代發檔案管理論文

　　檔案是人類 社會進步、 發展、延續的真實歷史記錄，包含了政府、社會 組織、企事業和公民在社會活動中所產生的各種有儲存價值的資訊資料。下面是由小編整理的，謝謝你的閱讀。

　　篇一

　　淺談新時期檔案管理工作

　　中圖分類號：G27 文獻標識：A 文章編號：1009-4202***2011***04-359-02

　　摘 要 檔案是人類 社會進步、 發展、延續的真實歷史記錄，其涵蓋了政府、社會 組織、企事業和公民在社會活動中所產生的各種有儲存價值的資訊資料。當今知識 經濟新時代，檔案 工作者必須認清形勢、結合實際、開拓創新、勇於 實踐。檔案 管理通過與 計算機、 網路等現代資訊科技的結合，促進檔案管理現代化，提高檔案服務利用效率。

　　關鍵詞 檔案管理 意義 問題 措施

　　一、做好檔案管理工作的實際意義

　　檔案是國家機構、社會組織和個人從事 政治、經濟、科學 文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態的歷史記錄。檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是黨和國家各項建設事業必不可少的環節。檔案事業主要由檔案行政管理機構、檔案室***團體、學校、工廠、企業、事業單位等統一保管和管理檔案的內部機構***、檔案館等機構組成，檔案管理就是通過對各級檔案部門的監管，進一步健全檔案管理制度，促進檔案開放與運用，發揮檔案功能。

　　檔案管理工作是一個單位管理工作的重要組成部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，也是一個單位健康發展的需要。科學規範的管理檔案，同時也是衡量一個單位管理水平的重要尺度。檔案記載著單位的發展史，對研究本單位的工作成績和科學發展提供第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面便於單位高層人員及時瞭解單位整體狀況，適時調整策略提供準確依據，併為決策提供支援性證據;另一方面有利於有關各方面準確認識單位的工作成果，為單位與各有關方面進行有意合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，應該不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，不斷提高檔案管理效率。

　　二、新時期檔案管理工作所面臨的主要問題

　　隨著科技的進步，資訊化已不可避免地進入了檔案管理的領域，因此，新形勢下檔案資訊化建設成為歷史發展的必然趨勢。由於計算機技術的快速發展，目前檔案管理工作已經從傳統的檔案管理逐漸過渡到現代化管理，節省了大量時間、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在實際工作中，現代化檔案管理也面臨著諸多問題。

　　1.檔案載體的轉變

　　在管理活動中，電子檔案以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，電子圖紙也以手工製作所無可比擬的優勢大量出現。儲存電子文件資料顯然要比儲存紙質文件要方便，但紙質文件“原始記錄”的真實性作用也是電子文件所不可取代的。

　　2.檔案的分類變化

　　檔案的傳統分類方案將被打破，取而代之以資訊整合系統中各個管理模組、流程的設定。一份完整的檔案資訊分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目，便於查詢提高了效率。傳統分類方案對於數量較少、問題較單一的檔案分類還是有實用性的，如何分類應根據需要恰當運用。

　　3.檔案接收和保管方式上轉變

　　在電子 環境中，如果檔案人員不積極介入檔案的形成和保管過程，檔案很可能不存在或至少不可能被鑑定、儲存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到資訊整合系統中去，則很難掌握到資訊的核心部分甚至接收不到檔案。新時期檔案工作人員必須掌握現代資訊科技，熟練使用電子資訊系統。

　　4.電子檔案工作面臨的問題

　　***1***電子檔案原件的真實性問題

　　在使用計算機形成檔案材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的檔案材料磁碟上籤發。電子檔案很容易被刪改，改後不留任何痕跡，很難確定該份材料的真實性和權威性。

　　***2***電子檔案儲存的長久性問題

　　很多單位將會實現無紙化辦公，這種方法確實為檔案的歸檔儲存簡化了程式，也方便了利用，但是一旦網路突然癱瘓或被毀，電子檔案可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

　　***3***電子檔案內容的保密性問題

　　用網路的任何終端裝置都能索取到儲存在網路某一個裝置上的電子檔案。另一方面，一個終端上的電子檔案也可同時發給若干個網路終端。這對於在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

　　三、提高新時期檔案管理水平的具體措施

　　我國新時期的檔案工作面臨著從傳統向現代資訊化的重大轉變，而如何加速實現檔案管理的資訊化，提高檔案的利用水平，成為檔案工作者不斷探討和研究的問題。新時期檔案管理的核心是管理手段和保護技術的現代化，要加快檔案管理現代化、資訊化的建設，我認為應從以下幾個方面著手：

　　1.加強領導、提高認識

　　加快檔案現代化、資訊化建設必須提高檔案管理人員運用現代化技術的能力，更新各級檔案人員的知識結構，同時加大投入、增配軟、硬體設施。把檔案資訊化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建起各地檔案資訊平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

　　2.要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化

　　計算機技術的 應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

　　3.增強檔案資訊獲取能力

　　長期以來檔案部門始終未能擺脫“重藏輕用”的局面，而在當今資訊時代，社會將更多地從資訊服務的功能上去要求和評價檔案部門，檔案工作者必須具備較強的資訊獲取能力，增強鑑定和評估能力以引導利用者獲得更多的檔案資訊。

　　4.加快資料準備，推進檔案現代化管理程序

　　在檔案管理基礎工作的各個環節中，計算機資料的準備工作是非常重要的。如果沒有一整套規範、科學的工作程式與方法，會使計算機因資料準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中應注意以下幾點：

　　***1***分清輕重緩急，循序漸進

　　在推進 計算機 管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排序，將那些可以開放的核心檔案和 社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的程序和提高社會利用的效率。

　　***2***分級次著錄，省時省力

　　在著錄過程中，可將反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內幾個檔案涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行檔案組合級著錄;而對那些重要檔案或反映問題龐雜的檔案則進行檔案級著錄。

　　***3***分門別類，充分利用檔案原基礎

　　對於那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等，可用計算機程式將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然後用計算機統一給出分類號。

　　5.加強電子檔案檔案的管理

　　電子檔案是社會進步的產物，確保電子檔案檔案的安全是當今檔案 工作遇到的新課題。在電子檔案大量產生的今天，檔案部門進行電子檔案接收歸檔的首要任務是對所需歸檔電子檔案資訊內容的原始性、真實性鑑定，制定科學、合理及符合我國實際情況的統一的歸檔電子檔案及電子檔案的基本結構標準，這也是全面實施電子檔案歸檔及電子檔案管理的基礎。儘可能把檔案各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮，以功能合理的電子檔案、電子檔案管理系統作為管好電子檔案的先決條件。同時加強立法，確保電子檔案的法律效力。

　　6.提高檔案管理人員的綜合素質，強化服務意識，拓寬服務領域

　　檔案工作者要具備一定的資訊能力，這才能適應資訊資源管理工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。同時要注意加強檔案主體意識和獲取意識 教育，利用檔案資訊守法意識，加強檔案工作者的檔案資訊保密意識，傳播意識和更新轉換意識。要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，把檔案工作的重心轉到為知識 經濟和各項事業 發展提供優質服務的軌道上來。社會的發展進步要求檔案工作者要緊跟時代要求，不斷建設和完善檔案服務體系，努力創新服務機制，適應新形勢，迎接新挑戰，為檔案事業的不斷輝煌進步貢獻力量。

　　總之，提高對檔案管理工作的認識，利用各種資源進行檔案工作的現代化管理，並提高檔案管理人員的綜合素質是適應新時期要求、做好檔案管理工作的關鍵。辦公自動化的廣泛實現，資訊高速公路的建成，對傳統的檔案工作是一次巨大的衝擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要儘快認清形勢，採取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉變，從人才和技術力量上來一次大儲備，以勇敢地應對資訊時代的挑戰。

　　參考文獻：

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