報告廳管理使用辦法

　　報告廳是一個具備先進的多媒體顯示系統、專業的音響擴聲系統、高清的錄製直播系統、豐富的舞臺燈光照明系統以及智慧化的集中控制系統的獨立空間。下文是關於報告廳的管理使用辦法，僅供參考!

　　一

　　學術報告廳是學校重要的學術交流活動場所。為加強報告廳管理，充分發揮其作用，根據學校實際情況，特制定本管理辦法。

　　1.該廳主要用來舉辦學術交流活動、有校內外專家或校領導參加的會議、報告，或者經校領導批准的全校性活動等，部門的各種會議及各類學生活動原則上不使用學術報告廳。

　　2.圖文資訊中心的教育技術中心具體負責報告廳音響、燈光裝置的使用管理、技術維護等支援。

　　3.物業服務公司負責報告廳衛生清潔工作及其財產安全管理等。

　　4.凡申請借用報告廳的單位，應提前3天在圖文資訊中心網站下載使用申請表，按要求填寫並履行相關審批手續後送交教育技術中心。

　　5. 教育技術中心根據審批意見，結合報告廳使用情況進行安排，按照申請順序進行安排，如若與學校臨時安排的重大活動衝突，則服從統籌安排。

　　6各部門若在辦理使用手續後，需要變更或取消使用計劃的，須在預約使用期前一天通知圖文資訊中心。

　　7. 學術報告廳按照“誰使用，誰負責”的原則，使用學術報告廳的部門自行安排會務，明確責任人，並安排專人負責安全工作，如防火、人員引導，秩序維護等。

　　8.除正常活動需要的會標或橫幅外，未經學校辦公室﹙新聞辦﹚同意，不得在報告廳內隨意張貼或懸掛各種海報、橫幅、標語、廣告等，未經圖文資訊中心同意不得使用雙面膠，膠帶，圖釘，訂書針，釘子等對桌面、牆面和地面有汙損或破壞的物品。

　　9使用單位要對參與活動的人員進行提示，必須愛護報告廳內公共設施，注意廳內外環境衛生。

　　10報告廳燈光、音響、投影機、操作檯等裝置由專人負責，其他人員不得擅自操作。

　　11學術報告廳內禁止吸菸，禁止攜帶食物及飲料。

　　12. 活動結束後，使用申請人應協助報告廳管理人員將裝置設施歸位，與報告廳物業管理員進行交接，要認真檢查，切斷電源，確保安全。

　　13對不遵守報告廳使用管理辦法的單位，圖文資訊中心有權提出批評並及時報告學校。

　　14教育技術中心要做好對報告廳使用情況的登記工作，並定期聯絡相關人員檢修裝置，檢查電源、線路、門、窗、桌椅等，消除安全隱患，發現問題認真處理，及時彙報。

　　二

　　學術報告廳是我校舉辦各類學術報告、召開重要會議和進行學術交流的重要場所。為了加強報告廳管理，保證其正常有序使用，特制定本規定。

　　一、辦公室受學校委託，負責學術報告廳的使用管理，未經學校辦公室審批，任何部門和個人不得擅自使用。

　　二、學術報告廳的使用安排上遵循學校層面活動為主、兼顧學院、處室的原則。

　　三、報告廳的使用遵循先申請、後使用，誰使用、誰負責的原則。申請使用單位須提前三天以書面形式***填寫使用申請表***向學校辦公室提出申請，經學校辦公室審批同意後方可使用。第一報告廳、第三報告廳使用須經辦公室分管副主任簽字批准，第二報告廳使用須經綜合科科長簽字批准。經校辦批准後，將表格送至圖書館二樓報告廳管理室，並請在會議前至少提前3小時聯絡報告廳老師對接準備，避免會議較多發生衝突，如不提前對接，責任自負。

　　四、使用報告廳的部門及人員應愛護報告廳的各類設施，自覺維護報告廳的環境衛生，注意用電安全，不在報告廳內吸菸，不隨地吐痰，亂丟雜物，不隨處貼上等。在使用完畢後，要認真清掃報告廳衛生，及時清除垃圾，桌椅裝置擺放整齊有序。具體如下：

　　1、禁止將瓜子、水果等零食帶入場內;

　　2、禁止在場內吸菸，禁止燃放煙花等危險物品，嚴禁踩踏座椅;

　　3、未經同意，不得在報告廳內隨意懸掛或張貼橫幅、宣傳物等物品;

　　4、除管理人員外，任何人不得擅自使用場內各項裝置，如造成損壞，須照價賠償;

　　5、控制室內禁止非工作人員進入，擅自進入並導致事故的將追究其責任;控制室的裝置必須按操作規程進行使用。發現故障要及時上報，以便解決。

　　6、會議和活動開始之前，會議負責人必須按照申請表中的使用要求，檢驗廳內所用裝置的準備是否齊全，效果是否滿意，填寫使用登記表，並與管理人員共同簽字。

　　7.在使用完畢後，使用部門負責整理桌椅，清潔會場，由工作人員檢查廳內裝置設施的使用情況及衛生情況，待管理人員對衛生和設施狀況驗收並與會議負責人共同簽字後，方可離開。

　　五、報告廳原則上不接待娛樂活動。

　　六、報告廳及裝置屬學校固定資產，原則上不外借，原則上不針對有償培訓***包括二級部門承辦的非校內的外借活動***或校外租用的培訓、會議等活動開放使用。

　　注：報告廳所有裝置與物品一律不外借。

　　校辦報告廳申請表

　　三

　　1號教學樓報告廳是校區***學院***舉辦大型會議、學術報告、專題講座等重要學術活動或重要會議的場所。為加強管理，明確職責，確保運轉正常，更好地為廣大師生服務，制定本管理辦法。

　　一、使用範圍

　　1.校區***學院***組織召開的大型會議。

　　2.校區***學院***組織的學術報告、專題講座等活動。

　　3.校區***學院***各單位舉辦的需要使用報告廳的大型活動。

　　二、日常管理

　　1.報告廳的日常衛生保潔和使用管理由黨政辦公室安排專人負責。

　　2.報告廳燈光、音響、視訊及電子屏顯示器等電器裝置由教務部現代教育中心負責管理、維修及維護。未經許可，其他人不得自行操控裝置。

　　3.需配備基本裝置以外其它設施的***如：花卉、水果、座籤及會標等***，使用單位應提前聯絡黨政辦公室，並佈置會場。

　　4.使用單位安排的活動如與校區***學院***重大活動衝突時，黨政辦公室負責統籌調整，使用單位須服從安排。

　　5.報告廳一般不對校外開放。特殊情況借用，應提前三天向黨政辦公室提交申請，經校區***學院***領導批准後方可使用。

　　三、使用程式

　　1.校區***學院***舉辦大型會議或各單位舉辦重大活動需使用報告廳的，主辦單位需填寫《報告廳使用申請單》***附後***，提前三天送交黨政辦公室審批。

　　2.黨政辦公室根據校區***學院***大型會議、活動安排情況和各單位申請時間先後順序，向主管領導彙報後，將批覆意見告知申請單位，並做好使用前的各項準備工作。

　　四、使用要求

　　1.按照“誰使用，誰負責”的原則，使用單位須安排專人做好會務服務及保障工作。

　　2.使用單位必須遵守報告廳使用管理制度，聽從管理人員安排，確保人員和裝置安全。如發現使用單位不能遵守本規定，經勸阻無效的，黨政辦公室將停止其繼續使用。

　　3.使用單位和與會人員要自覺維護報告廳環境衛生，愛護報告廳公用設施，不得在室內進餐、吸菸，嚴禁隨地吐痰、亂丟雜物，不得隨處貼上、亂塗亂畫。未經允許，不得擅自將室內物品移作他用。

　　4.使用結束，相關管理人員負責對裝置進行驗收。使用單位負責將所用設施還原，確保會場恢復原樣，如涉及人為損壞設施等問題，使用單位須按價賠償。

　　5.未經報告廳管理部門同意，任何單位或個人不得在報告廳內隨意懸掛或張貼會標、標語，不得隨意變動室內設施的擺放格局。

　　五、本管理辦法解釋權歸黨政辦公室。