採購流程六步驟

　　採購流程管理是指企業為實現合理採購而對採購活動實施計劃，以確保需求滿足的活動過程。小編給大家整理了關於，希望你們喜歡!

　　遵循以下過程： 請購——詢價——比價——儀價——下達採購訂單——交期管理——入庫——對賬——開票——付款; 2、對於一些有固定供方，且有訂購合同的，一些諸如比價儀價一切即可省去; 3、任何材料的採購都必須明確各種要求***技術質量、交期等***

　　採購流程設計中要注意事項

　　一是採購流程的環節應該與採購物品的數量、種類和區域相匹配，流程的環節過多會增加作業內容和成本，降低工作效率;流程的環節過於簡單，則會導致採購過程失去控制。

　　二是採購流程要保持其流暢性和一致性，避免同一採購檔案在不同部門有不同的作業方式;避免同一採購檔案簽字部門太多，影響工作效率。

　　三是明確各項作業的任務、權力和責任，並明確核查辦法;同時要注意彈性原則，防止偶然事件造成作業過程中發生摩擦、重複與混亂，如“緊急採購”等偶然事件。

　　四是採購流程的設計要體現民主決策的思想，採購流程的設計應該由計劃、設計、工藝、認證、訂單、質量管理等相關人員一起來研究決定。一個完整的採購作業流程應該包括以下內容：發現需求、編制採購計劃、選擇供應商、擬定採購訂單、跟催貨物、驗收貨物、支付貨款和更新記錄。

　　***一***發現需求

　　採購的起點是發現需求。對於一般企業而言，採購產生於企業的某一個部門的具體需求。比如，辦公室需要辦公用品;實驗室需要實驗器材;生產部門需要原材料等。每個部門具體負責業務活動的人員應該很清楚地瞭解本部門的需求：需要什麼、需要多少、何時需要等。為此每個具體的部門都要提出自己的採購需求計劃，在規定的時間裡提供給採購部門，由採購部門進行集中採購來滿足企業發展的需要。對於配送中心來說，採購的需求一方面來自中心內部各部門的實際需求;另一方面則來自客戶的採購需求。配送中心的任務就是通過對採購需求的稽核來確定採購計劃，比如，採購多少;何處採購、何時採購等等。

　　***二***編制採購計劃

　　採購計劃，是指企業管理人員在瞭解市場供求情況、掌握企業物料消耗規律的基礎上對計劃期內物料採購活動所進行的部署和安排。它包括認證計劃和訂單計劃兩方面的內容。採購計劃有廣義和狹義之分。廣義的採購計劃是指為保證供應各項生產經營活動的物料的需要而編制的各種採購計劃的總稱。狹義的採購計劃是指年度採購計劃，是企業計劃年度內生產經營活動中所需要採購的各種物料的數量和時間所作出的安排。採購計劃是企業生產計劃的一部分，是企業年度計劃與目標的組成部分。編制一個完整的採購計劃主要包括以下八個環節：

　　1.準備認證計劃

　　採購認證是企業採購人員對採購單位進行考察並建立採購關係的過程。制定採購計劃需要與認證部門協作進行。準備認證計劃是整個採購計劃工作的起點，也是做好採購計劃的基礎，主要包括四個方面的內容：接收客戶提交的批量需求計劃、接收餘量需求計劃、熟悉認證的環境資料、制定認證計劃說明書。

　　2.評估認證需求

　　這是編制採購計劃的第二步，主要是分析所採購物料的基本情況，比如，數量、規格、質量標準、涉及的金額等。由於在具體的規格要求交給供應商之前，採購部門是能見到它的最後一個部門，因此，需要對其進行最後的檢查。如果採購部門的工作人員對申請採購的產品或服務不熟悉，就會導致檢查無效。所以採購部門的評估一定要建立在專業基礎之上，以保證採購的科學性。

　　3.計算認證容量

　　它主要包括四個方面的內容。

　　***1***分析專案認證資料，即對需要採購的物料專案進行分析認證，這是採購計劃人員的一項重要任務。一般來說熟練的分析幾種物料的認證資料是能夠做到的，要分析成千上萬種的物料，其難度就要很大，甚至是不可能。這就要求採購人員不僅要熟悉業務，而且還要學會利用專業力量來分析採購物料的情況。

　　***2***計算總體認證容量，就是通過對供應商訂單容量的分析來確定採購市場中總體的採購產品或服務的總量。

　　***3***計算承接認證容量，在總體認證容量的基礎上確定配送中心可以利用的供應商的數量和供應商能夠提供所要採購產品和服務的數量。

　　***4***確定剩餘認證容量，某物料的剩餘認證容量，是所有供應商群體的剩餘認證容量的總和。

　　4.制定認證

　　計劃制定認證計劃主要包括：

　　***1***把需求與市場容量對比進行綜合平衡，一般情況下市場供應的某種物料的容量與配送中心的需求是有差異的。一種情況是供大於求，另一種情況則是供小於求。如果是後一種情況就需要採購部門進行綜合平衡，確定剩餘的採購容量，進而尋找新的供應商，開闢新的供貨渠道。

　　***2***制定認證計劃，配送中心經過對比和平衡之後要制定物料的需求認證計劃，並以此為根據做好訂單計劃。認證物料數量的公式如下：

　　認證物料數量=開發樣件需求數量+檢驗檢測需求數量+樣品數量+機動數量

　　5.準備訂單計劃

　　這是訂單環節的第一步，它主要有四個方面的內容。

　　***1***預測市場需求，要想制訂比較準確的訂單計劃，必須要掌握客戶訂單和市場需求計劃，進一步將其分解便得到生產需求計劃。

　　***2***確定生產需求，企業的生產需求是根據生產計劃確定的。採購計劃人員要深人生產實際，學習和掌握生產計劃及工藝知識，從而瞭解生產物料需求，確定企業的生產需求。

　　***3***準備相關的訂單環境資料，包括訂單物料的供應商資訊、訂單比例資訊、包裝資訊、訂單週期。配送中心一般採用計算機資訊系統管理物資採購訂單環境資訊。

　　***4***制定訂單計劃說明書，主要包括：訂單計劃說明書***物料名稱、需求數量、到貨日期等***，還有附表***市場需求計劃、生產需求計劃、訂單環境資料***。

　　6.評估訂單需求

　　只有準確的評估物資採購訂單需求，才能為計算訂單容量提供參考依據，以便制定出好的訂單計劃。它主要包括三個方面的內容：分析市場需求、分析生產需求、確定訂單需求。

　　7.計算訂單容量

　　計算訂單容量是採購計劃中的重要組成部分。只有準確地計算出訂單容量，才能對比需求和容量，經過綜合平衡，最後制定出正確的訂單計劃。計算訂單容量包括四個方面內容：分析專案供應資料、計算總體訂單容量、計算承接訂單量、確定剩餘訂單容量。

　　8.制定訂單計劃

　　這是採購計劃的最後一個環節，也是最重要的一個環節。訂單計劃做好之後就可以按照計劃進行採購工作。一份訂單的內容包括下單數量和下單時間兩個方面的內容。

　　下單數量=生產需求量-計劃入庫量現有庫存+安全庫存量

　　下單時間=要求到貨時間-認證週期-訂單週期-緩衝時間

　　***三***選擇供應商

　　供應商的選擇是採購管理成功的關鍵因素。一個合適的供應商能提供合適的、高質量的、足夠數量的、合理價格的、準時交貨的物資供應，並具有良好的售後服務。供應商的選擇必須做出基本的決策。一是決定自制還是外購;二是選擇外購要進行一系列評估來確定供應商。為有效地進行採購，配送中心的採購部門必須考慮供應商旅行合同情況的記錄、自己所購物料專案的分類表等。選擇好物料的供應商後，配送中心的相關採購人員就要發出採購訂單。

　　***四***擬定採購訂單

　　有些情況下，物流配送中心與供應商簽有某種商品的銷售協議，這樣的話，雙方就可以按銷售協議供貨了。如果沒有銷售協議，配送中心就要進行採購訂單的擬定工作。採購訂單必須是書面形式，即使採購訂單是通過電話發出的，隨後也要補上書面的訂單。

　　***五***貨物跟催

　　採購訂單發給供應商之後，配送中心要對貨物訂單進行跟蹤或催貨。在一些企業中甚至會設有專職的跟蹤和催貨人員。跟蹤是對採購訂單所做的例行追蹤，以便能確保供應商能夠履行其貨物發運的承諾。跟蹤也有利於及時發現採購中的問題，例如，產品質量問題，發運環節問題等。配送中心發現問題後可以及時與供應商溝通，儘早解決問題。

　　催貨是對供應商施加壓力，使其更好地履行發運承諾。如果供應商不能很好地履行採購協議，配送中心應該採取相應的措施，包括威脅取消訂單及以後的交易活動。一般來說供應商是經過嚴格程式選擇的，因而其遵守採購協議的信用是可靠的，催貨僅適用於採購訂單的一小部分。但是，在物資匱乏或競爭激烈的時候，催貨有很重要的意義。

　　***六***驗收貨物

　　許多配送中心都設立專門的驗收貨物的職能部門。貨物驗收的基本目的是確保發出訂單採購的貨物已經實際到達;檢查到達的貨物是否完好無損;確保到貨的數量與訂購數量一致;將貨物運送到指定的倉庫儲存或轉運。在貨物驗收時，有時會發生貨物短缺現象。這一情況可能是運輸過程丟失造成的;也可能是發運時數量就不足;所有這些情況驗收部門要寫出詳細的報告交給供應商。

　　***七***支付貨款和更新記錄

　　貨物驗收完畢，採購部門將按照採購協議支付供應商的貨款。此環節主要注意發票的稽核。

　　經過以上所有步驟之後，對於一次完整的採購作業，最後還要更新採購部門的採購記錄。這一工作是把採購部門與採購訂單有關的檔案副本進行彙集和歸檔，並把其中想儲存的資訊轉化為相關的記錄。需要儲存的記錄主要有采購訂單目錄、採購訂單卷宗、採購商品檔案、供應商曆史檔案、投標歷史檔案、採購協議***合同***等。