什麼是正式溝通正式溝通的方法

　　正式溝通一般指在組織系統內，依據組織明文規定的原則進行的資訊傳遞與交流。那麼你對正式溝通了解多少呢?以下是由小編整理關於什麼是正式溝通的內容，希望大家喜歡!

　　正式溝通的概述

　　根據古典管理理論，溝通應遵循指揮或層級系統進行。嚴格地說，越級報告或命令，或不同部門人員間彼此進行溝通，都是不允許的。因此，在組織內只有垂直***縱向***的溝通流向，很少有同一水平的橫向溝通流向。實際上，按照這種模式進行溝通，不但是不可能的，而且不能符合組織的需要。因此產生了委員會，或公文抄報之類的措施，以便在同級之 I司的橫向溝通，但這仍然屬於組織正式結構所安排的路線，仍屬正式溝通性質。

　　是指按照組織明文規定的原則、方式進行的資訊傳遞與交流，如組織內的檔案傳達、定期召開的會議、上下級之間的定期彙報以及組織間的公函來往等。

　　正式溝通的方法

　　正式溝通是事先計劃和安排好的，如定期的書面報告、面談、有經理參加的定期的小組或團隊會等。

　　***1***定期的書面報告。員工可以通過文字的形式向上司報告工作進展、反映發現的問題，主要有：週報、月報、季報、年報。當員工與上司不在同一地點辦公或經常在外地工作的人員可通過***進行傳送。書面報告可培養員工理性、系統地考慮問題，提高邏輯思維和書面表達能力。考|試/大但應注意採用簡化書面報告的文字，只保留必要的報告內容，避免繁瑣。

　　***2***一對一正式面談。正式面談對於及早發現問題，找到和推行解決問題的方法是非常有效的;可以使管理者和員工進行比較深入的探討，可以討論不易公開的觀點;使員工有一種被尊重的感覺，有利於建立管理者和員工之間的融洽關係。但面談的重點應放在具體的工作任務和標準上，鼓勵員工多談自己的想法，以一種開放、坦誠的方式進行談話和交流。

　　***3***定期的會議溝通。會議溝通可以滿足團隊交流的需要;定期參加會議的人員相互之間能掌握工作進展情況;通過會議溝通，員工往往能從上司口中獲取公司戰略或價值導向的資訊。但應注意明確會議重點;注意會議的頻率，避免召開不必要的會議。

　　正式溝通的型別

　　正式溝通有下向***downward***、上向***upward***、橫向***1ateral***、外向***outside***溝通等幾種：

　　下向

　　這是在傳統組織內最主要的溝通流向。一般以命令方式傳達上級組織或其上級所決定的政策、計劃、規定之類的資訊，有時頒發某些資料供下屬使用等等。如果組織的結構包括有多個層次，則通過層層轉達，其結果往往使下向資訊發生歪曲，甚至遺失，而且過程遲緩，這些都是在下向溝通中所經常發現的問題。

　　上向

　　主要是下屬依照規定向上級所提出的正式書面或口頭報告。除此以外，許多機構還採取某些措施以鼓勵向上溝通，例如意見箱、建議制度、以及由組織舉辦的徵求意見座談會、或態度調查等等。有時某些上層主管採取所謂“門戶開放”政策***open-doorpolicy***，使下屬人員可以不經組織層次向上報告。但是據研究，這種溝通也不是很有效的，而且由於當事人的利害關係，往往使溝通訊息發生與事實不符或壓縮的情形。

　　橫向

　　主要是同層次，不同業務部門之間的溝通。在正式溝通系統內，一般機會並不多，若採用委員會和舉行會議方式，往往所費時間人力甚多，而達到溝通的效果並不很大。因此，組織為順利進行其工作，必須依賴非正式溝通以輔助正式溝通的不足。正式溝通的優點是：溝通效果好，比較嚴肅，約束力強.易於保密，可以使資訊溝通保持權威性。重要的訊息和檔案的傳達，組織的決策等，一般都採取這種方式。其缺點在於，因為依靠組織系統層層傳遞，所以很刻板，溝通速度很慢，此外也存在著資訊失真或扭曲的可能。

正式溝通的方法