什麼是文祕文祕工作職責

　　文祕人員不僅擔負著日常的文書工作,而且也是文書檔案的管理者。其特殊的工作崗位,要求其要有與之相對應的業務素質,如此,才能勝任本職工作,更好地服務於社會。下面是小編整理的什麼是文祕，歡迎閱讀。

　　什麼是文祕

　　負責文章寫作、文學和新聞寫作等工作

　　文祕***Secretary***是指經過學習，掌握公關與文祕專業的基本理論與基本知識，熟悉現代文書學、祕書學的原理和方法、具有較強的寫作能力、能熟練地從事文書、祕書事務工作，能進行文章寫作、文學和新聞寫作、有較強的公關能力、並從事資訊宣傳、文祕服務、日常辦公管理及公共關係等工作的人才。

　　培養目標

　　經過學習、掌握公關與文祕專業的基本理論與基本知識，熟悉現代文學書，祕書學的原理和方法，具有較強的寫作能力，能熟練的從事文書、祕書事務工作、能進行文章寫作，文學和新聞寫作，有較強的公關能力,具有較強的社會交往能力，口語表達能力，服務能力。

　　課程設定

　　公文寫作、檔案管理、檔案管理、企業管理學、普通心理學、商務英語、實用英語寫作、公共關係學、人力資源管理、祕書實務等。

　　就業方向

　　在各級黨政群機關，企事業單位、民營企業，文化宣傳部門從事資訊宣傳，文祕服務，日常辦公管理及公共關係等工作。

　　常用軟體

　　資料處理軟體Excel2007/2010、 WPS、文稿演示軟體PowerPoint2007/2010、網頁製作軟體FrontPage2007/2010和壓縮工具軟體WinZip18.0 等常用軟體。如果能有較好的文書處理、影象處理工具熟練掌握應用當然更好。

　　文祕核心職能

　　工作管理

　　能依工作的輕重緩急排定優先順序，妥善運用自己的時間與資源，有效管理工作流程及進度。

　　認真負責

　　確實達成工作職責及要求，能勇於承擔自己的錯誤或失敗，不歸咎他人並努力改善。

　　主動積極

　　不需他人指示或要求能自動自發做事，面臨問題立即採取行動加以解決，且為達目標願意主動承擔額外責任。

　　顧客服務

　　對顧客展現服務熱忱，有效滿足顧客需求、解決顧客問題，進而提高顧客滿意度。

　　誠信正直

　　為人坦誠、確實遵守組織規定與社會規範、信守承諾且言行一致。

　　適變能力

　　對工作內容或環境的改變能夠保持鎮定，嘗試瞭解改變的原因並以開放態度面對，有效調整行為且維持應有的工作表現。

　　問題解決

　　能夠掌握問題核心，精確解讀訊息做出結論，尋求適當解決方案 ，衡量利弊得失並採取實際行動以排除障礙。

　　壓力承受

　　面臨工作壓力能夠使用適當方法加以紓解，並維持應有的工作表現與人際關係。

　　溝通協調

　　能視談話物件有條理地清楚表達想法，除確保對方專注聆聽及充分了 解，並可正確解讀、響應、釐清他人所傳達的訊息以取得共識。

　　文祕工作職責

　　一、教學祕書工作職責：

　　1、協助院領導抓好教學常規工作的安排，檢查與總結工作。

　　2、及時向院領導傳達上級部門安排的各項任務及上報院的有關情況。

　　3、協助院領導處理好日常的教學事務工作，並及時進行請示與彙報。

　　4、負責收集撰寫整理，管理各種教學資訊和教學檔案。

　　5、負責教學檔案的建立與管理工作，作到分門別類，有條理。

　　6、作好各種檔案的收發，登記與管理工作。

　　二、生活祕書工作職責

　　1、協助院領導抓好教學辦公用品的供應與發放工作，監督辦公費用的使用情況。

　　2、協助院領導、班主任抓好勞動衛生工作。

　　3、負責院辦公室必須設施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設施、黑板等的維修和電話管理工作。為保證正常的教學秩序作好物質保證。

　　4、負責全院教職工的考勤與學生考勤的彙總工作。

　　5、協助院工會作好全院教職工的福利工作。

　　6、協助院長用好院基金的使用管理工作，所有經費的支付與回收工作。

　　7、作好教職工的生活服務工作如準備好開水、洗手水、內務整理等。

　　8、作好院資料室的收發與報刊雜誌的徵訂工作。

　　文祕特性

　　從屬性

　　祕書工作不是獨立的，是從屬於領導的，是完全按領導意圖辦事的。

　　方圓性

　　一是工作圓滿,有較強的協調綜合能力;二是圓熟能力，工作很熟練。三是圓通能力，不能沒有原則，但也要通融，而又不能圓滑。

　　輔助性

　　辦公室是辦事機構,不是決策機構。忠於職守，守就是守本分，做好本職工作。要做到三不越：不越位、不越職、不越權。

　　綜合性

　　概括起來是“三三四四”：

　　第一個三是三個中心，即資訊中心、協調綜合中心和參謀辦事中心;

　　第二個三是三辦十項工作，即辦文***撰文、文書處理***、辦會、辦事***資訊調研、協調、督查、信訪、接待、機要、綜合辦理***;

　　第一個四是四句話，即貫通上下，協調左右，聯絡內外，綜合辦理。所以說辦公室處於樞紐地位;

　　第二個四是四個結論，即參政、管理事務、搞好服務、提高綜合管理能力。綜合管理能力實際上就是領導能力。

　　行政文員

　　行政文員工作涉及面較廣，事務較繁瑣，對完成工作的質量效率也有一定的要求。那麼，行政文員應該具備的基本素質和技能要求有哪些呢?

　　他應能獨立操作計算機，熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟體及Internet郵件收發和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化裝置。

　　同時應具備良好的記憶力以及對時間的分配和溝通協調能力，還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言表達能力，中英文打字速度快，能熟練操作五筆輸入法等漢字輸入法。掌握常用英語口語，有較好的英語閱讀和寫作能力。

　　文員

　　辦公室文員***會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、檔案報紙收發***工作職責：

　　1. 接聽、轉接電話;接待來訪人員。

　　2. 負責辦公室的文祕、資訊、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。

　　4. 做好會議紀要。

　　5. 負責公司公文，信件，郵件，報刊雜誌的分送。

　　6. 負責傳真件的收發工作。

　　7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

　　8. 做好公司宣傳專欄的組稿。

　　9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。

　　10. 做好公司食堂費用支出、流水賬登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。

　　11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。

　　12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

　　13.社會保險的投保、申領。

　　14 .統計每月考勤並交財務做帳，留底。

　　15 .管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。

　　16. 接受其他臨時工作.

　　祕書

　　祕書是掌管文書並協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。

　　1998年5月，國家勞動部***現人力資源和社會保障部***在其新頒佈的《祕書職業技能標準》一書上將“祕書”概念定義為：專門從事辦公室程式工作，協助領導處理財務及日常事務，併為領導決策及實施服務的人員。

　　目前我國祕書從業人員約達2300萬人。

　　我國外資企業祕書分三類：

　　初級祕書——以接電話、發傳真、收發信件等服務型為主;

　　中等祕書***一般性祕書***——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多為大專或本科畢業。

　　高階祕書***經理助理***——能起草重要的合同文字、懂法律、稅務知識，有應急處理能力，有較強的語文素養和較高的應用寫作能力。