商務信函範文英語格式

　　並不是所有的外貿員都是天生下來就會用英語寫商務信函了，它們也是會遵循一些信件格式的寫作的。下面是小編給大家整理的，供大家參閱!

　　英文商務信函寫作格式 英文信函分為混合式和齊頭式。

　　混合式：每一段的首行縮排兩格。落款在信末中間靠右下的位置。

　　齊頭式：信的所有內容都靠左，段與段之間空一行。

　　英文信函的習慣用法，由以下幾個方面組成：

　　1信頭 The heading

　　信頭是指信紙上印刷或列印的企業名稱、廠稱、地址、電話號碼、電報掛號、主管人姓名等。通常情況下，公司都會專門印製帶有信頭的信箋紙，包括髮信人的姓名，地址，電話，傳真等。當我們撰寫傳統信件時，直接使用這種信箋紙就可以。

　　2編號和日期 The reference number and the date

　　方便以後查信使用。Your ref: 你方編號 Our ref: 我方編號

　　日期通常列印在信頭的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫法是日、月、年;美式寫法是月、日、年。為了避免誤解，日期、年份用數字表示，月份則用英文表示，第一個字母要大寫，也可用縮寫。比如May，1998美式寫法;1，May，1998英式寫法。

　　3信內地址 The inside address

　　與信封上的收信人名稱和地址相同，通常列印在信紙的左側，低於日期位置2—4行，也可在簽字位置下2—4行。

　　書寫收信單位名稱時，應特別尊重對方的習慣，不能隨意增刪公司名稱前的冠詞The，也不能隨意改用繁寫及縮寫，如Company與Co.之間不能互換，否則會被認為是不禮貌的行為。收信人地處的書寫格式與信封相同。

　　4稱謂 The salutation

　　在英文信函中，相同於“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dear sirs”;稱呼企業，公司的婦女組織常用Madams，Ladies;無具體收信人姓名用Dear Sir or Madam 稱呼收信者。

　　收信人是個人，就應在收信人姓名之前加稱謂，如Mr.先生，Mrs.夫人，Miss小姐，Hon用於稱呼市長、部長、大使等，Pres.總經理、會長、總統等，Prof.教授等等。

　　5開頭語The open sentences

　　開頭語沒有統一的格式，但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內容加以綜合敘述，使對方一目瞭然這是答覆哪一封去信的。如果是第一次通訊，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，並表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節，要求簡單明瞭。

　　6正文 The body of the letter

　　正文的地位和內容與中文書信相同。在英文商業信函中，信文從稱謂下兩行起書寫，行間相距一行，段落間空兩行。信文以佔信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律取齊，但儘量要考慮到整齊美觀。

　　7結尾語The closing sentences

　　結尾語一般用來總結文字所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答覆詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束後，另起一段寫結尾語。

　　8結束語 The complimentary close

　　英文商業信函的結尾是寫信人的謙稱，相當於“敬上”的意思。若收信者為公司，謙稱則常用：

　　Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等;若收信者為個人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，結尾的謙稱後必須加逗號。

　　9簽署 The signature

　　簽署由兩部分組成，一是寫信人的簽名，二是打印出的寫信人的姓名。簽名用鋼筆或圓珠筆寫在結尾謙稱下5行的位置內。儘量不要用印章，用印章的話，說明該信件並非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。為易於辨認，在簽名下還應列印姓名，有時還將職銜一併列印。常見的職銜有：

　　Chairman of the Board of directors董事長，President或Genera1 Manager總經理，Director董事，Stand Director常務董事，Manager經理，Head of Department職員，Manageress女經理，

　　Head of a Department處長，Section chief科長等。

　　需要指出的是，寫信人如要代表企業單位或代理簽署時，應在結尾謙稱下打印出全部大寫的企業單位名稱，然後才簽署，以表明該信不是以寫信人個人身份寫的，信由所述事宜均由企業單位負責。

　　10、附件 Enclosure

　　如果信中有附件，應在左下角註明Encl. 或Enc.。

　　例如：

　　Encls: 2 Invoices

　　Enc.: 1 B/Lading

　　11其它

　　商業信函除上述內容外，還經常遇到以下情況：

　　①寫信人提請對方特定人員注意時，可在信內姓名及地址的下面或在稱呼同一行之右側說明，並加上Attn.Attention的縮寫字祥，也可在字下劃橫線表示。

　　②寫信人為使對方迅速、正確地理解信所談的主題與目的，常在信內列出“事由”項，記在信文的上方，並在Subject底下劃橫線，以提醒對方注意。

　　③為便於商業信函留存查閱並分清責任，書信下部注有發信人及打字員姓名的第一個字母，位於署名下兩行的左下方。

　　④為說明信所附附件，便於收信人清點，可在發信人及打字員姓名的字母下行加註。

　　⑤如信文寫完後需要補充一點，或加附與信文主題無關的簡短內容時，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.Postscript的縮寫引導。

　　對國外商業業務往來信函的結構格式舉例如下： 日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson，

　　地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T,

　　注意 Attn：Mr. Jack G. Johnson

　　SCHARFMAN BROS. INC

　　CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES

　　信頭 HEMPSTS Representatives一Importers 516292一1750

　　Sauco 393 FRONT STREET

　　TELEX: 96-7725 HEMPSTED

　　NEW YORK 11550

　　稱呼 Dear Sirs。

　　Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。

　　信文：

　　We are leased to inform you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。 P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。

　　信尾謙稱 Very truly yours，

　　公司名稱 SCHRTFMAN BROS.INC.

　　籤 字

　　寫信人姓名 Michael Seharfmah

　　寫信人職務 Manager

　　發信人及打字員 MS/am

　　附 件 Encl. One

　　樣信一：

　　1、收信人的郵箱

　　2、發信人的郵箱

　　3、寫信日期：寫日期時，請注意以下幾點：

　　a. 年份要寫完整，不能用03代替2003。

　　b. 月份要寫英文名稱，不能用數字來代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出現。但是可

　　以用英文縮寫，比如用Aug.代替August。

　　4、時間

　　5、主題

　　6、稱呼

　　7、正文

　　8、結束語

　　9、簽名

　　10、聯絡方法：

　　這部分內容要完整,包括寫信人姓名、職位、公司名稱以及聯絡方法地址、電話、傳真、郵箱、網址。寫地址要注意：一般來說，門牌號和街道名稱之間不用逗號點開，但城市名稱和國家名稱之間一定要用逗號。

　　英文商務信函寫作格式

　　1、信頭 The heading

　　信頭就是指書信中發信人的地址和發信的日期等。

　　通常情況下，公司都會專門印製帶有信頭的信箋紙，包括髮信人的姓名，地址，電話，傳真等。當我們撰寫傳統信件時，直接使用這種信箋紙就可以。

　　2、編號寫信人的名字縮寫和日期 The sender name and the date

　　這部分內容是為了方便今後查詢信件用的。

　　3、封內地址 The inside address

　　這裡就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一併寫出。另外，如果不是完全公事化的書信往來，或者

　　已經從公事的關係漸漸發展成為帶有私人性質的友好信件往來，由於稱呼這一欄的內容已經說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內地址。

　　4、事由 The subject heading

　　事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點，讓人不必讀完全信才瞭解到信的內容。所以事由要寫得簡明扼要。

　　5、稱呼 The salutation

　　指對收信人的一種稱呼。

　　較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。稱呼後面的標點，一般使用逗號。稱呼裡的第一個字母要大寫。

　　6、開頭語 The open sentences

　　開頭語沒有統一的格式，但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內容加以綜合敘述，使對方一目瞭然這是答覆哪一封去信的。如果是第一次通訊，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，並表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節，要求簡單明瞭。

　　7、正文 The body of the letter

　　信的主體。一封信件的優劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會在後面繼續討論寫作商務信函的一些技巧、規則。

　　8、結尾語 The complimentary close

　　結尾語一般用來總結文字所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答覆詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束後，另起一段寫結尾語。

　　9、結束語 The complimentary close

　　結束語是結束信函時的一種客套，應該與前面的稱呼相呼應。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 結束語寫在結尾語下隔一行，只有第一個字母大寫，後面加逗號。

　　10、簽名 The signatrue

　　寫在結束語的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因為用印章的話，說明該信件並非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫上發信人的職位。

　　11、附件 Enclosure

　　如果信中有附件，應在左下角註明Encl. 或Enc.。

　　例如：

　　Encls: 2 Invoices

　　Enc.: 1 B/Lading

　　商務信函的寫作特點

　　寫作商務信函並不要求使用華麗優美的詞句。所有需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的瞭解您想說什麼。

　　1、口語化

　　每一封信函的往來，都是跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以需要在信函裡體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，於是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧願寫“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明瞭的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。

　　2、語氣語調

　　由於信函都是有其目的性的，所以信函裡所採用的語氣語調也應該符合寫信人的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，寫這封信函是想達到一個什麼樣的目的，希望對收信人產生一種怎樣的影響呢?是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。

　　3、真誠

　　不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，所以信函也必須能夠充分體現真誠。不管說什麼，都要帶著誠意去說。

　　4、直接

　　信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容，請毫不留情的捨棄它們。因為這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產生反感。

　　5、禮貌

　　禮貌，並不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。

　　特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解並尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者的指責不公平時，請表現一下高姿態，可以據理力爭，說明自己的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。

　　6、簡潔

　　就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫複雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用片語。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函裡，不要使用多個相同含義的單詞。比如，前面寫了“goods have been sent”，那後面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。最好是一件事情寫一段。

　　8、精確

　　當涉及到資料或者具體的資訊時，比如時間，地點，價格，貨號等等，儘可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助於加快事務的程序。

　　9、針對性

　　請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。當然，如果無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄裡寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

　　10、語言樸實

　　商務信函不需要用華麗的詞句。根據西方的語言習慣，他們更願意使用簡練而樸實的語言。所以當我們跟西方人進行商務溝通時，也要儘量避免華麗複雜的詞句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語言習慣。

　　11、回覆迅速及時

　　給買家的回覆，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回覆，從中去選擇合適的供應商。如果您的回覆不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。

　　12、標題

　　這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標題“How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣會使郵件顯得更加專業。

　　13、校對

　　寫完之後，一定要檢查。最基本是要確保拼寫和語法正確，然後檢查一下所提供的事實，資料等是否有錯。在信函裡有一個極小的失誤，也可能會破壞寫信人在溝通方面的可信度，並使人對寫信人表達的其他資訊投下懷疑的陰影。

　　簽名檔所填寫內容：

　　職務,根據個人的職務所寫

　　Luoyang Yunchuan Wind Power Machinery Co., Ltd.

　　Add：1-1-2109 Room, Wenxing Modern Bulding,No.3, Lianmeng Road, Janxi District, Luoyang, Henan Province, China

　　Tel: +86-0379-64833105 +86-0379-64687596

　　Fax: +86-0379-64833105 +86-0379-64687596\

　　Email: 根據個人的email所寫

　　Website: 根據入口網站所寫

　　郵件自動回覆內容：

　　Dear Sirs:

　　I am very glad to receive your letter! I will reply you soon.

　　Thank you very much!

　　Best regards!

　　Your sincerely

　　XXXXX名字

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