大型會展策劃書方案

　　會展策劃是指充分利用現有資訊和資源，判斷事物變化發展的趨勢，全面構思、設計，選擇合理、有效的方案，使之達到預期目標的活動。會展是會議、展覽、節事活動等集體性活動的總稱。現在，就來學習一下會展策劃書怎麼寫吧!

　　展會策劃方案怎麼寫【最全】

　　什麼是《展會立項策劃書》

　　所謂展會立項策劃，就是根據掌握的各種資訊，對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規劃，設計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規劃內容， 主要包括：展會名稱和地點、辦展機構、展品範圍、辦展時間、展會規模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃、現場管理計劃、相關活動計劃等。

　　《展會立項策劃書》是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規劃、策略和方法，它是對以上各項內容的歸納和總結。

　　《展會立項策劃書》的內容結構

　　1、辦展市場環境分析：包括對展會展覽題材所在產業和市場的情況分析，對國家有關法律、政策的分析，對相關展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。

　　2、提出展會的基本框架：包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構的組成、展品範圍、辦展時間、辦展頻率、展會規模和展會定位等。

　　3、展會價格及初步預算方案。

　　4、展會工作人員分工計劃。

　　5、展會招展計劃

　　6、展會招商計劃。

　　7、展會宣傳推廣計劃。

　　8、展會籌備進度計劃。

　　9、展會服務商安排計劃。

　　10、展會開幕和現場管理計劃。

　　11、展會期間舉辦的相關活動計劃。

　　12、展會結算計劃。

　　《展會立項策劃書》的寫作要求

　　1. 【展會名稱】

　　展覽會的名稱一般包括三個方面的內容：基本部分、限定部分和行業標識。如“第93屆中國出口商品交易會”，如果按上述三個內容對號入座，則基本部分是“交易會”，限定部分是“中國”和“第93屆”，行業標識是“出口商品”。

　　下面分別對這三個內容作一些說明：

　　基本部分：用來表明展覽會的性質和特徵，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節”等。

　　限定部分：用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質。

　　展會舉辦時間的表示辦法有三種：一是用“屆”來表示，二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆大連國際服裝節、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達辦法裡，用“屆”來去示最常見，它強調展會舉辦的連續性。那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。

　　展會舉辦的地點在展會的名稱裡也要有所體現，如第三屆大連國際服裝節中的“大連”。

　　展會名稱裡體現展會性質的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區”等。如第三屆大連國際服裝節中的“國際”表明本展會是一個國際展。

　　行業標識：用來表明展覽題材和展品範圍。如第三屆大連國際服裝節中的“服裝”表明本展會是服裝產業的展會。行業標識通常是一個產業的名稱，或者是一個產業中的某一個產品大類。

　　2、【展會地點】

　　策劃選擇展會的舉辦地點，包括兩個方面的內容：一是展會在什麼地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。

　　策劃選擇展會在什麼地方舉辦，就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市裡舉辦。

　　策劃選擇展會在哪個展館舉辦，就是要選擇展會舉辦的具體地點。具體選擇在哪個展館舉辦展會，要結合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在具體選擇展館時，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設施和服務如何等因素。

　　3、【辦展機構】

　　辦展機構是指負責展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關單位。辦展機構可以是企業、行業協會、政府部門和新聞媒體等。

　　根據各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機構一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協辦單位、支援單位等。

　　主辦單位：擁有展會並對展會承擔主要法律責任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權。

　　承辦單位：直接負責展會的策劃、組織、操作與管理，並對展會承擔主要財務責任的辦展單位。

　　協辦單位：協助主辦或承辦單位負責展會的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。

　　支援單位：對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支援作用的辦展單位。

　　4、【辦展時間】

　　辦展時間是指展會計劃在什麼時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。

　　展覽時間的長短沒有一個統一的標準，要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以很長，如“世博會”的展期長達幾個月甚至半年;但對於佔展會絕大多數的專業貿易展來說，展期一般是3-5天為宜。

　　5、【展品範圍】

　　展會的展品範圍要根據展會的定位、辦展機構的優劣勢和其他多種因素來確定。

　　根據展會的定位，展品範圍可以包括一個或者是幾個產業，或者是一個產業中的一個或幾個產品大類，例如，“博覽會”和“交易會”的展品範圍就很廣，如“廣交會”的展品範圍就超過10萬種，幾乎是無所不包;而德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品範圍涉及到的產業就很少，就只有汽車產業一個。

　　6、【辦展頻率】

　　辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業的實際情況看，一年舉辦一次的展會最多，約佔全部展會數量的80%，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經是越來越少了。

　　辦展頻率的確定受展覽題材所在產業的特徵的制約。我們知道，幾乎每個產業的產品都有一個生命週期，產品的生命週期對展會的辦展頻率有重大影響。

　　產品的投入期和成長期是企業參屜的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。

　　7、【展會規模】

　　展會規模包括三個方面的含義:一是展會的展覽面積是多少，二是參展單位的數量是多少，三是參觀展會的觀眾有多少。在策劃舉辦一個展會時，對這三個方面都要作出預測和規劃。

　　在規劃展會規模時，要充分考慮產業的特徵。展會規模的大小還會受到會觀眾數量和質量的限制。

　　8、【展會定位】

　　通俗地講，展會定位就是要清晰地告訴參展企業和觀眾本展會“是什麼”和“有什麼”，具體地說，展會定位就是辦展機構根據自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發展展會的差異化競爭優勢，使自己舉辦的展會在參展企業和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。

　　展會定位要明確展會的目標參展商和觀眾、辦展目標、展會的主題等。

　　9、【展會價格和展會初步預算】

　　展會價格就是為展會的展位出租制定一個合適的價格。展會展位的價格往往包括室內展場的價格和室外展場的價格，室內展場的價格又分為空地價格和標準層位的價格。

　　在制定展會的價格時，一般遵循“優地優價”的原則，即那些便於展示和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。展會初步預算是對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會預期以獲得的收入進行的初步預算。

　　在策劃舉辦展會時，要根據市場情況給展會確定一個合適的價格，這樣對吸引目標參展商參加展會十分重要。

　　10、【人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃】

　　人員分工計劃、招展計劃、招商和宣傳推廣計劃是展會的具體實施計劃，這四個計劃在具體實施時會互相影響。

　　人員分工計劃是對展會工作人員的工作進行統籌安排。

　　招展計劃主要是為招攬企業參展而制定的各種策略、措施和辦法。

　　招商計劃主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和辦法。

　　宣傳推廣計劃則是為建立展會品牌和樹立展會形象，並同時為展會的招展和招商服務的。

　　11、【展會進度計劃、現場管理計劃和相關活動計劃】

　　展會進度計劃是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進行的統籌安排。它明確在展會的籌辦過程中，到什麼階段就應該完成哪些工作，直到展會成功舉辦。展會進度計劃安排得好，展會籌備的各項準備工作就能有條不紊地進行。

　　現場管理計劃是展會開幕後對展會現場進行有效管理的各種計劃安排，它一般包括展會開幕計劃、展會展場管理計劃、觀眾登記計劃和撤展計劃等。現場管理計劃安排得好，展會現場將井然有序，展會秩序良好。

　　展會相關活動計劃是對準備在展會期間同期舉辦的各種相關活動作出的計劃安排。與展會同期舉辦的相關活動最常見的有技術交流會、研討會和各種表演等，它們是展會的有益補充。

　　《展會專案立項可行性研究報告》的寫作

　　什麼是《展會專案立項可行性研究報告》

　　完成了《展會立項策劃書》，並不意味著該立項的展會就可以舉辦了。專案立項只是對舉辦什麼題材的展會和如何舉辦該展會提出了一個初步的意見，制定了一套初步的方案，至於該展會是否真的可以舉辦和該方案是否真的可行，還需要對該展會專案及方案進行可行性分析。可行性分析的結論及其他必須考慮的因素，才是決定最後是否可以舉辦該展會的最終依據。

　　《展會專案立項可行性研究報告》就是在對展會立項進行可行性分析的基礎上完成的研究報告。展會立項可行性分析是展會專案立項策劃的繼續。展會專案立項策劃主要是在掌握各種資訊的基礎上，初步提出計劃舉辦的展會“是什麼樣的”;展會立項可行性分析則是在仔細研究各種資訊的基礎上，深入分析舉辦展會立項策劃提出的“那樣的展會”是否可行，為最後是否舉辦該展會提供科學的決策依據。

　　如果展會立項策劃通過可行性分析，證明計劃舉辦展會的市場條件具備，專案具有生命力，各種執行方案策劃合理，專案在經濟上可行，風險較小且有一定的社會效益，就可以通過該展會立項策劃，決策舉辦該展會了。

　　《展會專案立項可行性研究報告》的內容結構

　　《展會專案立項可行性研究報告》要對展會立項是可行還是不可行作出系統的評估和說明，併為最終完善該展會專案立項策劃的各具體執行方案提供改進依據和建議。因此，《展會專案立項可行性研究報告》主要包括以下幾項內容：

　　1、【市場環境分析】

　　1 巨集觀市場環境：包括人口環境、經濟環境、技術環境、政治法律環境、社會文化環境等。

　　2 微觀市場環境：包括辦展機構內部環境、目標客戶、競爭者、營銷中介、服務商、社會公眾等。

　　3 市場環境評價：SWOT分析法，即內部優勢、內部劣勢、外部機會、外部威脅分析。

　　2、 【展會專案生命力分析】

　　1 專案發展空間：即分析舉辦該展會所依託的產業空間、市場空間、地域空間、政策空間等是否具備。

　　2 專案競爭力：包括展會定位的號召力、辦展機構的品牌影響力、參展商和觀眾的構成、展會價格、展會服務等。

　　3 辦展機構優劣勢分析

　　3、【展會執行方案分析】

　　1對計劃舉辦的展會的基本框架進行評估，具體包括:

　　1展會名稱和展會的展品範圍、展會定位之間是否有衝突。

　　2辦展時間、辦展頻率是否符合展品範圍所在產業的特徵。

　　3展會的舉辦地點是否適合舉辦該展品範圍所在產業的展會。

　　4在展會展品範圍所在產業裡能否舉辦如此規模和定位的展會。

　　5展會的辦展機構在計劃的辦展時間內能否舉辦如此規模和定位的展會。

　　6辦展機構對展會展品範圍所在的產業是否熟悉。

　　7展會定位與展會規模之間是否有衝突。

　　2招展招商和宣傳推廣計劃評估

　　1 招展計劃評估

　　2 招商計劃評估

　　3 宣傳推廣計劃評估

　　4、 【展會專案財務分析】

　　1 價格定位

　　2 成本預測

　　舉辦一個展會的成本費用一般包括:

　　1展覽場地費用。即租用展覽場館以及由此而產生的各種費用。這些費用包括:展覽場地租金、展館空調費、層位特裝費、標準層位搭建費、展館地毯及鋪設地毯的費用、展位搭裝加班費等。

　　2展會宣傳推廣費。包括廣告宣傳費、展會資料設計和印刷費、資料郵寄費、新聞釋出會的費用等。

　　3招展和招商的費用。

　　4相關括動的費用。包括技術交流會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現場佈置、禮品、請展會臨時工作人員的費用等。

　　5辦公費用和人員費用。

　　6稅收

　　7其他不可預測的費用

　　3 收入預測

　　舉辦一個展會的收入一般包括:

　　1 展位費收入

　　2 門票收入

　　3 廣告和企業贊助收入

　　4 其他相關收入

　　4 盈虧平衡分析

　　5 現金流量分析

　　1 淨現值分析

　　2 淨現值率分析

　　3 獲利指數

　　4 內部收益率

　　5、【風險預測】

　　1 市場風險

　　2 經營風險

　　3 財務風險

　　4 合作風險

　　6、【存在的問題】

　　包括通過以上可行性分析發現的展會專案立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發現的可能對展會產生影響的其他問題等。

　　7、【改進建議】

　　針對上述問題，提出對展會專案立項策劃的改進建議，指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。

　　8、【努力的方向】

　　根據展會的辦展宗旨和辦展目標，在上述分析的基礎上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。

　　《展會專案立項可行性研究報告》的寫作要求

　　《展會專案立項可行性研究報告》是辦展機構進行決策是否要舉辦該展會的重要依據，因此，《展會專案立項可行性研究報告》的寫作必須做到材料真實充分，分析客觀科學，判斷準確有理。

　　1、【市場環境分析】

　　市場環境分析是展會立項可行性分析的第一步，它是根據展會立項策劃提出的展會舉辦方案，在已經掌握的各種資訊的基礎上，進一步分析和論證舉辦展會的各種市場條件是否具備，是否有舉辦該展會所需要的各種政策基礎和社會基礎。市場環境分析不僅要研究各種現有的市場條件，還要對其未來的變化和發展趨勢作出預測.使立項可行性分析得出的結論更加科學合理。

　　市場環境分析是從計劃舉辦的展會專案的外部因素出發來分析舉辦該展會的條件是否具備;展會專案生命力分析則是從計劃舉辦的展會專案的本身出發，分析該展會是否有發展前途。分析展會專案的生命力，不是隻分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會的長期生命力，即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上，本展會是否還有發展前途的問題。

　　3、【展會執行方案分析】

　　展會執行方案分析是從計劃舉辦的展會專案的本身出發，分析該展會專案立項計劃準備實施的各種執行方案是否完備，是否能保證該展會計劃目標的實現。展會執行方案分析的物件是該展會的各種執行方案，分析的重點是各種執行方案是否合理、是否完備和是否可行。

　　需要強調的一點是，對展會基本框架進行評估，重點不是分析構成展會基本框架的某一個因素的策劃安排是否合理和可行，而是從總體上分析展會基本框架是否合理和可行。因為，儘管對構成展會基本框架的每一個因素的策劃安排可能是合理和可行的，但由這些因素所構成的展會基本框架從總體上看卻可能是不合理和不可行的。所以，要避免這種“個體合理，群體衝突”現象的出現，對展會基本框架進行評估就十分重要。

　　4、【展會專案財務分析】

　　展會專案財務分析是從辦展機構財務的角度出發，分析測算舉辦該展會的費用支出和收益。展會專案財務分析的主要目的是分析計劃舉辦的展會是否經濟可行，併為即將舉辦的展會指定資金使用規劃。

　　5、【風險預測】

　　從展會立項可行性分析的角度看，風險就是辦展機構在舉辦展會的過程中，由於一些難以預料和無法控制的因素的作用，使辦展機構舉辦展會的計劃和舉辦展會的實際收益與預期發生背離，從而使辦展機構舉辦展會的計劃落空;或者是即使展會如期舉辦，但辦展機構有蒙受一定的經濟損失的可能性。

　　6、【存在的問題】

　　包括通過以上可行性分析發現的展會專案立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發現的可能對展會產生影響的其他問題等。

　　7、【改進建議】

　　針對上述問題，提出對展會專案立項策劃的改進建議，指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。

　　8、【努力的方向】

　　根據展會的辦展宗旨和辦展目標，在上述分析的基礎上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。

　　大型展會策劃方案

　　1

　　確定舉辦目的

　　舉辦一場展覽會，首先要確定其目標。活動專案能準確達到目標的展覽會才是成功的。通常我們的目標為：宣傳公司形象、促進產品的銷售、展示新產品、密切聯絡使用者、對市場的資訊動態和市場需求的深度把握等。

　　2

　　選擇適合場地

　　選擇合適的場地是參展計劃中重要的一部分，首先須考慮的是人群流動的方式，瞭解人潮在整個展覽會場移動的方向，再依此挑選攤位。

　　是否將攤位設在競爭對手隔壁引起頗多廠商的爭論，廠商可將這樣的攤位有效利用，積極展示自己產品優於競爭者的地方。如果在展覽期間須要使用懸掛牌示或罩蓋，則須選擇有足夠高度的地點，避免擋住可見度。

　　3

　　參展背景分析

　　例如：專業性、品牌性、權威性、國際性

　　4

　　參展安排

　　一、展前準備：

　　1.參展主題的確定;

　　2.展位的確定;

　　3. 展臺設計與搭建;

　　明確的參會主題、優質的展位就一定能達到我們預期的效果嗎?如果沒有專業細緻的展位佈置，怎樣體現出專業性、品牌性、權威性、國際性?

　　大家參展的目的都是一樣的,參加展覽會是提升企業知名度，宣傳與推介新產品或服務的好機會，而參加展覽會也已成為部分企業經營戰略的一部分，如何有效地充分利用展覽會，讓展覽會成為現代企業最佳的銷售與營銷工具，實現企業的長期經營目標，則是許多企業關注的核心問題。

　　在展臺設計與搭建時就要圍繞這個中心，總結如下：

　　展臺的設計要突出主題、強調個性，同時要在空間和氣氛上給觀眾一種親和力而且要方便交談。

　　充分利用各種可能的要素，例如，展臺的形成、材料、音響、光線、色彩和其他裝潢用品，不斷給觀眾以新鮮感，刺激其好奇心，使他們對展臺產生興趣，進而產生與展覽者談話的願望。通常，“展位佈置”我們會外包給專業的AV裝置租賃公司，選擇信譽好、責任心強、價格合理的租賃公司會給我們減少很多工作量。

　　4.如何有效的邀請準客戶：

　　①儘量早一些通過傳送邀請函的方法約準客戶參加，便也對方安排日程。會展開始前一天進行提醒。

　　②準備一些可以一分為二的禮品，並印有公司標誌等於許多流動的廣告牌在免費為公司作宣傳，把其中之一在展前先隨邀請函寄給準客戶，讓他們必須到展位上才能湊成完整的一份禮品。

　　二、展中促銷

　　1

　　產品促銷活動：

　　當場簽訂合同的客戶給予一定的優惠或給予有分量的禮品，促使有意向猶豫的客戶當場簽單，畢竟夜長夢多。

　　2

　　展中的注意事項

　　細節決定成敗，在參展過程度需要注意一些細節。

　　①參展人員除統一著裝和佩帶公司標識的胸牌外，需特別注重自己的形象。給客戶不好的印象。只要能到你展位駐足一下，起碼他還是有一定的興趣，你就應主動表示歡迎。

　　②主動拜訪一下這些同行，這裡指的同行，並非指同一種產品的企業，而是指同一類產品的企業。向他們推薦你的產品，將樣本留給他們幾份，也向他們索取樣本，起到資源互補共享的效果。

　　③展會上經常會碰到同行中的探子，他們扮作客戶來套你的價格和技術甚至客戶資料，所以要保持警惕。

　　④每天參展結束後，要對當天的客戶進行歸類整理，並將談話要點記錄下來。另外，根據客戶談話中所提出的需求判斷今年的產品流行趨勢，展後和公司決策層討論新產品的開發及推廣。

　　3

　　每日工作流程

　　7:30：早飯後，負責人安排當日工作，各人領取當日所用物質

　　8:30：準時到達布展地點9:00--11:30：招商工作進展

　　11:30--13:00：負責人安排輪值午餐

　　13:00--17：00：招商工作進展

　　17:00：清理物資及時遞交日總結報告，填寫報表

　　18:30：自由活動，或根據公司安排其他工作、

　　4

　　展示會中的接待步驟

　　1、登記客戶的姓名、單位部門、聯絡電話、落實責任人等

　　2、現場演示

　　3、介紹公司及產品背景

　　4、展示其他樣機

　　5、將意向客戶請至洽談區促成成交

　　6、如有客戶當場簽單，盡力渲染，製造高潮

　　7、發放資料、禮品

　　8、禮貌周到地送客戶出門，並預約下次拜訪時間

　　9、到簽到處記下客戶意向及責任人

　　5

　　媒體報導：

　　①公司網站進行同步報道。

　　②深圳、北京等國內和國外行業媒體報道。

　　③各大行業網站論壇/BBS/部落格的宣傳。

　　6

　　調動展位現場人氣的活動策劃：

　　展會上人流量大，加上人都有喜歡向人多的地方聚集的習慣，好的現場造勢能吸引人群進入展廳，增加展廳人氣，有人氣才有財氣。例如烤麵包、抽獎、發放小禮品、免費樣品檢測、有獎知識問答、成交鑼、文藝表演、LED廣告宣傳片+活動主題播放、拍賣等。

　　因展會是眾多品牌聚集在一起“打擂臺”，進行終端攔截就顯得尤為必要和重要，展會期間要做到及時掌握競爭對手動態，確保1-2小時更新一次，並迅速做出調整。如聘請臨時導購在展館處、競爭對手展廳附近派發單張與舉牌遊行進行攔截效果十分明顯。

　　三、展後

　　1.代理商的追蹤跟進。

　　2.把在展會上的火熱場面刻成光碟，進行形象整合、再包裝。

　　3.網站的後續報道。