社群檔案管理制度範文

　　為規範建立安全社群的檔案管理，做好建立安全社群過程中相關材料的統一管理、收集、儲存、開發和利用，需要制定並實施相應的管理制度。小編為你整理了，希望你喜歡。

　　一

　　一、社群檔案管理人員崗位職責

　　1、認真學習貫徹《檔案法》和上級有關檔案工作的方針、政策和規定，嚴格執行社群檔案管理各項規章制度。

　　2、熱愛檔案事業，認真學習檔案業務知識，不斷提高業務水平，確保檔案工作順利完成。

　　3、集中統一管理本社群的全部檔案，並對本社群各種檔案材料的收集、整理、歸檔工作進行監督、檢查和指導。

　　4、認真做好檔案保管工作，定期檢查檔案，維護檔案的完整與安全。

　　5、積極開發檔案資訊資源，認真做好接待利用工作，為社群各項工作服務。

　　6、按規定認真做好其他各項工作。

　　二、社群立卷歸檔制度

　　1、凡是反映本社群工作活動，具有查考利用價值的檔案材料均屬歸檔範圍。

　　2、當年形成辦理的檔案材料，一般在次年六月底前完成立卷歸檔工作，歸檔的檔案材料必須齊全、完整、準確。

　　3、檔案整理應當遵循檔案的自然形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同價值，便於保管和利用。***1***分類清楚，組卷合理。***2***案卷標題擬寫完整、準確，卷內檔案目錄、備案表和案卷封面填寫齊全、清楚。***3***卷內無金屬物，破損檔案得到修復，案卷裝訂結實美觀，不影響閱讀。***4***案卷按一定的次序系統排列、編號，並編制案卷目錄等檢索工具。***5***按《歸檔檔案整理規則》整理檔案應當符合規定要求。4、有關部門和人員向檔案室移交檔案時，雙方應當履行移交手續。

　　三、社群檔案保管制度

　　1、檔案庫房應確定專人負責管理，檔案管理人員要切實履行管理職責。

　　2、庫房鑰匙由檔案管理人員保管，其他人員未經許可不得進入庫房。

　　3、切實做好防高溫、防潮溼、防光、防塵、防有害生物***黴菌、蟲、鼠***、防火、防盜等工作，保持庫內整潔衛生，無雜物堆放。

　　4、要經常對案卷及庫內情況進行檢查，檔案收進、移出、鑑定、銷燬、利用等都要及時進行記錄和登記。

　　5、檔案管理人員調動，應當辦理交接手續。

　　四、社群檔案保密制度

　　1、檔案工作人員要嚴格遵守國家有關安全保密制度，以嚴謹的工作態度，忠於職守，保持警惕，確保檔案的安全。

　　2、庫內檔案的管理要做到安全、規範，有專櫃存放。

　　3、借閱利用檔案，應認真履行手續，原則上檔案不外借。

　　4、檔案人員應以身作則，嚴於律已，除工作需要外，不與任何人談論和洩露檔案機密。

　　5、經鑑定後銷燬檔案時，應嚴格履行有關手續。

　　五、社群檔案利用制度

　　1、本社群工作人員和居民因工作或生活需要，均可利用檔案。外單位人員查閱檔案應持介紹信或其他合法證件，經社群領導同意，方可利用檔案。

　　2、利用者應按規定填寫《檔案利用登記表》，並在檔案閱覽室查閱檔案。

　　3、檔案原則上在檔案閱覽室查閱，一般情況不外借。如因特殊情況確需外借的，應嚴格辦理借閱手續，並在二天內歸還。

　　4、檔案利用者必須維護檔案的完整與安全，嚴禁拆卷、撕頁、汙損、塗改、圈劃、標註等有損檔案原貌的行為發生。

　　5、借閱歸還的檔案，管理人員要當面檢點無誤方可辦理登出手續。

　　6、利用者應及時向檔案室反饋檔案查閱利用情況。

　　檔案管理人員崗位職責

　　一、檔案管理人員要嚴格遵守《檔案法》和《保密法》，認真執行檔案管理制度。

　　二、要認真做好檔案、資料的立卷、歸檔、收集、整理和鑑定工作，編制各種檢索工具。

　　三、要加強對檔案的保管，做好“八防”***防水、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防強光***。

　　四、建立查、借、閱檔案原始記錄，做好檔案的提供利用工作。

　　五、經常檢查、清點、整理室藏檔案、確保檔案無損害、無丟失。

　　六、遵守保密守則，做好經常性的安全保衛工作。

　　七、積極編研檔案資料，為領導決策和各項工作提供服務。

　　二

　　檔案收集制度

　　1、根據《檔案法》的規定，在本社群活動中形成的，記錄和反映本社群工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的檔案材料***包括圖表、簿冊、聲像材料等***均屬收集歸檔範圍，任何人不得據為己有或拒絕歸檔。

　　2、歸檔的檔案材料應為原件，格式符合國家規定，必須用碳素或藍黑墨水書寫，不得用紅黑水、藍圓珠筆、鉛筆、複寫紙書寫。

　　3、外出學習、開會、考察等活動中帶回的檔案資料，應在差旅費報銷前移交檔案室。

　　4、移交檔案材料應填寫移交清單一式兩份，雙方清點核對後簽字，各存一份備查。

　　檔案整理制度

　　1、文書檔案的整理採用《歸檔檔案整理規則》或《文書立卷方法》，必須於次年的3月份以前完成。採用《歸檔檔案整理規則》應在每份檔案上加蓋歸檔章或附上歸檔檔案封面，編制歸檔檔案目錄。

　　2、會計檔案由本社群財務人員按要求整理完畢後，於次年2月底前移交檔案室。

　　3、基建檔案由負責基建專案的人員在專案竣工、驗收後3個月內整理、編目、造冊，集中統一移交檔案室。

　　4、裝置檔案由裝置採購部門或人員在裝置到貨後，由檔案人員一起參加開箱驗收，並登記、及時歸檔後再提供利用。

　　5、錄音、錄影、照片、底片等檔案由具體承辦人員及時編寫說明***時間、內容、地點、人物、攝影者、背景等***後，向檔案室移交歸檔。

　　檔案保管制度

　　1、非檔案工作人員，未經許可不得進入檔案庫房。

　　2、堅持檔案室溫溼度測記工作，高溫、高溼季節積極採取降溫、除溼措施，發現問題及時處理。

　　3、檔案庫房放置滅鼠、殺蟲藥物，做好檔案防蟲、防鼠、防火、防盜、防光等工作。

　　4、保持檔案室清潔衛生，確保檔案安全。

　　檔案利用制度

　　1、社群檔案室要建立檔案利用登記表***冊***，利用檔案必須填寫利用登記表。

　　2、利用檔案必須在檔案室查閱，特殊情況需借出時，須經社群委會主任批准，嚴格履行借出手續、按時歸還。

　　3、借閱檔案者不得轉借、遺失、拆散和損毀檔案，不得在檔案原件上圈點、加註、塗改、汙損。

　　4、檔案借閱和保管人員要保守檔案祕密，不得向無關人員談論檔案內容和洩漏檔案祕密。

　　5、外單位借閱檔案須持單位介紹信，經領導批准，方能借閱。

　　6、借出歸還的檔案，必須認真清點、檢查，發現問題立即上級部門報告。

　　檔案人員變更交接制度

　　1、社群組織檔案人員由社群文書擔任。

　　2、檔案人員變換，要切實履行交接手續。

　　3、交接內容包括檔案數量、檔案有關裝置、參考資料、登記、統計臺帳等。

　　4、交接雙方要認真核對檔案的內容，並做好檢查記錄。

　　5、檔案人員變換，要向縣檔案局備案。

　　社群檔案分類大綱示意圖

　　社群級檔案：

　　1、文書檔案

　　2、會計檔案

　　3、科技檔案

　　4、電子檔案

　　5、聲像檔案

　　6、實物檔案

　　三

　　1、目的：為規範建立安全社群的檔案管理，做好建立安全社群過程中相關材料的統一管理、收集、儲存、開發和利用，特制定本管理辦法。

　　2、適用範圍：本管理辦法原則上適應於辦事處轄區內各級各類安全社群的建立過程中形成檔案的管理，各社群可根據本辦法制定管理實施細則。

　　3、管理職責：建立安全社群促進委員會辦公室應設定一名專***兼***職安全社群檔案管理員負責檔案管理。

　　4、管理內容與管理方法

　　***1***歸檔範圍：建立安全社群過程中主要工作所形成的文字材料、圖片圖紙、音像製品等。

　　***2***歸檔要求

　　①歸檔檔案材料應完整，準確，籤批手續完備。

　　②歸檔檔案的形成和書寫材料，須易於長期儲存，一般使用黑色碳素筆書寫。

　　③歸檔檔案的材料整理應符合入檔條件。

　　④歸檔檔案材料須經過建立安全社群的促進委員會主任或該社群內機關、部門、單位負責人稽核簽字。

　　⑤應歸檔材料應於次年3月底前，向安全社群促進委員會辦公室檔案室移交歸檔。

　　⑥各類應歸檔材料一般歸檔1份，特殊材料應歸檔2-3份。

　　***3***歸檔分類

　　①分類原則：根據建立安全社群過程中形成材料內容與形成特點進行分類，保持各類之間有機聯絡，便於檢索和查閱。

　　②檔案分類：所有建立安全社群過程中形成的應歸檔材料分為一級八大類;二級;三級類別由各社群根據工作程序，從一級，二級中分設並保持與上一級的聯絡。

　　***4***歸檔案卷的存放排列

　　①檔案按大類分別在檔案櫥架排列，小類應緊靠大類依次排列，即一級→二級→三級。

　　②檔案的存放年限排序：同一大類的案卷首先按年度分別排列，在各年度內，先按儲存期限永久、長期、短期的順序排列，再將同一保管期限的案卷按順序排列。

　　***5***檔案號的編制

　　①檔案的檔案號由分類號、案卷號組成。

　　②同一年度內按三個不同儲存年限分別編寫件號***一年三位自然順序號***。

　　***6***歸檔手續：各類檔案材料歸檔前，應填寫移交目錄一式兩份，經規定負責人審定並在目錄上簽字後，向檔案部門移交。交接時，雙方經清點無誤後，均在目錄上簽字，移交目錄雙方分別儲存。

　　***7***檔案的借閱：檔案借閱須履行嚴格手續，填寫借閱申請單，經分管檔案的負責人和檔案管理員雙人簽字後方可借閱，借閱期已到，延期不還者每延期一天***50元，依次累計。

　　5、相關規定

　　***1***檔案專兼職管理員變動，須辦理相關關交接手續。檔案鑑定5年進行一次。

　　***1***催交：建立安全社群委員會辦公室對應歸檔的材料進行審查，對未及時歸檔、歸檔不齊者，限期在規定時間到期後一週內移交，對未及時歸檔、歸檔不齊者按社群部門工作目標責任書考核，兌現處罰。

　　6、檔案管理記錄

　　應根據本管理辦法要求，結合辦事處實際，統一設計辦事處各級各類安全社群檔案管理的相關記錄

　　7、本管理辦法自發布之日起試行，每年完善修正一次，每3年修訂一次。

　　安全社群促進委員會

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