訊化背景下，改變高校傳統的人事檔案管理已經勢在必行，實現人事檔案管理的資料化是必然要求。

　　關鍵詞：人事檔案;資料化;網路技術

　　中圖分類號：G271 文獻標誌碼：A 文章編號：1002-2589201312-0191-02

　　當前，高校發展人才強校的背景下高層次的專家教授流動日益頻繁，在高校人事管理制度改革發展的形勢下，傳統的高校人事檔案管理已經不適應高校的人才發展戰略，甚至阻礙著高校人才的發展。因此，在科技高速發展的今天，資訊化全面發展的時代，高校人事檔案管理應該以高科技為武裝，以資料為載體，改變傳統的管理模式，發展高校人事檔案管理的資料化。

　　一、高校人事檔案管理新方向——資料化

　　高校人事檔案管理資料化是指運用資訊科技，以計算機技術為依託，網路技術為方式，電子資料為載體，信心安全技術為保障的新型管理模式，體現高效、簡化、便捷的服務方式，更好地為高校的人事管理制度改革和人才發展戰略提供服務。人事檔案管理資料化就是依靠飛速發展的科學技術來提升管理方式和管理水平，以便有助於提高高校的核心競爭力，也只有與科技同步，才能真正做到管理方式的與時俱進，也才能真正體現以人為本的人文理念，更能體現高校的現代化水平和綜合實力。

　　二、高校資料化人事檔案管理模式特點

　　與傳統的人事檔案管理模式相比較，資料化的高校人事檔案管理更具有標準化、科技化、資料化、人性化的特點，具體表現如下：

　　一更為標準化

　　傳統的人事管理模式，對檔案的收集、整理、鑑別、歸檔、保護、傳輸以及利用的流程不規範，標準不一，也導致了部分的檔案材料存在虛假、前後矛盾的情況，也有存在材料不全和更新不及時的現象，而高校檔案資料化就必須要求對檔案材料的收集到利用等流程制定統一的標準下和規則，特別是對檔案材料的稽核，要求更為嚴格，以確保在統一標準下的檔案材料的真實性。

　　二更為科技化

　　檔案管理的資料化，要依靠科學技術，沒有先進的計算機科學技術做支撐，資料化無從談起，具體表現在對歷史的材料，通過掃描等方式，轉化成電子資料，並形成資料庫，形成目錄，以便查詢，同時，通過系統或者其他方式的加密，嚴格管理;對於新增加的資訊，可以直接用電子化辦公軟體完成，並利用網路技術傳送到對應的檔案儲存中心。利用或者借閱時，可以直接登入儲存系統，經過授權後，直接在計算機中讀取，既方便又快捷，同時可以防止被認為更改或者丟失。

　　三更為資料化

　　新型的檔案管理工作，將通過計算機技術和資料技術，改變傳統的“紙質化”，整個管理工作將實現“無紙化”，通過電子技術和資料技術實現整個過程的資料化，由資料代替傳統的紙張，所有的檔案材料都將轉化成資料，檔案管理人員坐在電腦前就可以完成資料的錄入、傳送、儲存。

　　四更為人性化

　　傳統的檔案管理工作存在滯後性，高校的人事檔案往往跟不上高校教師的政治面貌、職稱評定、年度總結、獎懲情況、科研結果的更新速度，有的甚至出現教師或者行政管理人員已經轉到其他單位，檔案材料還沒有及時轉到相應的單位，出現“人檔分離”的現象，還有對於高校的專業技術人才，由於收集的滯後性導致不能充分反映他們的全部資料，特別是技術專長，導致出現人才亂用或者濫用情況，不能充分做到“知人善用”。因此，資料化的檔案管理，將突破傳統紙張的格式，採用資料的結合辦公的電子的形式，通過計算機進行一鍵式的操作，及時或者同步記錄和儲存相對人的所有資料材料，利用起來也簡單又快捷，並能充分體現出服務人才的理念。

　　三、資料化高校檔案管理必須具備的條件

　　資料化的高校人事檔案管理，對人、物、環境將會有更高的要求，目前的高校人事檔案管理情況，已經無法與資料化相適應，因此，要將高校的檔案管理資料化，必須改變過去的管理觀念和管理模式。

　　一提高高校檔案管理人員的業務能力水平和科技文化素質

　　傳統的高校人事檔案管理人員往往文化水平和技術水平比較低，大部分都是某些高校領導的親屬，他們有些才只有高中畢業，而在資訊化背景下的管理人員，必須擁有較高的文化水平和技術水平，才能駕馭檔案管理的先進技術。因此，提高高校人事檔案管理人員的業務能力和科技文化素質是檔案管理的第一步，也是基礎和前提。具體而言應該做到：首先，高校領導層應該提高認識，轉變觀念，加強領導，成立檔案工作小組，定期不定期對檔案工作進行總結，對管理工作中存在的問題，遇到的新情況，及時跟進處理，從領導幹部到具體工作人員，都必須改變傳統觀念、創新管理模式;其次，建設一支業務能力水平高、思想政治素質好、技術應用水平能力強的高素質人事檔案管理隊伍從事檔案工作，只有高素質管理人才，才能駕馭先進的技術，才能在工作中不斷創新，為提高高校的人事檔案管理效率做貢獻。再者，對檔案管理人員實行“嚴進寬出”的政策，同時提高檔案管理人員的福利，留住人才。一方面，對檔案管理人員的招錄嚴格限制專業，設定服務年限，要求技術水平和文化水平較高，同時，對於在崗人員鼓勵他們積極深造，對於服務年限已滿的人員，可按要求轉換工作;另一方面，進一步加強在崗業務培訓工作，在資料化背景下，檔案管理工作人員要適應檔案管理工作的新變化，必須不斷提高自己的計算機及網路技術操作技能，從而不斷提高工作效率;相應的高校也必須定期組織對管理人員的職業培訓，促進管理人員工作能力的提升，自覺更新知識結構，掌握先進技術，進而達到在整體上提高管理隊伍的工作能力及水平的目的，最終促進幹部人事檔案管理工作的健康順暢發展。

　　二加大對高校檔案管理工作的物資投入

　　僅僅提高管理人員的綜合素質還不夠，正所謂“巧婦難為無米之炊”，“人”方面得到解決了，那麼“物”即裝置也要跟得上，否則，將無助於資料化的程序，反而會造成人才浪費的現象。因此，高校人事檔案資料化的管理中需要的硬體設施也得配備，主要有計算機、數碼相機、掃描器、印表機、微縮裝置、光碟燒錄機、專用的移動儲存裝置、光碟、影印機等等，這些都是資料化的物質保障，必須保證這些裝置的全面投入使用，那麼必須以大量的經費為保障，還有這些裝置進行後期維護的費用也很多，所以必須有充足資金作為保障。否則，將會嚴重影響到相應的紙質檔案轉換工作、整理分析工作及加工處理工作等。同時必須更新軟體環境，即包含相應的檔案標準體系的建設、易用、實用、通用的電子管理系統的軟體等等得跟隨硬體設施的投入而更新，否則，將會對後期的電子文件形成造成很多麻煩及困難，因此，必須統一管理辦公軟體，才能實現人事檔案在網路上的共享，達到高校人事檔案資料化管理目標。

　　三加強檔案資料安全防範工作

　　實現檔案的資料化，目的就是對相應檔案資料進行利用更加方便、快捷、全面，而資料共享則是進行檔案資料化建設的重要部分。資料一旦進行了共享，必定存在一定的風險，經常發生在傳輸、錄入、儲存、呼叫等等環節，因此，在進行資料化管理過程當中，必須加強資料化檔案管理制度和技術兩方面的安全。一方面，完善檔案資料的安全管理制度，對檔案的收集、整理、鑑別、歸檔、保護、傳輸以及利用制定統一嚴格的流程，尤其是對管理人員許可權的控制，採用授權驗證入庫，以防止無關人員的隨意進入;按照相應訪問者的身份，設定對幹部人事檔案資料相應的訪問許可權;另一方面，加強和開發安全技術和軟體，以防止被非法入侵，因為資料化依託的是相應的網路技術，這大大增加了幹部人事檔案資料的洩密渠道及風險，所以，必須採用相應加密技術、防火牆技術、 技術、跟蹤監測技術、網路病毒防治技術、資料資源備份等等對資料安全進行保護，同時增強計算機防範病毒的能力。只有這樣才能真正做到化解高校人事檔案的安全保密同檔案資料共享構成的矛盾。

　　四加強檔案的動態化管理，增強檔案資料的時效性和真實性

　　真實性是檔案的生命，時效性是檔案管理的核心，而兩者統一於檔案的動態性管理之上，資料化時代的背景下，隨著高校人事制度改革的不斷深入，對人事檔案管理工作提出了更高要求，特別是檔案利用的真實性和時效性，所以必須加強人事檔案的動態性管理，及時、準確地傳輸大量的人事資料，而只有通過定期對原有的人事檔案進行稽核鑑定，剔除無儲存價值的內容，補充新的內容，由手工管理轉向計算機管理，由人工檢索轉向網上查詢，實現電腦查詢與實體檔案管理相結合的方式來改變過去傳統的以手工操作為主的繁重、瑣碎的管理方式，利用計算機等裝置對人事檔案進行全過程管理，實施人事檔案動態管理，才能提高人事資料管理的真實性和時效性，才能體現出檔案管理的“以人為本”的服務理念。人事檔案管理只有不斷擴充套件資料量和實時更新，檔隨人走，及時收集材料，形成完備的資料管理體系和處理系統，才能提高整體使用水平，才能更加方便快捷地服務於高校的人事改革制度。

　　參考文獻：

　　[1]趙鳳香.高校人事檔案管理中存在的問題及對策[J].雲南檔案，2008，11：46.

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