怎樣在資訊化下加強企業的會計管理

　　資訊化會計管理是指應用現代資訊科技,以現代企業管理、會計管理、資訊管理等相關理論為依據,以會計管理資訊、流程、知識和能力為內容,充分開發和利用會計資訊資源,最終實現企業戰略目標的會計管理過程。當前資訊化條件下,會計管理效率大幅提升的同時,不可否認,會計管理也面臨更大的風險挑戰。

　　一、資訊化環境下企業會計管理面臨的主要問題分析

　　***一***資訊化為會計管理中的內部控制帶來的新問題

　　資訊化的實施給企業帶來了新的風險發現、風險分析和風險評估的理念和方法,使企業可以及時準確地分析、辨認企業在實現既定目標過程中可能發生的風險並適時地加以處理。把資訊化環境下資訊科技與業務活動有機結合起來作為風險防範的工具,將能大大減少錯弊的發生,保證企業業務活動的正常進行。同時,我們又應該看到,資訊化也給企業帶來了新的風險,例如計算機系統的複雜性增加了企業潛在的應用風險,電子資料可以被方便地改寫和刪除、資料處理過程無法直觀觀測等都增加了資料安全風險。

　　同時,資訊化的實施增強了控制手段的靈活性、多樣性和高效性,加強了內部控制體系的預防、檢查和糾正功能。資訊化的應用,可以使企業擺脫人員和資源對內部控制體系有效性的限制並在企業內部形成新的控制理念:內控體系不再僅僅依賴過多的檢查、審批、核准人員或複雜的控制程式,而是依靠資訊科技對其進行合理設計,經濟、高效地達到控制目標。同時,資訊科技的運用也增加了企業內部控制的難度與複雜性,使會計管理面臨無法迴避的挑戰。

　　***二***網路普及應用帶來會計管理的風險

　　資訊化最大的促動力在於網路迅猛普及發展,滲透於社會、企業的方方面面。在企業內的業務逐漸整合到系統的過程中,網路在企業內也開始大量地應用。不僅是各個部門,網路也把異地的分支機構也連線起來。由於網路環境具有開放性的特點,在這個環境中,一切資訊在理論上都是可以被訪問到的。網路下的會計資訊系統很有可能遭受非法訪問或者病毒的侵擾,而且內部人的非法訪問成功的機率還很高,一旦發生將造成巨大的損失。

　　同時,電子商務也改變了傳統會計管理的性質。網上支付、網上銀行等結算方式的興起,更加大了資金流控制的難度。由於網上開展的一系列商務活動無法像傳統的結算方式一樣得到有形的記錄痕跡,同時由於資訊處理的協同與整合,使得對資訊流的管理變得複雜繁瑣,控制起來也變得異常困難。面對新的局面和新的資訊化環境,傳統的會計管理模式改革勢在必行,新的會計管理方式與時俱進顯得尤為必要。

　　***三***業務流程的改變帶來的風險

　　首先,資訊化的發展就像最初會計電算化所帶來的影響一樣,和原有的手工賬務處理差異很大,會計人員不能馬上適應新的操作方式,由此帶來一系列的不確定因素造成了風險。其次,業務流程的變化,企業的管理架構趨向扁平化,內部控制由程式執行,自動化程度得到提高,業務人員大大減少,給個人身兼多職帶來可能,因而導致控制風險。再次,流程化管理進一步密切了部門與部門之間的聯絡,跨職能部門的流程管理使得某個環節出現問題直接影響其他流程的運作。過去職能化的管理也許還有繞過某些環節變通的方法,而整合系統就必須經過每個流程。在這種情況下,任何一個環節出現差錯,將直接影響到後續流程的實施。最後,由於整合系統採用的是單一資料庫,所有的資料採取一次性單點輸入,如某產品入庫的具體數量若只有倉庫確認,如果有差錯,將直接影響銷售、生產、財務等部門統計。

　　二、資訊化環境下加強企業會計管理的建議

　　傳統會計理論體系雖然完備,但在資訊化發展日益重要的企業管理領域,有些理論明顯跟不上發展的腳步,甚至被淘汰,繼續沿用可能對資訊化會計管理工作的效果不能起到應有的作用。為此,必須在繼承優秀傳統理論的基礎上根據時代性的特徵,總結過去的缺陷,探討資訊化環境下用於指導和支撐會計管理體系發展的新思路。

　　***一***制定適合企業實際的內部控制制度以加強會計管理

　　企業應根據《會計法》和2006年頒佈實施的《企業會計準則》,以及2008年6月28日,財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合釋出了《企業內部控制基本規範》,結合企業自身情況,制定適合本企業的內部控制制度,以抵禦在會計管理過程中所產生的內部控制風險。具體說來,涉及一下幾方面:

　　1、企業應實行嚴格的職責劃分和授權控制,使各部門、各崗位、員工明確自己的職責。同時,企業還應明確規定實物接觸和保護制度、內部稽核制度。

　　2、制定各種作業程式、管理辦法和工作目標,並訂立明確的控制標準,定期進行考核,以便員工按照規定的標準正確處理各項業務,實現預定的目標。

　　3、做好會計基礎工作,完善企業的會計資訊系統,企業的財務和會計制度,明確賬務處理的許可權,特別是在實行電算化條件下,應加強職責劃分,並加強對有關資料檔案的保護。

　　***二***加強資訊化環境下會計檔案的管理

　　會計檔案作為企業經濟業務交易的載體,資訊化環境下,給會計檔案的管理帶來了巨大沖擊。因此,加強會計檔案管理,直接關係到會計管理的整體成效。應從以下幾方面入手:

　　1、建立資訊化環境下電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統開發和使用的全套文件資料及軟體程式,都應視同會計檔案保管;會計資料在未列印成書面形式輸出之前,應妥善保管並保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應列印輸出,並按照有關稅務、審計等管理部門的要求,及時列印輸出有關賬簿、報表。

　　2、建立資訊化會計檔案的保管制度。根據國家檔案局的標準,建立資訊化會計檔案保管制度。選擇優質的磁碟介質進行會計檔案資料備份,備用盤與儲存檔分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對資料磁碟、光碟的著錄等電子會計檔案進行編號,標明時間和檔案內容,製作檔案管理檔案卡片。

　　3、建立資訊化檔案定期備份制度。資料會計檔案應定期將會計資料備份到磁性介質,並設立備查登記簿,提供備份時間、數量保管方式等備份細節資訊;同時由於磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、複製,以防止會計資訊損壞。

　　4、建立資訊化軟體內的會計檔案管理多使用者、分許可權呼叫制度。對資訊化會計檔案的各項內容要規定不同的使用許可權。普通資料,可較大範圍共享;涉及單位機密的資料,僅供一定需要的人員使用;而設計原程式檔案、資料結構檔案等,則只有主管人員或程式開發人員才能使用。通過這樣設定,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。

　　***三***充分發揮內部審計的作用

　　內部審計是企業經濟活動的評價監督部門,同時也是內部控制系統中一個特殊的構成要素,是對內部控制的再控制。企業內部審計部門要加強企業內部控制審計,評價內部控制制度是否完善和企業內各組織機構執行內部控制的有效性,並向企業最高管理部門提出報告,協助企業最高管理者監督內部控制政策和程式的有效性,來促成好的控制環境的建立,併為改進內部控制提供建設性意見,從而有效防止內部控制失控,促進企業控制目標的實現。

　　同時,資訊化環境下要加強主要負責人經濟責任審計。由於經濟責任審計具有特殊性,其審計評價恰當準確、客觀與否,直接關係到審計結果報告的質量,也關係到企業內部控制環境的建設,企業會計管理有效性的實施。審計人員必須從審計角度,藉助於資訊化技術,以數字和事實為依據,客觀公正、實事求是地評價主要負責人經濟責任,把握好經濟責任審計評價的尺度。正確處理好界定經濟責任,統一評價標準,核實單位家底,劃分遺留的潛虧掛帳等問題的基礎上,深化被審計人的經濟責任審計,加強內部控制。

　　***四***完善資訊化環境下會計委派制建設

　　會計委派制不僅是傳統會計管理下的一種手段,在資訊化環境下,會計委派制更應發揮特有的作用。當前,財務負責人對企業的延伸監管不全面。現行財務負責人制度對國有資產經營公司和授權經營的企業集團財務總監的監管範圍,主要定位在“一級”企業層面上,對有產權關係的“二級”、“三級”企業,即控股、參股企業的延伸監管尚無具體規定。一些由產權代表或董事會確定的委派財務負責人,在確定其權責範圍時中常常出現偏差。資訊化環境下,有利於委派下的財務負責人將觸角延伸到企業的各個層面。當然,這對會計委派人提出了更高的要求,有賴於會計委派人員素質的提高。

　　財務委派負責人應適應現代企業制度的要求努力提高自身素質。財務負責人在企業中的角色越來越重要,當好一名財務負責人,要具備一些特定的素質,以滿足這一職位的要求。包括要具備相關的專業知識,同時現代企業越來越注重財務負責人的創造力、想象力和總體思維能力。歷史賦予了財務負責人新的使命,也對財務負責人提出了更高的要求。首先,財務負責人應具有堅定正確的理想和信念,有維護資產安全、確保資產保值增值的事業心和責任心,善於學習,敢於負責,忠於職守,遵紀守法,保持敏銳的觸角,捍衛所有者權益。其次,擔任財務負責人的人員應具有紮實的企業財務知識和現代企業管理基礎知識,熟悉經濟、財務等方面的法律法規,具有較強的業務能力和豐富的實務操作能力,熟悉審計規範和技巧。同時,會計委派人員還需要系統掌握網路技術、會計電算化等資訊化技術,以更好開展會計管理工作。最後,擔任財務負責人的人員應具有較強的協調能力,善於應變,特別是在當前資訊化環境下,如何獲取資訊,如何進行溝通等。這樣才能使財務負責人的監管作用真正實現。

　　***五***加強對資訊化環境下資訊系統的開發與維護的控制

　　應當加強對計算機系統的控制,建立健全會計資訊化操作管理制度,並監督會計部門實行,以保證會計軟體的正常、安全執行,免遭外界干擾破壞。應建立嚴格的系統開發與維護、設定資料輸入與輸出許可權、批准、複核、檔案備份、儲存與保管、網路安全等方面的控制。同時,設定專門的系統管理員對系統進行日常的維護與管理。定期、不定期對硬體和軟體的執行情況進行檢查,並對系統軟體及防毒軟體及時進行升級,使會計管理系統處於最佳狀態。