四川省國家行政機關公文處理實施細則

　　《***試行***》在1993.03.27由四川省人民政府辦公廳頒佈。下文是，歡迎閱讀!

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　　第一章 總 則

　　第一條 為使我省各級國家行政機關的公文處理工作規範化、制度化、科學化，依據《國家行政機關公文處理辦法》***以下簡稱《辦法》***，結合我省實際，制定本細則。

　　第二條 本細則適用於全省各級國家行政機關和所屬單位的公文處理工作。

　　第三條 行政機關的公文***包括電報，下同***，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。全省各級國家行政機關必須嚴肅、認真、準確地運用公文，力戒形式主義和文牘主義，減少公文數量，提高公文質量。

　　第四條 公文處理工作應當及時、準確、安全。全省縣級***含縣級，下同***以上行政機關必須按《辦法》規定的原則設立文祕部門，各級行政機關都必須配備專職人員負責公文處理工作。全省縣級以上行政機關的辦公廳***室***是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作，指導下級機關的公文處理工作，並負責上級機關交辦檔案的辦理、銜接、督查和落實工作。各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作，模範遵守《辦法》及本細則的規定，加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。

　　第二章 公文種類

　　第五條 我省國家行政機關的公文種類主要有：

　　***一***命令***令***

　　省和成都市人民政府依照法定職權制定公佈規章;縣級以上人民政府宣佈施行重大強制性行政措施、嘉獎有關單位及人員。

　　***二***決定

　　對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或撤銷下級機關不適當的決定事項。

　　***三***公告

　　向國內外宣佈重要事項或法定事項。

　　***四***通告

　　公佈社會各有關方面應當遵守或周知的事項。

　　***五***通知

　　批轉下級機關的公文;轉發上級機關和不相隸屬機關的公文;傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項;任免人員。

　　***六***通報

　　表彰先進;批評錯誤;傳達重要精神或情況。

　　***七***議案

　　各級人民政府按照法律程式向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

　　***八***報告

　　向上級機關彙報工作，反映情況;答覆上級機關的詢問。

　　***九***請示

　　向上級機關請求指示、批准。

　　***十***批覆

　　答覆下級機關的請示事項。

　　***十一***意見

　　對重要問題提出見解和處理辦法。可以用於上行文、下行文和平行文。作為上行文，按請示性公文的程式和要求辦理。

　　作為下行文，對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行。無明確要求的，下級機關可參照執行。

　　作為平行文，提出的意見供對方參考。

　　***十二***函

　　不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。

　　***十三***會議紀要

　　記載、傳達會議情況及議定事項。

　　第三章 公文格式

　　第六條 公文一般由祕密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

　　***一***涉及國家祕密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

　　***二***緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 ***三***發文機關標識應使用發文機關全稱或規範化簡稱。

　　行政機關聯合行文，主辦機關排列在前;行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。報送省政府和省政府辦公廳的檔案嚴格按《國家行政機關公文格式》***GB/T9704-1999***規定印製。

　　***四***發文字號應包括機關代字、年份、序號。

　　凡上報各級政府和各級政府辦公廳***室***的檔案，發文字號為機關代字、年份、序號。

　　行政機關之間聯合行文，標註主辦機關的發文字號;行政機關與其他機關聯合行文，原則上應標註排列在前的機關的發文字號，也可以協商確定，但只能標註一個機關的發文字號。

　　***五***上行文應當註明簽發人、會籤人姓名。聯合上報的公文，應當註明聯合單位簽發人的姓名。其中，“請示”應當在附註處註明聯絡人的姓名和電話。

　　***六***公文標題由發文機關、事由、文種三部分組成。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。轉發上級機關的公文，如其標題過長，可按事由摘要轉發。

　　***七***主送機關指公文的主要受理機關，應使用全稱或規範化簡稱、統稱。

　　***八***公文如有附件，應註明附件順序和名稱。附件名稱與附件標題應一致;附件與主件原則上應組合成冊。如附件與主件不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標明主件的發文字號及其附件序號。

　　***九***公文除“會議紀要”外，應加蓋印章。

　　行政機關聯合向上行文，由主辦機關加蓋印章;聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。

　　公文的落款單位名稱不列印，印章印在成文日期上。

　　***十***成文日期以負責人簽發的日期為準。聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

　　***十一***公文如有附註***需要說明的其他事項***，應加括號標註。“附註”的位置在成文日期和印章之下，版記之上。

　　***十二***公文應標註主題詞。報省政府和省政府辦公廳的檔案，主題詞按《四川省人民政府公文主題詞表》標註。

　　***十三***抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應使用全稱或規範化簡稱、統稱。

　　多個抄送機關，按黨、政、軍、群的順序排列。地方政府在前、部門在後;地方政府，按行政區劃的順序排列;部門，按政府機構序列的順序排列。

　　***十四***文字從左至右橫寫、橫排。民族自治地方，可以並用漢字和通用的少數民族文字***按其習慣書寫、排版***。

　　第七條 公文中各組成部分的標識規則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。

　　第八條 公文用紙採用國際標準A4型***210mm×297mm***，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

　　第四章 行文規則

　　第九條 行文應當確有必要。行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定。

　　***一***各地區、各部門不得以地區、部門或地區、部門負責人的名義直接給上級領導同志個人報送檔案，也不得以地區、部門內部簽報、白頭信函等形式代替需要上級機關審批的公文直接報送領導同志個人。確係按領導同志專項交辦事項報送的檔案，應在文中予以說明。領導同志處收到需要審批而直接報送領導同志個人的公文，即轉辦公廳***室***處理。對於符合要求的，辦公廳***室***將按規定程式報批;不符合要求的，將退回報文單位按規定重新上報。

　　***二***報送各級政府或各級政府辦公廳***室***的公文一律實行統一收文、統一辦理、統一發文。各級行政機關報送上級機關的公文不得在按規定渠道報送的同時，又送領導同志個人或上級機關相關業務處***科***室。

　　***三***除突發事件或緊急重大事項外，不得越級上報。原則上不得以電傳形式向上級機關報送檔案。

　　***四***嚴禁明電、密電交替使用。

　　第十條 政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相應業務部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。因特殊情況確需向下一級政府正式行文的，應當報經本級政府批准，並在文中註明經政府同意。

　　各部門內設機構，不得向本機關以外的其他機關***包括系統***制發政策性和規範性檔案，不得代替部門審批下達應當由部門審批下達的事項。各級政府成立的各類領導小組等非常設機構的辦公室不得直接向下級政府正式行文。

　　第十一條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文;政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文;政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文;政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。

　　第十二條 屬於部門職權範圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府行文審批的事項，經政府同意，也可以由主管部門行文，文中應當註明經政府同意。

　　第十三條 屬於主管部門職權範圍內的問題，應當直接報送主管部門處理。

　　第十四條 部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，同級政府或上級主管機關應當責令糾正或撤銷。

　　第十五條 向下級機關或本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

　　第十六條 “請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關。需要同時送其他機關的，應當用抄送形式。不得同時抄送其下級機關。

　　“報告”不得夾帶請示事項。

　　第十七條 受雙重領導的機關向上級機關行文，應寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應抄送其另一上級機關。

　　第五章 發文辦理

　　第十八條 發文辦理指以本機關名義發文的辦理過程，包括草擬、核稿、複核、稽核、簽發、校核、繕印、用印、登記、分發等程式。

　　第十九條 草擬公文應做到：

　　***一***符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行並加以說明。

　　***二***情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，言簡意賅，字詞規範，標點正確。

　　***三***公文的文種應根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關係確定。

　　***四***擬製緊急公文，應體現緊急的原則，並根據實際需要確定緊急程度。

　　***五***人名、地名、數字、引文準確。引用公文應先引標題，後引發文字號。引用外文應註明中文含義。日期應寫明具體的年、月、日。

　　***六***結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“***一***”，第三層為“1.”，第四層為“***1***”。

　　***七***應使用國家法定計量單位。

　　***八***文內使用非規範化簡稱，應先用全稱並註明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現時註明準確的中文譯名。

　　***九***公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

　　第二十條 各級政府職能部門報送上級機關的請示性檔案，凡涉及其他部門職能的，應協商一致。主辦部門要主動徵求有關部門意見，相關部門要積極配合，取得一致意見並經有關部門負責同志會籤後，按規定報上級機關審批。如協商後仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，並與有關部門會籤後報請上級機關協調或裁定。

　　第二十一條 各地、各部門請示上級機關審批的事項，應提前報送，給上級機關研究決策留出時間。一般事項應提前兩週，緊急事項不得少於7個工作日。特別緊急事項，需要及時批覆的，除突發事件及法律法規等另有規定或領導同志另有交待的事項外，必須在文中說明緊急原因及本部門的辦理過程。

　　第二十二條 公文送負責人簽發前，應由辦公廳***室***進行稽核。稽核的重點是：是否確需行文;是否經過協商、會籤;是否符合黨和國家的方針、政策，符合有關法律、法規的規定;是否與政府工作的要求相一致;行文方式是否妥當;是否符合行文規則和擬製公文的有關要求;公文格式是否符合《辦法》和本細則的規定。

　　第二十三條 以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或主持工作的負責人簽發;以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或由主要負責人授權的其他負責人簽發。

　　第二十四條 公文正式印製前，文祕部門應進行復核。複核重點：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否符合《辦法》要求等。經複核對文稿作出實質性修改的，應按程式複審。

　　第二十五條 公文的草擬、修改、簽發，必須使用鋼筆***或簽字筆、毛筆***。

　　第六章 收文辦理

　　第二十六條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、稽核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程式。

　　第二十七條 收到下級機關上報的需要辦理的公文，文祕部門應當進行稽核。稽核的重點是：是否應由本機關辦理;是否符合行文規則;內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定;涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會籤;文種使用、公文格式是否規範。

　　第二十八條 對上級機關交辦的檔案，各承辦部門辦公室或祕書處應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理。必須指定專人跟蹤督查，做好內部運轉和銜接工作。

　　***一***屬於部門職權範圍內的事項，由承辦部門直接答覆報文單位，抄送檔案交辦機關;對涉及多個部門的檔案和事項，主辦部門應主動與協辦部門協商，協辦部門應在7個工作日內答覆主辦部門。

　　***二***原則上按15天辦文制的要求***即從交辦之日起15個工作日內辦理完畢***，及時回覆檔案交辦機關。有明確時限要求的，按要求時限回覆。確因特殊情況不能按時辦理完畢的，應當在回覆時限內以書面形式向檔案交辦機關說明理由。

　　***三***各承辦部門回覆檔案交辦機關交辦檔案的辦理意見，必須統一使用A4型紙張，按《辦法》相關規定規範報送。

　　第二十九 條對上級機關交辦的檔案和事項，凡涉及其他部門工作的，主辦部門要主動與相關部門協商辦理，協辦部門應積極配合。需要政府審批的，應與有關部門協商一致並經有關部門負責同志會籤後報政府審批。部門如有分歧意見，主辦部門主要負責同志要主動出面協調。如果召開協調會議，協辦部門負責同志應出席並提出自己的意見和理據。經協調仍不能達成一致的，主辦部門應將有關部門的意見及理據列明並將有關部門的正式意見或協調會議紀要作為附件，經有關部門主要負責同志會籤後報政府。

　　部門之間徵求對檔案的意見或會籤檔案，除主辦部門另有時限要求的以外，協辦部門一般應在7個工作日內予以回覆。如因特殊情況不能按時回覆，協辦部門應當提前主動與主辦部門溝通並商定回覆時限及方式。

　　第三十條 領導同志審籤公文，對有具體請示事項的，主批人應明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

　　第三十一條 送負責人批示或交有關部門辦理的公文，文祕部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

　　第七章 公文歸檔

　　第三十二條 公文辦理完畢後，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理***立卷***、歸檔。個人不得儲存應當歸檔的公文。

　　第三十三條 歸檔範圍內的公文，應根據其相互聯絡、特徵和儲存價值等整理***立卷***，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便於保管和利用。

　　第三十四條 聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理***立卷***、歸檔，其他機關儲存複製件或其他形式的公文副本。

　　第三十五條 本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理***立卷***、歸檔。

　　第三十六條 歸檔範圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

　　第三十七條 擬製、修改和籤批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　第八章 公文管理

　　第三十八條 公文由文祕部門或專職人員統一收發、稽核、用印、歸檔和銷燬。

　　第三十九條 各地、各部門應建立健全本機關公文處理的有關制度。

　　第四十條 上級機關的公文，除絕密級和註明不准翻印的以外，下一級機關經負責人或辦公廳***室***主任批准，可以翻印。翻印時，應註明翻印的機關、日期、份數和印發範圍。

　　第四十一條 公開發布行政機關公文，必須經發文機關批准。經批准公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

　　第四十二條 公文複製件作為正式公文使用時，應加蓋複製機關證明章。

　　第四十三條 公文被撤銷，視作自始不產生效力;公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

　　第四十四條 不具備歸檔和存查價值的公文，經鑑別並經辦公廳***室***負責人批准，可以銷燬。

　　第四十五條 銷燬祕密公文應當到指定場所由2人以上監銷，確保不丟失、不漏銷。其中，銷燬絕密公文***含密碼電報***應登記。

　　第四十六條 機關合並時，全部公文應隨之合併管理;機關撤銷時，需歸檔的公文整理***立卷***後按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文按有關規定移交、清退。

　　第四十七條 密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。

　　第九章 附 則

　　第四十八條 行政法規、規章方面的公文，依照有關規定處理。外事方面的公文，按外交部的有關規定處理。

　　第四十九條 公文處理中涉及電子檔案的有關規定待國家規定頒發後執行。統一規定釋出之前，各級行政機關可以制定本機關或本地區、本系統的試行規定。

　　第五十條 行政機關的辦公廳***室***對上級機關和本機關下發公文的貫徹落實情況應進行督促檢查並建立督查制度。

　　第五十一條 本細則自2001年7月1日起執行。1994年2月4日省政府辦公廳釋出的《》同時廢止。

　　第五十二條 本細則施行中的具體問題由四川省人民政府辦公廳文書處理部門負責解釋。

　　行政機關公文的特點

　　一 有法定作者制發。法定作者指依法成立並能以自己名義享有權利承擔義務的社會組織及其領導人。

　　二具有法定的權威性和現行效用。法定權威性是指公文在法定時間和空間範圍內能夠對受文者的行為產生一定程度的強制性影響。 現行效用指公文在其內容所針對的現行公務活動中直接發揮實際效力具有依據和憑證功能。

　　三 公文具有規範的體式和特定的處理程式。公文的規範體式是指公文的文體和格式必須符合國家的統一規定。收文和發文均有一定的處理程式各環節皆有順序性和規範性不得自行其是。