檔案管理制度

　　息化環境中,企業加強電子建設是提高電子檔案質量,發揮資訊資源價值的必然之舉。本文是範文，僅供參考。

　　範文篇一

　　機要檔案是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的檔案，機要檔案的管理要做到及時、準確、安全、保密。

　　一、辦理程式

　　***一***機要檔案由機要人員簽收、啟封、核對、登記後，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導籤批，檔案應於當日處理，電報、急件隨到隨處理。

　　***二***按領導籤批的範圍進行傳閱。

　　***三***需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。

　　***四***歸檔，交上級部門。

　　二、傳閱

　　***一***傳閱檔案要嚴格履行登記手續，按照檔案閱讀範圍進行傳閱。

　　***二***機要人員要隨時掌握檔案行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

　　***三***對局領導閱後所作的批示，要及時通知有關科室辦理，並做好機要檔案管理，防止檔案丟失。

　　三、保密

　　***一***機要人員要忠於職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說的不說。

　　***二***對於機要檔案，要單獨存放，嚴加保管。

　　***三***借閱機密、祕密級檔案，需經辦公室主任批准;絕密級檔案一般不外借，確需借閱，需經分管領導批准。

　　***四***各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密檔案留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

　　***五***涉密檔案，不得複製或摘抄。

　　四、歸檔

　　***一***傳閱和辦理完畢的檔案，應及時清理收回，分類整理，保持整潔、清潔。

　　***二***凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密檔案，應及時送交機要室登記歸檔。

　　***三***幹部出差、調動工作或離退休時必須將自己使用或傳閱的機要檔案全部退回機要室。

　　***四***機要人員按上級要求及時將機要檔案收回。

　　範文篇二

　　一、總則

　　1、技術檔案是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術檔案屬於公司所有。

　　2、為規範本公司技術檔案的管理，確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、儲存等相關的內容，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用範圍:適用於本廠的技術檔案的管理。

　　二、技術檔案的編制

　　1、技術檔案包括:技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

　　具體包括:

　　1***開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

　　2***開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品程式設計手冊、機械結構圖、程式設計器件燒寫檔案、可程式設計器件原始碼、硬體程式設計手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計評審記錄表。

　　3***產品除錯階段:產品除錯手冊、產品焊裝明細表、產品除錯記錄、產品驗證記錄。

　　4***產品維護階段:設計開發總結、軟體使用手冊、產品使用手冊。

　　2、技術檔案的技術要求和資料等必須符合國家相關標準和規定要求。

　　3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。

　　三、技術檔案的提交

　　1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作，以保證技術檔案的完整性。

　　2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計檔案，並儲存在公司的伺服器中。每當設計檔案發生重大更改後，設計人員都必須重新提交檔案，以便更新伺服器中的檔案，保證開發工作的可靠性。

　　3、設計檔案的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。

　　4、對於已提交的檔案，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。

　　四、技術檔案的歸檔

　　1、各相關負責人負責技術檔案的稽核和批准;技術檔案的編制必須嚴格執行編制、校對、稽核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

　　2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、稽核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。

　　3、檔案簽署分為紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光碟簽署。其中，紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署，電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標籤上進行總體簽署。

　　4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套:一套存放在公司伺服器上，供查閱使用;一套刻錄成光碟，做封存保管。

　　5、用來儲存歸檔檔案的光碟或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光碟的大致資訊，如名稱、編號、簽署資訊等。

　　6、歸檔檔案時，須填寫<設計專案歸檔資料清單>，並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

　　五、技術檔案的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案，不得非法保持不具許可權的檔案。

　　2、若因工作需要，須借閱技術檔案，則需報相關領導批准，並填寫<借閱登記表>，然後方可通過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的檔案進行查閱。

　　3、對於借閱的檔案，不得私自列印、傳閱，不得洩露借閱檔案的祕密。

　　4、如有特殊情況需要將檔案轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

　　5、檔案閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱檔案，並補充完整<借閱檔案記錄表>。

　　六、責任追究

　　各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者洩漏公司的技術檔案，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。

　　範文篇三

　　1、目的

　　為規範本公司檔案分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的檔案管理工作。

　　2、職責

　　2、1總經理負責公司所有對外發文審批。

　　2、2管理中心經理負責管理中心檔案的審批。物業部負責管理中心檔案的列印及文號的管理工作。

　　2、3部門主管負責本部門檔案的擬製與稽核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的檔案移交行政人事部。

　　2、4行政人事部負責公司檔案格式、文號及內容的稽核，用印管理、歸檔管理工作。

　　3、檔案種類

　　3、1上行文:請示，報告，計劃，總結;

　　3、2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定;

　　3、3平行文:信函，會議紀要。

　　4、檔案格式

　　4、1發文統一使用以上檔案類別之一。

　　4、2祕密等級和緊急程度，用來確定檔案傳送方式及辦理速度，統一在檔案的左上角位置加註。

　　4、3收文單位。是指用來處理或答覆檔案中有關問題和有關事項的單位。

　　4、4正文。是檔案的主體部分。檔案制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

　　4、5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置;

　　4、6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等保持一致。每段開頭空兩個字;要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則;

　　4、7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該檔案有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附件:xxx"字樣;如果附件較多，還須編上序號;檔案無附件的，無須註明;

　　4、8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名***前面冠以職務身分***署名:落款一般放在正文***或附件標記***的右下角，相關於書信中具名的位置;如果正文恰好佔滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，並在其上面加註一行"***此頁無正文***"字樣;落款字型與正文相同。

　　4、9日期:

　　4、9、1一般應寫發文日期;

　　4、9、2制度或會議通過的檔案應寫通過的日期;

　　4、9、3重要的檔案寫簽發的日期;

　　5、文號

　　5、1根據檔案類別、發文日期、發文單位及發文順序對檔案進行統一編號;具體文號編制規則見附件。

　　5、2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理;

　　5、3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。

　　6、用印

　　6、1用印是發文單位對檔案負責的標誌，是檔案合法生效的標誌，對外發文或內部重要檔案都應加蓋印章。

　　6、2檔案列印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記;

　　6、3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　7、檔案管理

　　7、1包括撰寫、稽核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:

　　7、2正規檔案應儘量列印，並由擬文人仔細校對稽核。

　　7、3簽發。簽發人對簽發的檔案負有完全責任，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理;不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫;

　　7、4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要檔案還須加蓋騎縫印。

　　7、5發放。由發文部門填寫<檔案發放登記表>，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的檔案，還要填寫<檔案處理單>，夾在檔案前面，一併送有關人員或部門辦理。

　　7、6收文。檔案管理人員***一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員***將所收到的檔案登記在<收文登記表>內，內容包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、檔案編號、發文日期、份數、處理情況、備註等。

　　7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。

　　7、8儲存。檔案辦理完畢後，由最後處理部門人員進行保管。

　　7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的檔案匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

　　8、相關文件

　　8、1文號編碼規則

　　8、2<檔案編號使用登記表>

　　8、3<對外發文登記表>

　　8、4<對內發文登記表>

　　8、5<收文登記表>

　　8、6<檔案處理單>

　　8、7<傳閱單>

　　8、8<用印登記表>

　　8、9對外發文格式

　　8、10對內發文格式

　　8、11報告總結格式